Командировочные расходы. Порядок учета и состав командировочных расходов

Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.

Что такое суточные по России в 2018 году

Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:

Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.

День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.

Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.

Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.

Что входит в суточные командировочные расходы

Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.

Размер суточных в 2018 году

Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.

На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:

• командировка по РФ – 700 руб.;
• командировка за рубеж – 2500 руб.

Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.

Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.

Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.

Как посчитать суточные при командировке, пример

Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:

• 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.

За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.

Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.

Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:

1. С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
   • 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
2. Сумма суточных составит тогда:
   • (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
3. Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.

Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.

При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.

Суточные в командировках - изменения в законодательстве на 2018 год

Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.

До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:

• 700 рублей для поездок по России;
• 2500 рублей для командировочных за границу.

Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.

Размер суточных в командировке по России

Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.

Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:

• при назначении в пределах того же региона - 200-300 рублей;
• для другого региона - от 500 рублей.

Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.

Командировка за границу - суточные в 2018 году

Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.

Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.

Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.

Суточные в командировках в бюджетных учреждениях

Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.

Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.

Выплата суточных при командировках

Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.

Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.

Расчет суточных при командировках в 2018 году

Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.

Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.

Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.

Командировка на один день - суточные в 2018 году

Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.

Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.

Командировка - выполнение работником своей трудовой функции вне места расположения организации-нанимателя или того структурного подразделения, которое определено для него трудовым соглашением в качестве рабочего места. Любая командировка подразумевает повышенные финансовые затраты работника, связанные с перемещением в другой населённый пункт, обустройством в новом, пусть и временном жилье, необходимостью организации питания и бытового обслуживания в малознакомом месте. Все эти неудобства должны быть в полной мере компенсированы нанимателем - именно поэтому оплата командировки включает в себя сразу несколько статей расходов.

Какие виды выплат устанавливает законодательство для командированного сотрудника?

Законодательные основы начисления командированному сотруднику выплат содержат статьи 167–168 ТК РФ. Первая из них гарантирует сохранение средней зарплаты за отработанное в командировке время, вторая определяет виды расходов, подлежащие компенсированию:

• затраченные на проезд к месту назначения денежные средства;
• суммы, затраченные на наём жилья;
• суммы, затраченные на обеспечение других потребностей - суточные;
• другие расходы, произведённые по указанию или по согласованию с администрацией.

Проще всего эти выплаты разделить на три группы:

1. Заработная плата.
2. Суточные.
3. Возмещение подтверждённых документально расходов.

Более детально вопросы командирования и оплаты связанных с этим затрат раскрывает утверждённое Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 Положение о командировании (далее - Постановление №749). В то же время наниматели вправе создавать собственные локальны НПА, регулирующие правоотношения в этой сфере с учётом специфики деятельности конкретной компании.

Длительность командировки никоим образом не влияет на порядок её оплаты (заметим, что максимальную продолжительность командировки ТК не ограничивает, но в то же время по сей день действует и не противоречит нормам кодекса Постановление Госкомтруда СССР от 07.04.1988 №62, ограничивающее срок командировки 40 днями).

Аванс на командировку: основания и порядок выдачи

В то время как сумма оплаты отработанного времени за период командирования начисляется в конце расчётного периода (календарного месяца) вместе с общей суммой заработка, при необходимости работник может получить аванс ещё до начала поездки - в эту сумму войдут суточные и предполагаемые расходы на проезд и проживание.

Аванс может быть выдан как наличными (через кассу предприятия), так и перечислен на счёт банковской пластиковой карты, если сотрудник получает заработную плату таким образом.

Документальные основания для начисления командированному аванса:

• приказ о командировании - распорядительный документ, составленный на бланке формы Т-9 или Т-9а (для одновременного командирования сразу нескольких работников), содержащий сведения о направляемом работнике, пункте назначения, цели поездки, продолжительности поездки и источнике финансирования;
• заявление о выдаче аванса.

