Что делать, если эклз заканчивается, а новых касс нет? Пакет документов для налоговой для замены эклз. Заменяем по плану и по гарантии

(ГК Софтбаланс)

Уже несколько месяцев в нашей стране действует новый порядок применения ККТ, по которому любые регистрационные действия с кассовыми аппаратами с ЭКЛЗ запрещены. Те предприятия, у которых заканчивается ЭКЛЗ, обязаны перейти на работу с Фискальными Накопителями, доработав свою старую кассу или купив новую. И этот процесс невозможно остановить, потому что при окончании срока действия ЭКЛЗ (а это всегда первое число 13-ого месяца после ее активации) касса просто блокируется и работать дальше на ней невозможно.

Все это накладывается на ситуацию острого дефицита фискальных накопителей и касс с ними, которая наблюдается уже несколько месяцев. По всем заверениям ФНС и министерств, отвечающих за переход на on-line кассы, такой дефицит вызван ажиотажным спросом и действиями спекулянтов, потому что по их данным из 600 тыс. выпущенных фискальных накопителей на учет поставлены только 300 тыс., а еще 300 тыс. ждут своего часа на складах тех самых перекупщиков. Однако при этом не стоит забывать, что у нас в стране примерно 1,2 млн. касс, и простая математика показывает, что за май и июнь нужно выпустить еще минимум 600 тыс. ФН, а это ровно столько, сколько было выпущено за предыдущие 7 месяцев.

Наблюдая такую ситуация в стране, представители ФНС на всех семинарах и выступлениях не устают повторять, что они не будут применять санкции, выписывать штрафы и отзывать лицензии у добросовестных участников рынка, а все их действия будут направлены только на информирование и помощь предприятиям в переходе на новый порядок работы с ККТ. 6 апреля 2017 года ФНС выпустила письмо N ЕД-4-20/6453@ «О проведении контрольных мероприятий в отношении налогоплательщиков, реализующих алкогольную продукцию». Пункт 3 данного письма поручает нижестоящим налоговым органам проинформировать каждого конкретного налогоплательщика, указанного в перечне, о положениях федерального законодательства, в соответствии с которыми при наличии обстоятельств, указывающих на то, что индивидуальными предпринимателями, являющимися налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения и единого налога на вмененный доход, реализующими алкогольную продукцию без применения контрольно-кассовой техники, были приняты все меры по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, указанные лица к ответственности не привлекаются (части 1 и 4 статьи 1.5, часть 1 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, письмо Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554).

В письме Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554 сказано, что "в целях установления факта принятия исчерпывающих мер по соблюдению указанных выше требований законодательства Российской Федерации может быть исследован заключенный пользователем договор поставки фискального накопителя на предмет разумного срока до окончания действия блока ЭКЛЗ или до определенного законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предельного срока возможности его использования ".

Получается, что тот, кто не успевает получить оплаченный ФН или кассу с ним, но имеет на руках счет и договор с поставщиком, будет считаться добросовестным налогоплательщиком. При этом он сможет работать на старой ККТ, пока не заменит ее на новую с ФН или не доработает. А как быть тем, у кого срок действия ЭКЛЗ закончился и касса заблокировалась?

Согласно письму ФНС и Минфина они также могут продолжить работу. Но для этого у них есть несколько вариантов:

Отключить заблокированную ККТ и продолжить торговлю, выписывая чеки покупателям от руки.
Перевести ККТ в режим чеко-печатающей машины, при которой она не будет обращаться к ЭКЛЗ, но сможет и дальше печатать чеки. Не со всеми моделями ККТ такое возможно.
Обратиться в ЦТО и установить в кассу новую ЭКЛЗ, не регистрируя эту операцию в ФНС.

Все три варианта являются нарушением правил работы с ККТ, но при наличии у вас документов, подтверждающих, что вы ожидаете поставку ФН или ККТ с ним, контролирующие органы не будут вас наказывать. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Первый вариант замедлит обслуживание покупателей, но при небольшом их потоке позволит продолжить работу с наименьшими затратами. Но нужно помнить, что "мягкие чеки", выписанные от руки, дают сотрудникам дополнительные возможности для злоупотреблений.
Второй вариант никак не снизит скорость обслуживания покупателей и уровень сервиса, т.к. чеки будут все также печататься автоматически, но, как мы уже указывали ранее, далеко не все модели кассовых аппаратов поддерживают такую функцию, как отключение ЭКЛЗ и перевод в режим принтера чеков.
Третий вариант подойдет всем и позволит продолжить работу в старом режиме в ожидании перехода на on-line, но при этом предприятию придется купить новую ЭКЛЗ, понимая, что эти затраты оно понесет впустую и ее придется выкинуть через несколько недель. Хотя цены на ЭКЛЗ скорее всего будут снижены, т.к. этот товар и так уже никому не нужен, а продать ее клиенту даже по бросовой цене для ЦТО лучше, чем просто выкинуть.

В 2016 году были приняты поправки к закону о применении контрольно-кассовой техники. Все торговые организации с 2017 года обяжут отправлять электронные копии чеков в ФНС через онлайн-кассы. За последние несколько лет это самая глобальная реформа в сфере розничных продаж. Она коснется даже тех предприятий, которые работают по патентной системе налогообложения, УСН и ЕНВД. Чтобы отвечать требованиям, предпринимателям и торговым организациям предстоит обновить оборудование, отказавшись от касс с ЭКЛЗ.

