Дизайн офиса в стиле open space. Что такое open space офис? Open Space это: технология открытого пространства. Для кого подходит опенспейс офис Опен спейс в офисе плюсы и минусы

Не так давно офисы разного рода компаний, финансовых структур и объединений напоминали замкнутый лабиринт со множеством кабинетов и бесконечными коридорами. Такой принцип организации рабочего пространства предполагал четкое разграничение функциональных зон, а также четкое разделение на «главенствующих» и «подчиненных». Но эффективна ли такая концепция в современных условиях ведения бизнеса?

Сегодня все больше компаний – уже устоявшихся и только начинающих свою деятельность – стремятся создать максимально комфортные условия для работы всех членов команды и оформляют дизайн офисов по совершенно иной концепции: концепции открытого пространства (или же Open Space). Чем хороша данная концепция и в чем ее недостатки? Давайте это выясним вместе.

Преимущества офисов Open Space

Во-первых, дизайн офиса открытого типа позволяет сотрудникам свободно обмениваться информацией, обсуждать рабочие планы и вести коллективные обсуждения. Отсутствие стен способствует сплочению коллектива и поднятию корпоративного духа, что благотворно сказывается на продуктивности труда.

Во-вторых, такой тип организации позволяет руководителям более эффективно контролировать работу подчиненных. Нередко офисные помещения проектируют таким образом, чтобы каждый сотрудник находился на виду у руководителя. С одной стороны, это не дает возможности для уклонения от своих прямых обязанностей, а с другой – ставит всех в один ряд, где главный менеджер или директор работают сообща с коллективом, на равных условиях.

В-третьих, дизайн интерьера офиса типа Open Space способствует более открытому взаимодействию с клиентами. Зайдя в помещение, где нет стен и тесных коридоров, у человека не возникает ни малейших сомнений в честности компании. Каждый сотрудник, каждый стол и другие предметы интерьера видны как на ладони. Это и является одним из главных ключей к построению доверительных отношений с клиентами.

В-четвертых, данная концепция позволяет максимально эффективно использовать всю полезную площадь офиса. Подумайте, сколько свободного пространства можно задействовать для организации различных функциональных зон, сколько рабочих мест можно добавить?! А все благодаря отсутствию переживших себя стен и коридоров.

В-пятых, открытые пространства позволяют оформить дизайн интерьера по самым современным требованиям с учетом индивидуальных потребностей компаний. Например, нередко современные офисы обустраивают по принципу «полузакрытости», где рабочее место каждого сотрудника отделено невысокой, легкой по конструкции перегородкой (стеклянной или пластиковой). Это обеспечивает, с одной стороны, чувство изолированности, а с другой стороны – не создает преград для открытого общения и обмена информацией.

Другой вариант оформления – открытое пространство с четким распределением функциональных зон. В каждом современном офисе должна присутствовать не только рабочая область, но и зал для отдыха, конференц-зал, приемная и другие зоны. Для четкого определения этих зон устанавливают передвижные или стационарные перегородки, которые обеспечивают необходимый комфорт и изоляцию.

Еще один популярный способ оформления дизайна офиса – комбинация открытых и закрытых зон. Организация рабочих мест для рядовых сотрудников обычно проводится по принципу открытого пространства, в то время как места для руководителей ограждаются стеклянными перегородками (чаще всего во всю высоту помещения).

Недостатки офисных помещений Open Space

Наряду со всеми преимуществами открытых пространств, дизайн интерьера офиса такого типа приемлем далеко не для каждой фирмы. Почему? Все дело в отсутствии шумоизоляции. Звук клавиш при работе за компьютером, беседы с клиентами, переговоры по телефону создают акустический дискомфорт. Такой «рабочий» шум может стать причиной понижения эффективности труда, особенно в занятиях, требующих повышенной концентрации (например, ведение бухгалтерского учета). Поэтому для таких организаций наиболее оптимальное решение – это комбинированный или традиционный «кабинетный» офис.