В 2016 году отменено требование об обязательной выписке командировочного удостоверения. Основанием для отправления в командировку по-прежнему считается приказ, а дата фактического пребывания работника в пункте назначения подтверждается проездными документами или сведениями из служебной записки.

Командировочные дни - как оплачиваются дни труда

Правила учёта трудового времени и вытекающие из них принципы оплаты труда командированных сотрудников

Главное правило учёта рабочего времени (а именно оно подлежит оплате выплатой под названием «командировочные») - работающий гражданин трудится в командировке по графику отправившей его туда компании. Соответственно, средняя зарплата сохраняется за ним за все рабочие дни по его обычному графику, а также за время нахождения дороге в эти дни. Если же специфика командировочного задания предполагает труд в дни, приходящиеся на выходные (объявленные свободными от работы праздничные), он должен быть оплачен исходя из оклада и не менее, чем в двойном размере (ст. 153 ТК). Как вариант, по желанию командированного вместо оплаты вдвойне вполне приемлемо предоставление дополнительного дня отдыха (тем не менее отработанный день всё равно оплачивается, но в одинарном размере).

На практике достаточно часто возникает ситуация, когда для надлежащего выполнения командировочного задания работник вынужден выехать в пункт назначения в свой выходной день (или возвращаться домой в день, числящийся как выходной). В связи с тем, что день, когда работающий гражданин не может по своему усмотрению распорядиться своим личным временем, выходным признан быть не может (ст. 106 ТК), оплата такого дня происходит по правилам отработанного выходного (праздничного).

Спорный и не урегулированный до настоящего времени в законодательстве вопрос - оплачивать ли отработанный выходной день (проведённый в пути) полностью или частично? Ведь работник может затратить на дорогу, как 2, так 10 часов личного времени. В любой из этих крайних ситуаций двойная оплата исходя из 8-часового рабочего дня была бы несправедлива. Наиболее верный путь разрешения проблемы - закрепление в локальном НПА организации условия о том, что оплата труда в такой день производится исходя из фактического количества часов, проведённого в пути.

Средний заработок как базовая величина для оплаты командировочных

Средний заработок, как база для расчёта командировочных выплат, не всегда является справедливой мерой затраченных сотрудником сил и времени в командировке. К примеру, нередки ситуации, когда выплаты, рассчитанные исходя из текущего должностного оклада, в значительной степени превышают те же выплаты, рассчитанные «по среднему». В связи с этим вполне логично и вовсе не противозаконно дополнить локальный НПА организации условием о доплате сумм командировочных до фактической зарплаты.

Средняя зарплата работника, рассчитываемая в целях определения суммы средств, подлежащей выплате за труд в командировке, устанавливается по общим правилам её исчисления. Порядок определён специальным Положением, утверждённым Постановлением Правительства №922 от 24.12.2007.

Сумма выплаты в размере средней зарплаты за какой-либо промежуток времени равняется сумме среднедневного заработка, умноженной на количество единиц учёта этого времени (дней). Для оплаты труда, учитываемого в часах, используется понятие среднечасового заработка.

Формула расчёта среднедневного заработка такова:

Среднедневной заработок = заработок сотрудника за предшествующий дню расчёта 12-месячный период (состоящий из полных календарных месяцев) за вычетом единовременных и социальных выплат/ количество фактически отработанных дней за этот же период.

Пример расчёта суммы оплаты труда за время командировки

Инженер М. В. Васильев находился в командировке (с учётом времени, затраченного на дорогу) с 2 по 8 ноября 2017 года в г. Минске (Беларусь). Рабочий график Васильева представляется собой 5-пятидневную 40-часовую неделю с выходными по субботам и воскресеньям. При этом 4 ноября (праздничный нерабочий день) Васильев вынужден был трудиться, так как в Беларуси этот день праздничным не считается и организация, в которую он был командирован, работала. В то же время 7 ноября - праздничный нерабочий день в Беларуси - Васильев не работал, однако за ним (согласно Постановлению) в этот день всё же сохраняется средний заработок.

