Изменение диапазонов печати. Изменение диапазонов печати Добавление диапазона печати

Глава 5 Печать из Calc

Выберите Формат > Страница из главного меню. Выбор порядка страниц делается на вкладке Лист. Когда лист печатается более чем на одной странице бумаги, он может быть напечатан или по столбцам, когда печатается первый столбец страниц, потом второй столбец и так далее, или по строкам, как показывается на рисунке сверху справа в разделе диалогового окна Порядок страниц на Рис. 79.

Масштаб

Используйте возможность масштабирования, чтобы управлять числом страниц, на которых данные будут напечатаны. Это может быть полезным, если большое количество данных должно быть напечатано на небольшом количесве страниц или, если читатель имеет плохое зрение, текст может быть увеличен при печати.

Уменьшить/Увеличить распечатку – масштабирует данные в распечатке, увеличивая или уменьшая их. Например, если лист обычно распечатывается как четыре страницы (две по высоте и две по ширине), масштаб 50% позволит напечатать его на одной странице (ширина и высота уменьшается в два раза).

Подогнать диапазон печати к числу страниц – определяет точно, сколько страниц займет распечатка. Этот вариант только уменьшит распечатку, он не будет увеличивать ее. Чтобы увеличивать распечатку, должен использоваться вариант Уменьшить/Увеличить.

Подогнать диапазон печати к ширине/высоте – определяет, насколько высокой и широкой будет распечатка, в страницах.

Настройка диапазона печати

Печать строк или столбцов на каждой странице

Если лист будет напечатан на нескольких страницах, Вы можете выбрать определенные строки или столбцы для повторения на каждой печатной странице.

Как пример, если два верхние строки листа, а также столбцы требуется напечатать на всех страницах, делают следующее:

1) Выбирают Формат > Область печати > Изменение диапазона печати.

2) Появляется диалоговое окно Изменение диапазона печати (Рис. 82). Нажмите на - нет – в поле слева в разделе Повтор строк , и измените на - пользовательский - .

3) В текстовом поле ввода в центре, введите повторяющиеся строки. Например, для повторения первой и второй строк, введите $1:$2 .

4) Столбцы могут также повторяться; нажмите на - нет - в поле слева в разделе

Повтор столбцов, и измените на - пользовательский -.

5) В текстовом поле ввода в центре, введите повторяющиеся столбцы. Например, для повторения столбца A, введите $A .

Глава 5 Печать из Calc

Нажмите, для сокращения диалога

Рис. 80: Диалоговое окно Изменение диапазона печати

6) Нажмите OK .

Примечание Вы не должны выбирать весь диапазон строк, которые будут повторяться. Будет работать только выбор одной ячейки в каждой строке.

Определение диапазона печати

Используйте этот параметр для изменения или задания определенного диапазона печати. Это может быть полезно, если, в большой электронной таблице, Вы должны напечатать только определенную область данных.

Для определения диапазона печати:

1) Выделите диапазон ячеек, которые включают диапазон печати.

2) Выполните Формат > Область печати > Определить диапазон печати. Линии разрыва страниц отобразятся на экране.

Примечание Вы можете проверить диапазон печати используя Файл > Предварительный просмотр страницы . OOo покажет только ячейки в диапазоне печати.

Добавление диапазона печати

После определения диапазона печати, Вы можете добавить ячейки к нему. Это позволяет нескольким несмежным областям одного листа быть напечатанными, не печатая целый лист. Как только Вы определили диапазон печати:

1) Выделите диапазон ячеек, которые будут добавлены к диапазону печати.

2) Выберите Формат > Область печати > Добавить область печати. Это добавит дополнительные ячейки к диапазону печати.

Глава 5 Печать из Calc

Линии разрыва страницы больше не будут отображаться на экране.

Примечание Дополнительный диапазон печати напечатается как отдельная страница, даже если оба диапазона будут на одном листе.

Удаление диапазона печати

Может стать необходимым удалить определенный диапазон печати, например если потребуется напечатать целый лист.

Для удаления диапазона печати, выполните Формат > Область печати > Очистить диапазон печати .

Это удалит все определенные диапазоны печати на листе.

После того, как диапазон печати удален, линии разрыва страниц по умолчанию появятся на экране.

Редактирование диапазона печати

В любое время, диапазон печати может быть непосредственно отредактирован с помощью Формат > Область печати > Изменение диапазона печати . Если Вы уже выбрали диапазон печати, Вы увидите что-то подобное изображенному на Рис. 81.