Open space (или открытое пространство) – это современная организация офисов. Огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Все это напоминает гудящий улей. Похожая структура постепенно набирает популярность – многие компании уже перешли на open space. Несколько десятков человек может находиться в таком офисе, здесь нет отдельных кабинетов, глухих стен или даже перегородок. Но не все сотрудники предпочитают такое место работы. Одни довольны и нормально чувствуют себя в подобной атмосфере. Другие сравнивают офис с коммунальной квартирой, мечтают об отдельном кабинете. Но не всегда последним дается право выбора. Если вы не одобряете open space, но вынуждены работать в таких условиях, то вам пригодятся наши правила. Они подходят не только для сотрудников, но и для начальников. Мы поможем сделать работу в таком офисе максимально продуктивной.

Как работать в опенспейс офисе

Одна из причин нарастающей популярности открытых офисов – это их экономичность. Согласитесь, что отдельные кабинеты обойдутся дороже, чем открытое пространство. Еще один плюс – это быстрое решение отдельных вопросов. В open space гораздо проще отыскать нужного коллегу, даже если он отошел со своего места. Также среди достоинств таких офисов выделяют демократичную атмосферу. Если нет границ кабинетов, то и психологические барьеры между людьми пропадают. Сотрудники лучше взаимодействуют, приходят на помощь, больше общаются.

Но в безбарьерности есть и отрицательные стороны. Например, отсутствие конфиденциальности. Все разговоры могут быть услышаны. Недостаток личного пространства – это серьезный минус . Более того, рабочее место должно соответствовать строгому регламенту. Исследователи вывели закономерность, что офисы опенспейс менее способствуют продуктивности работы. Причиной тому становится постоянный шум, стресс, отвлекающие факторы.

Со спецификой работы в открытых офисах можно справиться с помощью определенных секретов:

• Правила. В небольшом опенспейс офисе, где сотрудники уже долгое время работают вместе, существуют специальные правила, которые делают существование сослуживцев более удобным и комфортным. Эти правила можно создавать коллективно, учитывая все предпочтения и пожелания. Новым людям можно рассказывать все правила устно, чтобы они проще влились в коллектив. Но большой open-space офис с высокой текучкой кадров, по мнению экспертов портала http://rabota.ua/ , должен иметь свой свод правил. Обычно этим занимается руководитель, фиксирует все на бумаге. В таком своде будет расписано, например, что разрешается делать на рабочем месте. Чашка чая или кофе разрешена, а более плотный прием пищи за столом – уже табу.
• Разделение помещений. Помимо рабочих мест в open space должны быть специализированные помещения, например, кухня. Здесь уже можно спокойно перекусить, разогреть еду, пообщаться с коллегами во время перерыва. Хороший офис также оборудован отдельной комнатой, где сотрудник можно посидеть в тишине и сосредоточиться на рабочих вопросах. Еще одно полезное помещение – это комната развлечений. Здесь можно поставить стол для пинг-понга или аэрохоккей. Некоторые руководители думают, что работники будут отвлекаться от своих обязанностей при наличии такой комнаты, однако это не так. Практика показывает, что сотрудники и так загружены работой, поэтому развлечениям уделяют минимум времени. Зато подобная комната позволит в нужный момент отвлечься, чтобы потом со свежими силами приступить к работе.
• Рабочее место. Все столы в опенспейс офисах похожи друг на друга, но можно внести индивидуальность. Поставьте фотографию любимых или семьи, принесите милую безделушку из дома, заведите комнатное растение. Это позволит создать личное пространство. Естественно, если правила компании это допускают. И еще, рабочее место всегда должно быть в порядке.
• Общение с коллегами. Работа в open space – это возможность быстро связаться с нужным человеком. Но не стоит кричать ему, ведь это отвлекает других работников. Хотя общение через Интернет тоже будет странным, особенно, если ваши столы расположены близко друг к другу. Все вопросы нужно решать лично. Для оптимизации работы стоит собрать сразу несколько вопросов и решить их скопом, вместо того чтобы непрерывно бегать по офису. Хотя некоторые вопросы требуют незамедлительного решения. Несмотря на открытость помещения, нужно уважать личное пространство другого человека. Прежде чем подойти к нему, уточните, есть ли у него время для решения ваших проблем.
• «Приемные часы». Любой вопрос можно решить оперативно, в этом достоинство open space. Но часто это означает, что вас постоянно отвлекают посторонними проблемами, звонками, документами, предложениями. Чтобы этого не происходило, многие сотрудники организовывают для себя «приемные часы» - время, которое можно уделить для решения чужих проблем. Также это можно решить всем офисом, определив специальное время для совещаний. Оставшаяся часть рабочего дня должна быть посвящена индивидуальной работе.
• Телефонные звонки. Постоянно звонящий телефон – это бич всех офисов опенспейс. Чтобы не отвлекать коллег, уважать их труд, нужно не ставить на звонок слишком громкую мелодию. Лучше установите режим вибрации. Не стоит обсуждать по телефону личные вопросы, подождите обеденного перерыва или выйдите в коридор. Вашим коллегам точно не интересны ваши планы на вечер. Задумайтесь, хотите ли вы посвящать посторонних людей в вашу личную жизнь.
• Звукоизоляция. Многие используют в офисе наушники или беруши, чтобы защитить себя от посторонних шумов. Это действенно, но не всегда эффективно. Полностью ограждаться от внешнего мира можно только в самых исключительных случаях, иначе это противоречит офисной этике. Часто отвлекающим фактором является шум кофемашин. Хорошее решение предложила одна торговая организация. У них в офисе дважды в день проводятся кофе-паузы. В это время все сотрудники отвлекаются от дел, чтобы выпить чашечку кофе, поэтому шум кофемашины никому не мешает.
• Запахи. Запах является таким же отвлекающим фактором, как и шум. Стоит уважать своих коллег и не есть на рабочем месте. Это также касается духов или косметики. Слишком сильный запах парфюма может раздражать, а у некоторых людей он вызывает аллергию. Для успешного взаимодействия с работниками стоит отказаться от сильно пахнущих средств.

