Какие задавать вопросы на собеседовании секретарю. Вопросы для собеседовании для секретаря

Делопроизводитель – это человек, который ведет документооборот компании, часто параллельно выполняет обязанности секретаря-референта и исполняет личные требования начальника.

Если вы решили пройти собеседование делопроизводителя, вы должны знать и уметь:

• Вести документооборот.
• Регистрировать и обрабатывать корреспонденцию.
• Вести телефонные переговоры и работать с клиентами.
• Вести архив документов.
• Знать основные положения государственной системы делопроизводства, правила ведения документации и нормативно-правовые акты.

Как подготовится к собеседованию делопроизводителя

В первую очередь настройтесь на собеседование морально и подготовьтесь физически. Хорошо выспитесь, подберите деловую одежду и просто успокойтесь.

Если видите потребность, повторите основы документоведения и другие теоретические знания.

Так как ваша будущая должность будет напрямую связанна с порядком и строгостью в исполнении задач, обязательно придите вовремя, покажите, что вы человек ответственный и аккуратный.

Вопросы на собеседовании

1. Какое у вас образование (это должна быть экономика, архивоведение или документоведение)?
2. Владеете ли вы ПК и офисной техникой (если вы не владеете, тогда вам лучше предварительно пройти компьютерные курсы)?
3. Коммуникабельный ли вы человек?
4. Имеете ли вы опыт работы на схожей должности?
5. Насколько вы аккуратны и организованны?

Если ваше собеседование ограничится интервью, вам крупно повезло. Но очень часто менеджеры решают проверить ваши с помощью соответствующего теста.

В тестах можете встретить самые различные вопросы: об определении документа, его реквизитах, о заверении подписей, дате протокола и т.д.

Для того, чтобы успешно пройти такой тест, можете просто достать свой учебник по документоведению, найти обычный университетский тест и попытаться пройти его с отличием.

Заключение

Постарайтесь быть наиболее собранным и уверенным в себе.

Так как профессия делопроизводителя требует усидчивости, аккуратности и знания дела, вам нужно доказать, что вы обладаете всеми знаниями и навыками, а также соответсвуете требованиям.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ № 3: Отбор на должность секретаря приемной

Вы – офис-менеджер крупной компании АВС и получили анкету кандидата на должность секретаря приемной. Стажер службы управления персоналом подготовил для Вас три перечня вопросов для отборочного собеседования и спросил, какой из них Вы будете использовать.

Задание:

1. Просмотрите перечень вопросов и выберете тот, который, по Вашему мнению, даст наилучшие результаты. Объясните Ваш выбор и причины, по которым Вы отвергли остальные перечни.
2. Сформулируйте дополнительные вопросы (не более пяти) различного типа, которые Вы обязательно бы задали кандидату, и объясните их назначение.

Для выполнения задания используйте приложения: Вопросы для проведения отборочного собеседования; Анкету поступающего на работу; Описание должности, а также – материалы лекционного занятия и соответствующего раздела компендиума

Приложение 1

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ОТБОРОЧНОГО СОБЕСЕДОВАНИЯ

Вариант 1

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Вам нравится там работать?
2. Один из младших секретарей в приемной – мужчина, и он старше Вас. Как Вы думаете, не будет ли у Вас проблем из-за того, что Вы станете его начальником?
3. Что подразумевает понятие «забота о клиенте»?

Вариант 2

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Не могли бы Вы немного рассказать о том, что Вы там обычно делали в течение рабочего дня?
2. Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
3. Я опишу Вам типичную ситуацию, в которой Вы можете оказаться, работая здесь, а потом спрошу Вас, как Вы будете реагировать.

Один из младших секретарей только что ушел в кафетерий – у него 15-минутный перерыв. Другой работает в соседнем офисе, он должен разобрать счета. Вы отвечаете на телефонный звонок. Клиент задает Вам вопрос, на который Вы не знаете ответа. Неожиданно к стойке приемной подходят сразу несколько человек, так что у стойки образуется очередь. Что Вы будете делать в данной ситуации?

1. Не могли бы Вы рассказать о своем опыте руководства людьми?
2. Что нужно делать, чтобы заботиться о клиентах?

Вариант 3

1. Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Почему Вы хотите оттуда уйти?
2. Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
3. Можете ли Вы рассказать о ситуации, когда Вам пришлось делать несколько дел одновременно?
4. Какие у Вас хобби?
5. Если мы примем Вас на работу, как долго Вы проработаете на этом месте? Какие у Вас планы на будущее?

