День делопроизводственной службы мвд рф. Международный день секретаря (День профессиональных административных работников) Когда праздник секретаря

День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

День делопроизводителя - когда отмечается праздник

В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника - Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

Как проходит рабочий день делопроизводителя

День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих - с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: “ Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…”

В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции - писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется - вносится в общую базу данных на предприятии.

В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно “ подчищают хвосты” вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы - печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.

После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым “ закрытием” писем - со всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа - и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

План работы делопроизводителя

Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов - и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть - это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.

Раз в неделю

Раз в неделю - обычно в пятницу утром - готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR- компании - себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.

Раз в месяц

Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов - разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.

Раз в году

Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики. Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.

Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников - но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.

Используйте свой шанс получить работу в этой организации - обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений - не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала - ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

Обязанности делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

Чем отличается делопроизводитель от секретаря

Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю - секретарь. Поэтому и секретарь - более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.

Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.

Курсы делопроизводства

Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут - и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.

Профессиональные навыки делопроизводителя

Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.

Секретарь за один рабочий день проделывает массу работы, которая почти незаметна, но перестав ее выполнять, тут же возникают вопросы и проблемы. Таким незаменимым специалистам посвящен свой профессиональный праздник.

История

Первым, кто выдвинул идею оформить День секретаря праздничным, был американец-публицист Гарри Клеумфусу. В Америке еще с 1952 года начали отмечать данное торжество, чтобы оценить по достоинству труд всех секретарей. Со временем поздравлять и чествовать специалистов начали и в других странах. Таким образом, данный день стал международным праздником.

В России отмечают День секретаря с 2005 года по инициативе секретарей городов и журнала «Секретарь». Как правило, одним днем празднество не обходилось, а проводилась неделя секретарей. За историю существования праздник не раз переименовывали в неделю секретарских работников, а также в неделю административных работников. Последнее название является более актуальным. Оно и прижилось в современном обществе.

К административным работникам относятся:

• помощники руководителей;
• офис-менеджеры;
• администраторы;
• кадровики;
• делопроизводители.

Секретари, работая возле шефа ежедневно, знают все нюансы деятельности, часто помогают принимать важные решения, а иногда принимают их самостоятельно. От правильно слаженной работы, теплого приема почетных гостей, грамотно оформленных бумаг - зависит успех дела.

Для эффективной работы секретарь должен обладать следующими качествами:

• хорошими внешними данными;
• внимательностью;
• чувством юмора;
• отзывчивостью;
• грамотностью;
• умением быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Традиции

В день административных работников секретари принимают поздравления от начальства и коллег, друзей и знакомых. Сами административные работники поздравляют друг друга словесно при встрече, а если нет такой возможности, то в социальных сетях и по электронной почте, рассылая различные тематические картинки и демотиваторы.

За годы празднества сложились традиции. Например, в Германии секретарь в свой профессиональный день может отрезать частичку галстука босса. В Англии директор приглашает секретаря к себе домой на званый ужин. В России принято дарить секретарям букеты цветов и сладости.

В день праздника руководство старается меньше давать работы своим помощникам-секретарям, тем самым, демонстрируя свое уважение к ним.

Еще недавно профессионального дня для секретарей не было. Однако, учитывая важность этой профессии, в 2005 году такое положение было исправлено. Наконец, был учрежден День секретаря. 2018 год станет новым подтверждением значимости работников офиса.

Как возникла профессия секретарь

Наименование профессии произошло от слова «секрет». В древности всеми тайнами ведали специальные доверенные особы, которые назывались секретарями. В начале, секретами владели только представители мужского пола. Они служили царским особам и высокопоставленным представителям общества. Такие лица, как правило, обладали огромным влиянием. О важности их положения говорят их должностные звания: генеральный или госсекретарь.

С изобретением первой печатной машинки на должность секретаря стали брать и представителей прекрасной половины человечества. Женщины лучше справлялись с печатанием текстов. Особой популярностью пользовались секретари-референты. В начале прошлого века на этой службе числились практически одни женщины.

Когда конкретно появилась эта профессия в мире сейчас трудно определить. Что касается нашей страны, то временем создания должности секретаря можно считать период правления первого императора России. Именно тогда появился указ Петра первого о сокращении бумажной волокиты.

Надо отметить, что и до этого в государстве российском существовала должность, подразумевающая документальные записи. Намеки на ведение секретарского дела появились в конце пятнадцатого века.

Во времена же Петра Первого был учрежден чин секретаря. К ним предъявлялся целый комплекс требований. Начиная с 1840 г. на всех крупных предприятиях в России уже были секретари. Через некоторое время ими обзавелись и другие предприятия.

Первые секретарские курсы появились в 1868 г. в Харькове. Надо отметить, что в этом плане Россия была первооткрывателем. В других государствах подобные курсы появились позже.