При трудоустройстве каждого сотрудника интересует, как выглядит его рабочее место. Грамотная организация рабочего пространства влияет на настроение сотрудников, их рабочую активность, что важно для компании. В последнее время приобрела популярность совершенно новая организация офиса – open-space. Что такое open-space офис и в чем его преимущества – об этом в нашем обзоре.

Открытость и доступ

Open-space офис – это организация рабочих мест сотрудников на одной открытой площади, не имеющей стен. Визуальными разделителями рабочей зоны одного сотрудника выступают невысокие перегородки из стекла, дерева, пластика. Отсутствие стен способствует сплоченности коллектива, коммуникабельности работников и участию руководителя в большинстве рабочих моментов. Постоянные переговоры, обсуждение рабочих вопросов, печать документов – работа такого офиса напоминает гул большого улья пчел.

В офисах open-space существуют свои правила, которые позволяют сотрудникам чувствовать себя более комфортно. Они создаются коллективно, и их должны придерживаться все офисные работники. Например, это касается приема пищи на рабочем месте или громких разговоров по телефону.

Кроме рабочей площади, open-space офисы оборудуются дополнительными помещениями:

• Кухонная зона. Здесь сотрудники разогревают еду, пьют чай или кофе во время обеденного перерыва.
• Отдельная комната. Помещение закрыто от общей площади и предназначено для пребывания работников в тишине, отдыха.
• Комната для развлечений. Во время перерыва сотрудники имеют возможность заняться любимым хобби – поиграть в шахматы, пинг-понг, аэрохоккей. Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Это удобно и функционально

Модная тенденция на офисы open-space пришла к нам с Запада. Современные бизнес-центры все чаще применяют такую модель организации рабочего пространства, ведь она позволяет экономить площадь здания и удобна для доступа руководства. Кроме того, очевидны преимущества open-space для работы компании в целом, а именно:

• Дизайн «открытого» офиса позволяет коллегам обмениваться нужной информацией, не тратя время на путь к кабинету.
• Продуктивность работы сотрудников повышается – отсутствие перегородок способствует их сплочению и объединению.
• Руководству легче контролировать работу подчиненных, ведь каждый сотрудник находится на виду.
• Клиенты больше доверяют компаниям с организацией офиса в стиле open-space. При виде открытого пространства и доступности у клиента не возникает сомнений в честности компании и «прозрачности» ее услуг.
• Сотрудники меньше отвлекаются на посторонние дела, так как находятся под постоянным наблюдением.