_____________________________________________________________________________

Приложение 2

АНКЕТА ПОСТУПАЮЩЕГО НА РАБОТУ

Для женщин — секретарь. Об обязанностях, которые предполагает данная специальность, мы .

Теперь же дадим конкретные практические советы девушкам, желающих по ней трудоустроиться.

Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря?

Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.

Ваши шансы на трудоустройство существенно возрастут за счёт :

1. правильной — учебники по стилистике вам в помощь;
2. базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
3. чёткого представления о делопроизводстве;
4. умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
5. скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
6. быстрой работы в Word и Excel.

Также постарайтесь собрать максимум информации о деятельности компании , в которую планируете влиться.

Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.

Перед вами стоит нелёгкая задача — одеться одновременно и элегантно, и строго. Не злоупотребляйте косметическими средствами и бижутерией.

Особенности предстоящего интервью

Работодатель, конечно же, не ограничится оценкой вашего облика.

Во-первых, он обязательно обратит внимание на то, как вы умеете общаться. Ведите себя уверенно , но будьте безукоризненно вежливы.

Во-вторых, наниматель задаст вопросы биографического толка. Не исключено, если некоторые из них прозвучат неделикатно. Для секретаря важна стрессоустойчивость , и некоторые руководители преднамеренно провоцируют кандидатку в главные помощники. Подхватывать вульгарную манеру разговора и грубить в ответ ни в коем случае не стоит (а замыкаться и плакать — тем более). Лучше всего — продемонстрировать чувство юмора.

Наконец, вам могут предложить проверочные задания по одному из семи пунктов, указанных выше. Типичные контрольные задания — ролевая игра в телефонный разговор или подготовка какого-либо условного документа.

Делопроизводитель - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. Делопроизводитель наиболее часто является работником структурного подразделения канцелярии или административно-хозяйственного обеспечения и осуществляет делопроизводство в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов организации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря как правило совмещены в одном лице. В крупных организациях делопроизводителями работают специалисты, имеющие специальное образование.

В Российской империи

Должность «Делопроизводитель» имелась во всех структурных подразделениях Российской империи. Теперь она имеет наименование - «Начальник отдела».

Состояние рынка труда в г. Москва:

Общее число вакансий Делопроизводитель, открытых работодателями в Москве, ежемесячно составляет порядка 150-200 вакансий

Ознакомиться с уровнем средней заработной платы по данной специальности можно .

Схема работы по подбору сотрудника Кадровым Агентством КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

1. Оформите заявку на Подбор персонала.
2. Руководитель Кадрового Агентства подъедет к Вам для обсуждения деталей заказа и заключения Договора о сотрудничестве.
3. Если специалист требуется срочно, возможно подписать договор/заявку и скан отправить нам на почту. Мы немедленно приступим к подбору кадров. Далее в процессе совместной работы обменяемся оригиналами документов.
4. Мы проводим первичные собеседования осуществляем оценку кандидатов, отбираем лучших.
5. Результат поиска, отбора, оценки соискателей поступают для ознакомления. Вы отбираете заинтересовавшие резюме соискателей и назначаете время проведения собеседования.
6. Мы организуем встречу кандидата в Вашей компании для оценки потенциала кандидата, принятия решения о профпригодности соискателя и в положительном случае - обсуждения сроков выхода на работу.
7. На отобранного специалиста проводим проверку рекомендаций по предыдущим местам работы для принятия финального решения.

Если не возникает сложностей, средний срок закрытия вакансии - 5 дней.

В ходе оформления нового сотрудника на работу, Вам потребуется Должностная инструкция.

Возьмите за основу наш образец должностной инструкции сотрудника и адаптируйте ее под свою компанию.

Инструкция делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

(орган юридического лица (учредители);
00.00.00 № 00 лицо, уполномоченное утверждать
делопроизводителя должностную инструкцию)

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00 г.