Кроме этого появились специализированные журналы для секретарей. В 1884 г. их уже насчитывалось 8 штук. Вместе с этим, с развитием промышленности появились многочисленные курсы повышения квалификации для секретарей.

Рассвет секретарского дела произошел в двадцатые годы прошлого столетия. Правда, стоит отметить, что этот период длился недолго. Вскоре секретарей приравняли к машинисткам и рассыльным. Спустя несколько десятилетий эта профессия вообще перестала быть престижной. В конце двадцатого века опять вспомнили о важности секретарского дела. Правда, новые веяния в большей степени пришли из Запада.

Какого числа праздник?

С инициативой создания профессионального дня секретаря выступили представители этой профессии с многих городов Российской Федерации. Руководство страны с пониманием отнеслось к такой инициативе, и был учрежден День секретаря. Датой его празднования была назначена – третья пятница сентября. В нынешнем году — это будет – 21.09.18 г.

Сегодня такая должность существует не только на крупных предприятиях. Секретари сейчас есть в большинстве организаций и компаний. Очень часто от них зависит имидж фирмы, и даже успешное продвижение на рынке. Опытные секретари являются правой рукой руководства любого предприятия или организации. От них зависит информация, которая берется во внимание руководителями компаний и фирм. Секретари обязаны:

• встречать гостей:
• работать с документацией;
• вести переговоры по телефону;
• обеспечивать комфортные условия при встрече посетителей (подача напитков и т.п.).

Следует заметить, что похожие профессиональные дни есть во многих государствах. Например, в Америке работникам офиса посвящено семь дней. Как правило, это последняя неделя апреля. Непосредственно день, посвященный секретарям, празднуется в последнюю среду апреля. Этот день в 1952 г. приобрел статус международного праздника.

Суть работы секретаря сегодня

Деятельность секретаря достаточно важна в наше время. Через него проходит множество бумаг, документов. Нередко работа связана с компьютером. В течение дня приходится решать множество проблем. Очень часто эта работа незаметна, но очень необходима.

Профессионализм секретаря заключается в терпении и умении находить общий язык с любым посетителем. Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения многое зависит и первое впечатление, и результат переговоров и в конечном итоге успех всего коллектива организации или предприятия. Он должен быть постоянно выдержан и уметь радушно встретить любого посетителя.

Сегодня для успешной работы секретаря мало обычной эрудиции. Секретарь должен в совершенстве владеть компьютерным мастерством, делопроизводством, а иногда и знать иностранные языки. Также он обязан быть коммуникабельным и владеть психологическими навыками.

Кроме этого, секретарь должен разбираться в деталях и специфики предприятия, знать основополагающие моменты производства и деятельности своей организации.

В обязанности секретаря входит также обеспечение канцтоварами и другими материалами совещаний, переговоров и различных встреч. Нередко от него зависит деятельность всего офиса.

Секретарь должен вести учет всех телефонов и других контактных данных руководителей, сотрудников других предприятий и организаций.

Для поддержания имиджа организации секретарь обязан обладать культурой общения, иметь грамотную речь, быть тактичным и деликатным.

С каждым годом требования к офис-менеджеру неуклонно растут. Сегодня профессиональный секретарь нередко обладает высшим образованием.

Достоинства и недостатки профессии

К плюсам деятельности секретаря можно отнести:

• широчайший круг общения;
• способность организовывать людей;
• отсутствие физического труда;
• возможность совмещения выполнения служебных обязанностей с учебой.

К недостаткам секретаря относятся:

• ненормированность рабочего дня;
• необходимость быть всегда в форме и отлично выглядеть, в независимости от настроения или других обстоятельств;
• невозможность часто болеть и опаздывать.

Мероприятия

В день секретаря звучат поздравления от руководителей предприятий и организаций своим помощникам. За особые заслуги могут даваться премии, ценные подарки и другие поощрения. Большинство руководителей ценят своих секретарей и поэтому создают самые благоприятные условия для отдыха офисного персонала. Нередко в честь их организовываются корпоративы и банкеты.

Это "дата трех двадцаток" 20 марта 2020 года - число, которое содержит три цифры "20" и в которое день равен ночи, а астрономическая зима сменяется астрономической весной (событие называется Днем весеннего равноденствия ).

Технология загадывания желаний в День весеннего равноденствия 20.03.2020 г. предельно проста.

Следует скрестить пальцы на руках (тем самым присоединившись к происходящему в этот день пересечению небесного экватора с эклиптикой) и мысленно произнести свое желание .

Имеется два момента времени, в которые можно загадывать желания. Первый момент - как можно ближе к точному времени весеннего равноденствия, которое происходит 20 марта 2020 года в 6:50 "по Москве" . И второй момент - в 20 часов 20 минут 20 секунд по местному времени .