Офис open-space – современное и модное направление, позволяющее компании идти в ногу со временем и пользоваться преимуществами такой модели организации офисного пространства. Из недостатков open-space офисов можно выделить сильное психоэмоциональное напряжение работников, так как они находятся в постоянном шуме. Своеобразная «коммунальная квартира» на рабочем месте раздражает некоторых работников, способствует усталости и постоянному отвлечению. Это сказывается на эффективности их работы и приводит к постоянной в компании.

Заключение

Преимущества и недостатки офисов open-space позволяют основателю выбрать модель работы штатного персонала и определить, какой формат подходит для компании лучше всего. Если работа сотрудников open-space офиса связана с повышенной концентрацией внимания, наблюдается низкая работоспособность, постоянное обновление кадров, снижение продуктивности труда, основателю есть резон перехода на стандартную организацию рабочих мест.

Создателем технологии считается Х.Оуэн.

Основа технологии очень проста и понятна – есть 4 правила.

1. Все, кто находится здесь и сейчас – это нужные люди.
2. Все, что случится – это то, что должно было пройзойти.
3. Любое время начала – это то самое время.
4. Процесс заканчивается сам.

И есть один важный закон: Если вдруг Вы понимаете, что вокруг Вас сложилась ситуация, в которой испытываете затруднение, и не видите возможности научиться чему-либо или научить других, то Вы можете принять решение сменить обстановку, к примеру, перейти в соседнюю группу.

Цель: Организация самоорганизующегося процесса группы, который нацелен на поиск решения определенной задачи функционального подразделения или компании в целом.

Применяется в ситуациях, когда:

Необходимо срочно найти решение проблемы;
- вопрос сложный, и требуется много ресурсов на его решение;
- в компании назрела глобальная бизнес-проблема, в разрешении которой заинтересованы все сотрудники;
- в команде имеются значительные статусные и возрастные различия;
- когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы.

Участники:
Спонсор – тот, кому важен результат обсуждения, задает тему.
Фасилитатор– координирует работу групп, начинает и завершает процесс обсуждения. Участники – все те, кто заинтересован с обсуждении.

Процесс:
Важное преимущество технологии "Open Space"– сбор большого количества мнений по заданной теме за короткий период времени.

Кроме того, у участников команды формируется ощущение сопричастности к процессу и сплоченности.

Центральный момент – формулировка темы, которая должна звучать ярко и интересно, вдохновлять участников.

1. Совместная работа начинается со знакомства участников друг с другом. Далее объявляется тема.
2. Создание свободной атмосферы творчества;
3. Работа самоорганизовавшихся групп; участники самостоятельно распределяют время, выделяют этапы работы. Участники групп могут работать по пять человек, по парам, другие могут состоять из десяти и более человек. Часть участников, как правило, переходят из одной группы в другую.
4. Каждая группа сама подводит итоги, дает рекомендации по решению задачи и презентует их для всех остальных на «доске новостей»;
5. Планирование и целеполагание;
6. Завершение, обмен опытом и впечатлениями.

Открытое пространство - это плодотворное и эффективное взаимодействие, усиление и совершенствование того, что уже существует в компании: планирование и действие, развитие и совершенствование, принятие ответственности за решения, участие и претворение планов в жизнь.

Говорят, что изобретателем первого open space был князь Потемкин . Воровство и хроническое отлынивание от работы со стороны крепостных, навели светлейшего на мысль о необходимости постоянного контроля.

Плюсы открытости

Первый и главный аргумент в пользу открытых пространств принадлежит начальству. Именно легкость контроля над сотрудниками делает open space таким привлекательным для руководства. В таком офисе не получится безнаказанно халтурить. Коллегам и боссу видно, что именно вы делаете за своим компьютером - составляете отчет или осваиваете новый пасьянс.