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.6. Основы организации труда.
4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись
(заведующего канцелярией(начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)
проверяет правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать
(заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)
о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с

Руководитель структурного подразделения

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(подпись) (фамилия,инициалы)
00.00.00

С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)

Популярные материалы этого сайта:

• Образец резюме по специальностям
• Образец сопроводительного письма по специальностям
• Образец рекомендательного письма по специальностям
• Образец служебной характеристики
• Образец Джоб оффер
• Собеседование: Правильные ответы на Кейсы
• Собеседование: Психологическое тестирование

Инструкция

Секретарь – это лицо компании. В первую очередь оцените внешний вид претендента. Ведь не зря говорят, что встречают по одежке, а провожают по уму. То, насколько аккуратно и приветливо выглядит секретарь, может иметь большое значение для получения необходимого контракта или проведения предстоящих переговоров. Если у вас есть свой «образ», старайтесь прислушиваться к интуиции. Если вы утвердите в должности человека, который вызывает у вас внутренние противоречия, то с ним, вероятно, будет сложно сработаться, ведь секретарь – это не только лицо фирмы, но и правая рука руководителя. Однако не одобряйте сразу того, кто понравится вам яркой, красивой внешностью. Симпатичная может быстро приесться, а бумаги так и будут лежать неразобранными.

Попросите секретаря напечатать текст под диктовку. Так вы проверите сразу три важных качества: скорость печати, грамотность письма и владение персональным компьютером. Намеренно сделайте стилистические ошибки и понаблюдайте за реакцией претендента. Если он вежливо посоветует наиболее подходящий вариант построения фразы, отметьте это про себя «плюсом».

Внимательно изучите резюме секретаря. Обратите внимание на предыдущие места работы, расспросите претендента о причинах ухода. Вежливый и сообразительный человек никогда не станет нелицеприятно отзываться о бывшем , «поливать грязью» коллектив или рассказывать о собственных промахах. Наиболее приемлемый ответ, который вы можете услышать – несоответствие ожиданий по вопросу заработной платы. Выделите ключевые слова в тексте резюме и в рассказе собеседника: пунктуальность, организованность, стрессустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Помните, что зачастую секретарь – это связующее звено между различными подразделениями организации, от его профессиональных и личностных качеств может зависеть как настроение руководителя, так и комфорт, дружелюбная обстановка и порядок во всем .

Источники:

• собеседование секретаря

В крупных фирмах требования к внешнему виду секретаря заверяются документально и прилагаются к непосредственным обязанностям. Но даже при отсутствии в компании строгих правил дресс-кода секретарю следует придерживаться делового стиля в одежде.

Инструкция

Деловой стиль в одежде должен быть в меру женственным, но не сексуальным. Поэтому он исключает мешковатые костюмы темных тонов. Однако помните, что вы пришли в офис работать, а не дефилировать мимо кабинета в светящихся блузах с глубоким декольте. В одежде и манерах будьте аккуратны так, как будто вы каждый день приходите .

Для работы в солидной фирме приобретите хотя бы пару костюмов, например, брючный и юбочный или темный и светлый. Отдавайте предпочтение одежде из натуральных тканей. При нестрогом дресс-коде вы можете позволить себе платья в деловом стиле, а также можете носить блузку с юбкой или брюками. При этом старайтесь придерживаться того правила, что низ должен быть темнее верха. Длинные юбки в пол или короткие модели выше колена оставьте на внерабочее время. Не злоупотребляйте разрезами.

Цветовая гамма блузок и рубашек должна быть неяркой, выбирайте спокойные оттенки жемчужного, голубого, сиреневого цветов. Откажитесь от вычурных воротников и рукавов, а также кружева и рюшей. В жаркую погоду носите блузки с длиной три четверти. Ни в коем случае не надевайте майки или топы: ваши плечи всегда должны быть закрыты, а вырез - не декольтирован. Юбки и платья делового стиля всегда носите .

Отдельного внимания в имидже секретаря заслуживает обувь. Цвет туфель должен быть в тон костюму, брюкам или юбке. Обязательное правило: носите туфли с закрытым носком и пяткой. Идеальная высота каблука – 5-7 см. В офисах крупных и средних компаний не допускается носить балетки или обувь на высокой платформе.

Среди общих правил, касающихся внешности секретаря, можно выделить следующие: отдавайте предпочтение легкому макияжу (тушь, неброская помада, «невесомые» пудра и румянам), собранным в прическу волосам, а также идеальному маникюру с естественным овалом ногтя и практически бесцветным лаком. Выбирайте духи с едва уловимым запахом. Не носите золото вместе или бижутерией.

Совет 3: О чем обычно спрашивают на собеседовании секретаря

Секретарь - это не только девушка, способная приготовить чай или кофе. Она должна иметь грамотную речь, разбираться в азах делопроизводства, уметь быстро находить нужную информацию, держать в порядке документы. А в большинстве компаний список должностных обязанностей секретаря еще более обширен.

Собеседование на должность секретаря - к чему готовиться

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.