То есть, как и во сколько загадывать желание в "дату трех двадцаток" 20.03.2020 года:
...скрестить пальцы на руках и произнести желание...
1. Как можно ближе к точному моменту весеннего равноденствия (06:50 мск).
2. В 20 часов 20 минут 20 секунд (по местному времени).

18 марта 2020 года на официальном сайте песенного конкурса "Евровидение" появилось сообщение об отмене мероприятия в текущем году.

Рассказываем, почему произошла отмена конкурса Евровидение 2020 - причины, почему мероприятие не перенесли на более позднее время, не провели без зрителей или дистанционно .

Почему было отменено "Евровидение" 2020 года:

Почему дату проведения "Евровидения 2020" не перенесли на более позднее время:

Однако, перенос оказался затруднен тем, что ситуация с эпидемиологической обстановкой в Европе крайне неопределенная , и непонятно, когда всё придет в норму. Если все же и удастся провести конкурс, например, в конце 2020 года, у победителя останется крайне мало времени на подготовку организации следующего мероприятия (которое по плану должно пройти в мае 2021 года).

Ранее провести конкурс "Евровидение 2020" планировалось на второй полной неделе мая: с 15 по 16 мая 2020 года.

Почему не провели "Евровидение 2020" без зрителей или дистанционно:

Что касается "дистанционного" формата, то в этом случае организаторы не смогут обеспечить всем участникам одинаковых возможностей для демонстрации своего таланта , что противоречит ценностям и традициям организации.

Где пройдет "Евровидение" 2021 года, в каком составе:

Решение будет принято организаторами конкурса и руководством Нидерландов позднее.

Также пока не решено, смогут ли выбранные участники исполнить представленные песни в следующем году, или им надо будет сочинять новые композиции. Напомним, в текущем году представлять Россию на "Евровидении 2020" должна была группа "Little Big" с композицией "UNO" .

В чем заключается суть акции "Час Земли" 2020 года:

Смысл акции заключается в добровольном отказе от потребления электрической энергии на протяжении одного часа . Таким образом, общество осознаёт важность принятия мер по снижению негативного воздействия человеческой деятельности на окружающую природу.

Впервые эта прекрасная идея была реализована в австралийском Сиднее в 2007-м году. Тогда в акции приняло участие около двух миллионов жителей мегаполиса, а экономия энергии составила около 10%.

Вдохновленные примером, к акции "Час Земли" ежегодно начали присоединяться все новые и новые города. Ожидается, что в 2020-м году в добровольном отключении энергии на 1 час примут участие жители более 7 тысяч населенных пунктов нашей планеты (более 2-х млрд человек). В числе стран, участвующих в акции, кончено же есть и Россия.

Какого числа и во сколько проводится акция "Час Земли" 2020 года:

В этом году проведение "Часа Земли" запланировано на субботу 28 марта 2020 года . Начнется акция в 20:30 по местному времени и продлится на протяжении часа, до 21:30 .

То есть, акция Час Земли 2020 - какого числа проводится и во сколько:
* Дата проведения - 28 марта 2020 г.
* с 20:30 до 21:30 по местному времени.

Ты в документах, словно рыба в море,
Ведь делопроизводство - твой конёк!
Лишь озадачили тебя – и тут же вскоре,
Всё у тебя готово точно в срок!
Тебя мы с Днём рожденья поздравляем,
Желаем, чтоб карьера вверх пошла,
А в личной жизни, радость неземная
К тебе, удачу прихватив, пришла!

Делопроизводителю официальное поздравление с днем рождения

В День рожденья Вас спешим поздравить
И в делах успехов пожелать:
Все отчёты вовремя составить,
Деловые письма разослать,
Пусть бумаги будут все в порядке,
Пусть начальство каждый день и час.
Видит, что у Вас всегда всё гладко,
И всегда достойно ценит Вас!
Дорогой делопроизводитель!
Пусть работа радует всегда,
В жизни будет всё, что захотите,
А проблем не будет никогда!

Делопроизводителю официальное поздравление с праздником

Пролетают жизни в быстром беге:
Час и день, за ними месяц, год…
Поздравленья с Праздником коллеге
Каждый секретарь сейчас несет.
Кто ж для нас делопроизводитель?
И помощник, и сотрудник, а подчас,
Как писать и оформлять учитель:
Объяснит, подскажет каждый раз.
Вы для нас уже незаменимы!
Так что Вам желаем лишь добра.
Будьте вечно так красивы и любимы,
И пусть молодости не пройдет пора!

Делопроизводителю серьезное поздравление

Почёт и уваженье, господа,
Хранители устоев, "буквоеды",
Без Вас система рухнет без труда -
Отводите Вы от неё все беды.
Пусть будут точными и руки, и глаза,
Пускай сердца Ваши стучат все неустанно,
Спасибо за порядок, господа,
Гордимся Вами все мы несказанно.