Таким образом, по-среднему подлежат оплате 2–3 и 7–8 ноября (4 дня), в двойном размере и исходя из оклада - 4 ноября (1 день).

Сведения, необходимые для расчёта командировочных для Васильева:

• заработок за период с ноября 2016 по октябрь 2017 года (без учёта единовременных премий, оплаты больничных и отпусков) - 350 000 р.;
• фактически отработанных дней за тот же период - 230;
• оклад Васильева - 29 000 р.;
• число рабочих дней в ноябре 2017 года по производственному календарю РФ - 21.

Расчёт среднедневного заработка:

350 000 р./230 дней = 1 522 р.

Расчёт дневного оклада за ноябрь:

29 000 р./21 день = 1 381 р.

Расчёт зарплаты за дни командировки:

(1 522 р. × 4 дня) + (1 381 р.× 2 × 1 день) = 8 850 р.

Следует отметить, что порядок расчёта оплаты труда во время командировки не отличается в зависимости от того, направлен ли работник с заданием в пределах РФ или заграницу.

Суточные - сумма денежных средств на удовлетворение основных нужд командированного работника во время поездки

Суточные командированному лицу оплачиваются в соответствии со следующими правилами:

1. Суточные подлежат начислению за каждый день поездки, включая праздничные, выходные дни, дни, проведённые в дороге или в вынужденной остановке на пути.
2. За однодневную командировку по территории РФ суточные не начисляются (это же правило действует, если работник ежедневно возвращается домой), при командировании заграницу с возвращением в тот же день выплачивается половина суточных, положенных к начислению за один день.
3. Размер суточных устанавливается локальными НПА компании.
4. Суточные за дни пребывания на территории иностранного государства (с момента пересечения государственной границы) выплачиваются в соответствующей иностранной валюте.
5. День выезда за пределы РФ оплачивается суточными по нормативу заграничной командировки, день въезда обратно - по нормативам командировки по РФ.

Минимальный и максимальный размер суточных законодательством не установлен. Тем не менее условные рамки для нанимателей всё же диктует Налоговый кодекс. Так, суточные освобождаются от уплаты НДФЛ в следующих пределах:

• 700 рублей в сутки - за сутки нахождения в командировке в пределах РФ;
• 2 500 рублей в сутки - за сутки нахождения в командировке заграницей.

При этом пересчёт выданной иностранной валюты в российские рубли для целей налогообложения должен производиться по курсу на день выдачи денежных средств.

Важно! Отчитываться по расходованию суммы выданных суточных командированный работник не обязан - деньги могут быть потрачены по его усмотрению. Отказаться от суточных нельзя - эта выплата представляет собой гарантию, определённую трудовым законодательством, неотъемлемое право трудящегося гражданина.

Пример расчёта суммы суточных на время заграничной командировки

Программист И. В. Селезнёв отправлен в командировку в Германию на период с 14 по 18 ноября 2017 года. Примерное время пути до места назначения - 1 сутки. Согласно заказанным проездным билетам Селезнёв выедет из города, где расположена организация-работодатель 13 ноября 2017 года, пересечёт государственную границу в этот же день. Обратно Селезнёв выезжает вечером 18 ноября, пересекает государственную границу 19 ноября и в тот же день прибывает в родной город. Суточные работнику по его заявлению с одобрения руководителя компании следует выдать 11 ноября 2017 года.

Таким образом, оплате по нормативам заграничной командировки подлежат дни с 13 по 18 ноября, по нормативам командировки в пределах РФ - 19 ноября.

Положением о командировании в компании, где трудится Селезнёв, установлены следующие размеры оплаты суточных:

• 600 рублей - за сутки нахождения в командировке по России;
• 2 400 рублей - за сутки нахождения в командировке за рубежом.