Второе преимущество густонаселенных кабинетов - простота общения между сотрудниками . Вам волей-неволей придется общаться с коллегой, если вы делите пополам пространство одного большого стола. К тому же в open space офисах все сотрудники, как правило, хорошо знакомы между собой, тогда как при кабинетной рассадке многие не в курсе, кто работает за соседней стенкой, особенно если речь идет о сотрудниках не вашего, а смежного отдела. А между тем недостаток коммуникаций - одно из самых больших препятствий к созданию дружной команды, когда одно подразделение толком не знает, чем занимается другое и насколько загружены сотрудники, конфликты неизбежны.

Отсутствие сплетен. Перемывать косточки кому-то из сотрудников, когда он сидит в двух метрах от вас и прекрасно слышит все разговоры, довольно сложно. Конечно, для того чтобы от души посплетничать, можно и выйти, но все же открытое пространство создает препятствия злословию.

Зрительный контакт. Вы видите, насколько заняты ваши коллеги или начальство, и всегда можете выбрать удобный момент, чтобы обратиться к ним с просьбой или просто обсудить текущие проблемы.

Шумное место

Самый главный минус работы в open space - постоянный шум. Глупо рассчитывать на тишину, если в одном помещение собралось 25 даже очень вежливых и тактичных людей. А между тем, громкие голоса сослуживцев - это самый главный офисный раздражитель. Голландские ученые провели исследование, в ходе которого выяснили, что 32% офисных сотрудников буквально выходят из себя, если коллеги поблизости разговаривают слишком громко. Телефонные звонки, неизбежные в любом офисе, тоже не добавляют спокойствия в обстановку. Они раздражают 30% сотрудников.

Бытовые конфликты

Партия любителей свежего воздуха непременно будет бороться за право открыть окно с группировкой противников сквозняков. Пульт от кондиционера способен стать яблоком раздора, как и вечно исчезающие со столов ручки, степлеры и карандаши.

Полное отсутствие личного пространства . Речь даже не о прозрачных перегородках или полном отсутствии таковых. Дело в психологическом дискомфорте. Как ни крути, но на работе мы проводим большую часть жизни, поэтому время от времени нам приходится отвлекаться на личные разговоры по телефону. Как правило, обитатели open space офисов в курсе всех личных дел друг друга, вплоть до обеденного меню коллег и школьных оценок детей начальника. Такая чрезмерная осведомленность вряд ли хоть кому-то понравится.

Создайте обстановку

Полностью избавиться от недостатков open space вряд ли удастся, но все же можно постараться сделать обстановку вокруг себя более комфортной.

Купите наушники. Тихая музыка в ушах заглушит шум и поможет сосредоточиться на работе. Если не можете работать под музыку, замените мелодию звуками дождя, моря или просто используйте наушники в качестве берушей.

Кстати, шум далеко не всегда бывает вредным. Психологи из США провели интересное исследование.

Добровольцам предложили решать головоломки в тишине, помещении с умеренным уровнем шума и в очень шумной комнате. Оказалось, что не слишком громкие звуки (до 50 дб, что соответствует спокойному разговору) помогают справляться с творческими заданиями быстрее и качественнее.

Не ешьте на рабочем месте. Запахи еды и чавканье способны довести ваших соседей до белого каления.

Старайтесь говорить потише и поставьте мобильный телефон на виброзвонок или хотя бы приглушите его звук. И конечно же, старайтесь не забывать телефон на столе, отправляясь на обед. Даже самые приятные на взгляд рингтоны нравятся не всем.

Личное мнение

Анастасия Осипова:

Никогда не доводилось работать в условиях open space. Хотя пребывание на сцене, при большом скоплении людей, вполне можно приравнять к такой работе. Я несколько раз оказывалась в офисах такого типа.

Мне кажется, работа в них - дело привычки. Но лично мне было бы не очень комфортно трудиться в таких условиях. Все-таки у человека должно быть какое-то личное пространство.