Рис. 81: Диалоговое окно Изменение диапазонов печати

В этом примере, выбраны три прямоугольные области, каждая отделена точкой с запятой. Первая ограничена ячейкой A3 ($A$3) в верхнем левом углу и ячейкой C9 ($C$9) в нижнем правом углу. Нажатие где-нибудь в текстовом поле ввода покажет выбранные в настоящее время диапазоны печати на экране, каждый прямоугольник в отличающимся цветом как на Рис. 82.

После создания любых изменений, нажмите значок уменьшить справа от текстового поля ввода (см. Рис. 80), чтобы повторно показать прямоугольники с их новыми значениями.

Нажмите на значок справа (окошко со стрелкой, указывающей вниз), чтобы снова развернуть диалоговое окно.

Глава 5 Печать из Calc

Рис. 82: Редактирование диапазонов печати

Определение пользовательского диапазона печати

В дополнение к выделению диапазона печати для каждого задания печати, Вы можете определить диапазон ячеек, который используется неоднократно. Это может быть полезно, например, если есть различные области большой электронной таблицы, которая должна быть напечатана для различных отчетов. Могут быть определены несколько различных диапазонов печати, чтобы удовлетворить эту потребность.

1) Чтобы определить диапазон печати, используйте ту же самую процедуру как для маркировки области листа. Выделите ячейки, которые Вы хотите определить как диапазон печати и выполните Вставка > Названия > Определить. (Ячейки, также, могут быть выделены после открытия диалогового окна Определить

названия.)

2) В диалоговом окне Определить названия (Рис. 83), создайте имя для диапазона и введите его в текстовое поле.

3) Нажмите кнопку Дополнительно и затем установите флажок Область печати .

4) Для включение более чем одной группы ячеек в выделение, введите дополнительные диапазоны. Например, чтобы выбрать прямоугольник с A3 в качестве верхней левой ячейки и F20 в качестве нижней правой ячейки, введите ;$A$3:$F$20 или ;A3:F20 (оба работают эквивалентно) после начального выделения. Удостоверьтесь, что каждая группа ячеек отделена точкой с запятой.

5) Нажмите OK .

Примечание Название вашего диапазона не может содержать никаких пробелов.

В Части 1 этой статьи я рассказал о том, как использовать стили страниц в Calc для контроля печати электронных таблиц. Однако, хотя стили страниц являются одним из наиболее полезных инструментов для предпечатной подготовки таблиц, это далеко не единственное средство. Возможности по установлению настроек страницы для печати посредством настроек принтера и/или экспорта в формат pdf - это только часть всего арсенала. Ни одно из этих средств не является панацеей, поэтому Вам, возможно, придется использовать комбинацию этих методов, чтобы получить необходимый результат.

Тем не менее, чем больше вы знаете об этих средствах, тем более предсказуемым становится для вас процесс распечатки электронных таблиц.

Выбор диапазона печати

• печатать всю таблицу,
• печатать выделенный диапазон,
• установить диапазон страниц для печати или
• вручную добавить разрывы строк и столбцов.

В каждой из этих возможностей вы можете следить за размером колонок и числом строк, которые выводятся на печать на каждой из страниц.

Например, если вы печатаете страницу с форматом «Letter/Письмо» портретной ориентации и полями 2,5 см с каждой стороны, вы сделаете колонку шириной 16,25 см. Полагая, что в таблице нет ячеек с размером большим, чем обычно, вы получите 50-55 строк. Многие считают это слишком сложным и ничего не делают. Проблема такого выбора, если вы хотите быстро освоить печать из Calc, в том, что вы никогда не сможете получить удовлетворительный результат без аккуратного подсчета размеров ячеек. В большинстве случаев строки и колонки разрезаются, разделяя информацию, которую вы размещали в одном месте и делая нумерацию страниц непредсказуемой.

Более удобный способ - выделить с помощью мыши то, что вам необходимо распечатать. При необходимости, можно использовать меню Формат , чтобы скрыть ячейки, колонки и строки или просто нажать клавишу Ctrl , когда Вы выделяете несмежные диапазоны. Этот метод хорошо работает, когда вам нужно распечатать таблицу только один раз, но если необходимо распечатывать один и тот же диапазон в различных сессиях работы с таблицей, то вы можете использовать пункт меню Данные > Определить диапазон для присвоения диапазону постоянного имени.