Расчёт суточных для Селезнёва:

(2 400 р. × 6 дней) + (600 р. × 1 день) = 14 400 р. (их необходимо выдать в евро по курсу на 11.11.2016) + 600 р. = 15 000 р.

Оплата понесённых гражданином во время командировки затрат

В соответствии со ст. 168 ТК, перечень обязательных к возмещению затрат командированного лица включает:

• оплату проезда к месту командирования и домой;
• оплату жилья на период командировки;
• оплату других, связанных с командированием трат, произведённых по указанию или с ведома нанимателя.

Этот перечень дополняет пункт 23 Постановления №749, определяющий дополнительные расходы по заграничной поездке, которые обязан возместить наниматель:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Следует отметить, что все виды возмещаемых расходов, перечисленные в законе, подлежать возмещению только при предоставлении надлежаще оформленной подтверждающей документации.

В свою очередь, каждая компания вправе устанавливать локальным нормативным актом любые другие категории подлежащих возмещению расходов, а также некоторые ограничения. К примеру, локальным положением о командировании можно предусмотреть возмещение затрат за пользование транспортом или съёмным жильём не выше определённого класса (это значит, что сумма потраченная на получение услуги более высокого уровня будет оплачена нанимателем лишь частично - в пределах установленных норм).

Локальный НПА может предусматривать возмещение нанимателем и не подтверждённых документально расходов.

Следует, однако, помнить о том, что любой «выход» за рамки законодательно установленных норм (имеется в виду установление более льготных условий возмещения расходов работника локальным НПА) влечёт за собой обложение излишне выплаченной суммы НДФЛ.

Нужно ли сотруднику отчитываться о потраченных командировочных

Рассматриваемая категория возмещаемых нанимателем командировочных расходов требует обязательного подтверждения. Специально предназначенный для этой цели документ - авансовый отчёт сотрудника. Он составляется в течение трёх рабочих дней по приезду из командировки, и к нему прилагается вся подтверждающая расходы документация:

• для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т. д.;
• для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счёт гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведён через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости и т. д.;
• для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т. д.

Налогообложение командировочных выплат

Таблица: удержание из суммы выплаченных командировочных НДФЛ и начисление страховых взносов

Учёт сумм командировочных выплат при определении налоговой базы для исчисления налога на прибыль

Командировочные выплаты учитываются в налоговой базе налога на прибыль при условии их документального подтверждения и установления экономической обоснованности. Порядок учёта таков.

12.02.2018, 17:02

В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.

Командировочные расходы нужно возместить

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.

Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные выплачивают авансом

Направляя сотрудника в служебную поездку в интересах работодателя, нельзя заставлять его тратить собственные деньги. Поэтому ответ на вопрос, когда выплатить суточные, до командировки или после, будет однозначным. Суточные нужно выплатить заранее! Таково требование трудового законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.

Суточные при командировках в 2017-2018 годах компенсируются работающим на основании ТК РФ, которым установлено, что при направлении сотрудника в командировочную поездку ему гарантирована не только сохранность рабочей должности и средней зарплаты, но и компенсация расходов, обусловленных поручением. О нормативах выплат, расчетах и порядке оплаты командировочных расскажем в нашей статье.

Что такое командировочные расходы

Командировка — это выезд сотрудника для выполнения служебного задания вдали от регулярного рабочего места. При этом если рабочие обязанности в принципе связаны с разъездами, то такие поездки командировкой не будут. Для отправки в командировку работник должен получить распоряжение руководства, в котором определен общий срок рабочего выезда.

Процедураотправки сотрудника в рабочую поездку,размер суточных в 2017-2018 годахи других командировочных трат, включая размер суточных при загранкомандировках в 2017-2018 годах, определены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Правила компенсации иразмер командировочных расходов в 2017-2018 годах, суточныеи прочие выплаты для сотрудников федеральных госорганов определяются Правительством РФ (постановление от 02.10.2010 № 729), а госорганов субъектов Федерации — местными нормативными актами. В отношении трудящихся у других работодателейразмер суточныхи прочих связанных с рабочими выездами выплат устанавливается коллективными договорами и локальнымидокументами организаций.