Тогда, когда вам потребуется распечатать этот диапазон вы можете просто выбрать пункт меню Данные > Выбрать диапазон или выбрать этот диапазон в окне навигатора (клавиша F5 ). В этом случае именованный диапазон печати сохраняется вместе с файлом. Диапазон печати теперь просто то, чем он и должен быть: выделение ячеек, которые Вы хотите распечатать.

Диапазон печати определяется в пункте меню Формат > Области печати . Используйте пункт Определить диапазон печати для создания области печати для смежных ячеек, пункт Добавить область печати для добавления в диапазон печати новых ячеек и пункт Изменить... для определения повторяющихся заголовков на каждой странице - действие, которое сделает распечатанную таблицу значительно более читабельной.

Четвертый метод - ручное разбиение страниц - точно делит заданный диапазон печати на страницы. Выбрав пункт меню Вставка > Разрыв и задав разрыв либо строки, либо столбца, Вы напрямую задаете где страница будет начинаться и заканчиваться. Поначалу некоторые путаются, когда надо выбирать разрыв строки или разрыв столбца. Но после нескольких попыток все встанет на свои места.

Основное препятствие для использования ручных разрывов в больших документах в том, что такой способ весьма трудоемкий и потребует большого количества времени, а также частого использования «Предварительного просмотра страницы » для продолжения вставки разрывов. Такие усилия не стоят трудов, если Вы собираетесь печатать таблицы регулярно.

Разрывы столбцов и строк отмечаются голубыми линиями по правой (для колонки) и верхней (для строки) границе ячейки. Однако этот индикатор можно легко пропустить в сложной таблице - можно не увидеть его как отметку диапазона печати.

Чтобы избежать этого, выберите пункт меню Вид > Предварительный просмотр деления на страницы . Когда Вы закончите, выберите пункт меню Вид > Обычный для возвращения к обычному виду таблицы.

Установка параметров принтера

Когда Вы выбираете Файл > Печать для печати или Файл > Экспорт в PDF , Вы можете установить параметры печати. Эти параметры, в основном, обычны, но некоторые специальные соображения нужно принять во внимание, когда Вы печатаете электронные таблицы:

• если вы печатаете выделенный вручную диапазон или диапазон страниц, убедитесь, что вы выбрали Файл > Печать > Выделение или вкладку Общие > Выделение в окне Экспорт в PDF . В противном случае диапазон печати будет замещен и будет распечатан весь документ;
• если вы хотите напечатать только отдельные ячейки, выберите их перед тем как откроете окно печати или экспорта. Используйте клавишу Ctrl для выбора несвязанного диапазона. Когда вы откроете окно печати, нажмите кнопку Параметры и установите галочку в пункте Печатать только выбранные страницы . Помните, что по умолчанию печатаются все листы электронной таблицы;
• установка галочки в пункте Параметры > Страницы > Подавлять вывод пустых страниц предотвратит печать страниц, которые содержат только пустые ячейки;
• Вам может понадобиться изменить ориентацию страниц так, чтобы какие-то строки или столбцы не были обрезаны. Используйте пункт Файл > Предварительный просмотр страницы , чтобы решить какие изменения требуется внести.

Подводя итоги

Подготовка страницы Calc к печати или экспорту состоит из трех шагов:

1. Создание и применение стиля страницы для контроля результатов печати;
2. Выбор области печати, используя методы, описанные в Части 2 данной статьи;
3. Выбор значений установок принтера или установок экспорта.

Во многих случая вы можете пропустить какой-нибудь из этих шагов. В конце концов, печать таблиц так же сложна, как фундаментальная наука. Однако если вы выполните их все, то увеличите шансы на правильную распечатку таблиц - если не с первого раза, то хотя бы со второго или третьего.

Об авторе

Bruce Byfield (Брюс Байфилд) - компьютерный журналист, который пишет в основном для «Linux Journal» и сайтов «NewsForge».

Эта команда открывает диалоговое окно, в котором можно указать диапазон печати. Здесь же можно задать строки или столбцы, которые должны повторяться на каждой странице.

Выберите команду Формат - Диапазоны печати - Изменить

Contents

Диапазон печати

Здесь можно изменить ранее определенную область печати.

Выберите -нет- , чтобы удалить ранее определенный диапазон печати текущей электронной таблицы. Выберите -весь лист- , чтобы определить весь лист как область печати. Выберите -выделение- , чтобы определить выделенную область электронной таблицы как диапазон печати. При выборе варианта -определяемый пользователем- можно заново определить область печати, определенную ранее при помощи команды Формат - Диапазоны печати - Определить . Если пользователь присвоил имя области при помощи команд Вставка - Имена - Определить , это имя отобразится в соответствующем списке и это имя можно будет выбрать.