Командировочные расходы, возмещаемые сотруднику, включают оплату:

• проезда;
• съема жилья;
• других издержек, обусловленных пребыванием вдали от места фактического жительства (суточных);
• иных трат, осуществляемых сотрудником с одобрения руководства.

Сколько составляет сумма (норма) выплат на 1 день командировочной поездки

Как уже было сказано,нормы суточных при командировках в 2017-2018 годахдля федеральных госслужащих закреплены на уровне Правительства РФ и составляют:

• оплата за жилье — не более 550 руб. в сутки при наличии подтверждающих документов (если документов о найме нет, то компенсация за жилье составит 12 руб. в сутки);
• суточные — 100 руб. за командировочный день;
• оплата проезда туда и обратно, учитывая стоимость оформления документов и постельного белья, — в размере реально понесенных затрат, подтвержденных документально, но не более указанных цен на дорогу.

Затраты на проезд не должны превышать стоимость:

• поездок в купе скорого фирменного поезда;
• в каюте 5-й группы морских судов, 2-й категории речного транспорта и 1-й категории паромов;
• в общественном транспорте, исключая такси;
• полета в эконом-классе.

Для муниципальных служащих нормативы командировочных компенсаций установлены региональным законодательством.

Что касается сотрудников иных организаций, то нормы суточных в командировке (2017-2018) и их пределы определяются для них внутренними документами конкретного предприятия или колдоговорами.

На уровне законодательства о таких границах говорит только НК РФ, определяя налогооблагаемый доход трудящегося. НДФЛ не облагаютсясуточные в командировке (2017-2018) по России в пределах не более 700 руб. за командировочный день (ст. 217 НК РФ). Нормы суточных при загранкомандировках (в 2017-2018 годах),не подлежащие налогообложению, равны 2 500 руб. за каждые сутки. Плюс к перечисленным нормативам добавляются реальные издержки на проезд с учетом сборов, оплаты визы и т. п.

Размеры суточных при командировках в 2017 году остались прежними.

Расчет суточных при командировочных поездках, однодневных и загранкомандировках в 2017-2018 годах

Чтобы узнать размер суточных при командировках в 2017-2018 годах, необходимо определить продолжительность командировочной поездки. Датой отъезда считается день выезда из места нахождения регулярной работы, а датой возвращения — день прибытия в местность постоянной работы. При этом учитывается время, требуемое для проезда до вокзала, аэропорта, если они расположены в удалении от населенного пункта. Действительная продолжительность командировочной поездки рассчитывается по проездным документам, представленным сотрудником. А если их нет — по документам о съеме жилья.

Кроме суточных в командировочных расходах учитывается стоимость транспортных услуг, найма жилища и иные согласованные с работодателем траты. В случае заграничных поездок к этим суммам прибавляются расходы на визы, легализацию документов, сборы аэропортов и пр.

Если сотрудник командируется в такой населенный пункт, из которого есть возможность каждый вечер возвращаться обратно, то часть командировочных расходов не выплачивается. То есть при однодневной командировке суточные в 2017-2018 годах не платятся.

Как производится оплата командировочных

При организации поездки для выполнения служебных обязанностей в другой местности сотруднику выдается аванс, включающий в себя приблизительные издержки на дорогу, проживание и суточные.

При командировочной поездке по России аванс выдается в рублях. В случае рабочего выезда за рубеж командировочный аванс выплачивается в иностранной валюте с учетом положений законодательства о валютном регулировании.

По возвращении из командировочной поездки сотрудник должен не позднее 3 дней предъявить работодателю авансовый отчет с приложением документации, подтверждающей осуществленные траты. Исходя из фактической суммы понесенных командировочных расходов, работник и работодатель производят окончательный расчет.