В правом текстовом поле можно указать диапазон печати по имени или по ссылке. Если курсор находится в текстовом поле Диапазон печати , диапазон можно выбрать в электронной таблице при помощи мыши.

Свернуть / Развернуть

Щёлкните значок Свернуть Развернуть

Повторять строки

Выберите одну или несколько строк для печати на каждой странице. Введите в поле справа ссылку на строку, например, "1", "$1" или "$2:$3". В поле списка появится значение -пользовательский- . Также для удаления повторяющейся строки в списке можно выбрать -нет- .

Повторяющиеся строки можно определить при помощи мыши, если курсор располагается в поле Повторять строки диалогового окна.

Свернуть / Развернуть

Щёлкните значок Свернуть , чтобы уменьшить диалоговое окно до размера поля ввода. После этого легче отметить нужную ссылку на листе. Потом значок автоматически превращается в значок Развернуть . Щёлкните его, чтобы восстановить исходные размеры диалогового окна.

Диалоговое окно будет автоматически свернуто, если щёлкнуть мышью внутри листа. После отпускания кнопки мыши диалоговое окно будет восстановлено, и диапазон ссылок, определенный с помощью мыши, будет выделен в документе синей рамкой.

Повторять столбцы

Выберите один или несколько столбцов для печати на каждой странице. В правое текстовое поле введите ссылку столбца, например, "A", "AB" или "$C:$E". В списке при этом отображается значение -определяемый пользователем- . Также в списке можно выбрать -нет- , чтобы отменить установленный повтор столбцов.

Страничный режим позволяет нам зафиксировать границы области печати документа на всех страницах одновременно. Он позволяет настроить и оптимизировать таблицы под размеры и ориентацию бумажных листов.

Кроме того в этом режиме самый удобный предварительный просмотр перед печатью. Ведь видны все страницы с оптимальным масштабом, как миниатюры среднего размера. Ситуация полностью под контролем пользователя. Рассмотрим, как задать изменить увеличить, уменьшить или удалить области печати.

Как задать область печати в Excel?

Чтобы перейти в режим для управления границами и областями, нужно зайти на вкладку «Вид» и в разделе режим просмотра книги, выбрать инструмент «Страничный режим»

Второй вариант это щелкнуть на третий переключатель в правой стороне строки состояния окна.

Как изменить область печати в Excel?

Чтобы задать область печати нужно установить и зафиксировать границы разметки страниц, которые и будут отделять все области. Для этого необходимо в страничном режиме щелкнуть по синей пунктирной линии, удерживая левую клавишу мыши, переместить синюю линию в нужное положение.

Если таблица выходит за белую область, то все что находиться в серой области не будет выведена на принтер. Если у вас в страничном режиме все данные находятся на серой области, то при печати из Excel выходит пустая страница. Можно принудительно убрать область печати, перемещая границы между серым и белым полем.

Для того, чтобы задать область печати необходимо установить и настроить границы. Как добавить границы? Кликаем по ячейке, которая находится в месте, где должен быть разрыв на страницы и выбираем опцию «Вставить разрыв страницы».

Как добавить только вертикальную границу? Щелкаем правой кнопкой мышки по столбцу, где будет проложена граница, выбираем туже опцию: «Вставить разрыв страницы». При вставке горизонтальной границе действуем аналогично, только кликаем по заголовку строки.

Примечание. Заметьте, в контекстном меню есть опция «Сброс разрывов страниц». Она позволяет удалить все границы и сделать настройки по умолчанию. Используйте ее, чтобы начать все заново.

Как сохранить настройки областей печати?

Все настройки областей можно сохранять в шаблоны, так называемые «Представления». Этот инструмент находится под страничным режимом.

При выборе инструмента «Представления» загружается менеджер представлений.

Новые версии Excel начиная с 2007-го года, обладают эффективными средствами для подготовки документов на печать. Документ Excel более специфический с точки зрения организации данных для вывода на принтер, чем документ Word. Поэтому в Excel инструменты по настройке и подготовки документов на печать обладают большим количеством функций.

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.

Настройки печати

Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.

Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.

Что печатать?

Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.

Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.

При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент , Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.

Односторонняя / двухсторонняя печать

Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.

После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.

Разобрать по копиям

В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.

В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.

Ориентация документа

Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).

Поля печати

Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:

1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка

2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.

Масштабирование

Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.

Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.

Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.

Печать примечаний в Excel

Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.

Итог

Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.