Требования к онлайн-кассам и отмена ЭКЛЗ

Онлайн-касса - кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем (ФН), который шифрует данные о продажах и по защищенному каналу передает их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Онлайн-касса позволяет отправлять копию чека покупателю на электронную почту либо телефон.

Замена касс в 2017 году обусловлена тем, что старые модели ККТ оснащаются электронной контрольной лентой (ЭКЛЗ) и не поддерживают передачу данных по интернету. Это основная причина замены ЭКЛЗ, и во всех онлайн-кассах, регистрируемых с 1 февраля 2017 года, контрольная лента не используется.

Отметим, что онлайн-касса не обязательно представляет собой кассовый аппарат новой модели. Некоторые дорогие модели касс можно доработать, и в этом случае допустима замена ЭКЛЗ на фискальный накопитель с использованием специального комплекта доработки, который приобретается за отдельные деньги. Стоимость замены ЭКЛЗ на ФН в некоторых случаях может оказаться незначительно меньше, чем покупка новой кассы.

Замена ЭКЛЗ в 2017 году: изменения в законе №54-ФЗ

Замена ККТ на онлайн-кассы и сроки замены ЭКЛЗ ККТ регламентируются законом № «О применении контрольно-кассовой техники» в редакции от 15 июля 2016 года.

Поправки в закон меняют схему работы предприятий с налоговыми органами для упрощения документооборота и прозрачности бизнеса. Упростятся процедуры регистрации ККТ и оплаты сервиса, отчетность перед покупателями.

Электронные чеки по закону №54-ФЗ равноценны бумажным, и в любой момент при необходимости их можно восстановить, получив заново. Форма кассовых чеков при этом изменится, количество реквизитов в них возрастет.

Замена ЭКЛЗ: когда менять?

Все новые кассовые аппараты, которые будут ставиться на учет в ФНС с 1 февраля 2017 года, должны иметь встроенный фискальный накопитель и работать по новой схеме. Кассы, поставленные на учет раньше, можно использовать только до 1 июля 2017 года, даже если срок эксплуатации ЭКЛЗ не достиг 13 месяцев. В этом случае потребуется внеплановая замена ЭКЛЗ раньше установленного срока.

Отмена ЭКЛЗ в 2017 году будет проходить постепенно. Сроки перехода с ЭКЛЗ на ФН - с 1 февраля до 1 июля 2017 года для всех предприятий, кроме тех, что работают по патентной системе и ЕНВД. Их также обяжут использовать ККТ с ФН, но с 1 июля 2018 года. Ранее, предприятия, работавшие на ПСН и ЕНВД, могли не использовать кассовые аппараты.

Как происходит замена ЭКЛЗ на ФН?

Как заменить ЭКЛЗ на ФН? В первую очередь нужно узнать дату замены ЭКЛЗ и уточнить, возможна ли замена на ФН для конкретной модели кассового аппарата.

Посмотреть срок замены ЭКЛЗ ККТ можно в чеке активации новой ленты или паспорте от блока ЭКЛЗ, в котором ставится отметка об активации. Плановая замена ЭКЛЗ кассы проводится через каждые 13 месяцев. Когда сроки замены ЭКЛЗ на кассовом аппарате подходят к концу, за 3-4 месяца до их окончания на чеках появляется предупреждение.

Если срок эксплуатации старой ЭКЛЗ истекает в первой половине 2017 года, рациональнее заменить её на ФН по окончании срока действия ЭКЛЗ. Тем же предпринимателям, у кого срок замены ЭКЛЗ установлен на вторую половину 2017 года, лучше не дожидаться последнего момента, когда может возникнуть большой спрос на фискальные накопители и облачные или онлайн-кассы, а провести замену ЭКЛЗ на ФН или покупку новой кассы заранее, без спешки в спокойной обстановке.

Возможность замены ЭКЛЗ и цены на услугу можно уточнить в центре технического обслуживания, который занимается сервисом кассовых машин или напрямую у производителя, в компании i-Retail новое кассовое решение с ФН стоит всего 31 990 рублей, при этом оно предоставляет массу новых возможностей, которые были недоступны на оборудовании предыдущего поколения с аналогичной и даже более высокой стоимостью.

Второй этап замены ЭКЛЗ - в срок подать заявку в ЦТО, с 2017 года отменен. Теперь никто не мешает вам заменить электронную ленту фискальным накопителем самостоятельно. Для того чтобы встать на учет в ОФД, использование центра технического обслуживания так же не является обязательным, но большинство из них могут осуществить эту процедуру вместо самого предпринимателя.

В законе №54-ФЗ указано, что пользователь может выполнить замену ЭКЛЗ и фискальной памяти сам. Стоит помнить, что после самостоятельной замены деталей некоторые сервисные центры могут отказать в гарантийном ремонте. Но оборудование i-Retail идет с уже установленным ФН, поэтому клиенты i-Retail могут не беспокоиться о потере гарантии на приобретенное оборудование. Если вы решили доработать свою старую кассу, то кроме установки вам также понадобится программирование касс при замене ЭКЛЗ на фискальный накопитель, а следовательно, помощь специалиста и дополнительные расходы. Это может сделать доработку старой кассы даже дороже, чем покупка новой кассы i-Retail ОФД.

Перерегистрация ККМ при замене ЭКЛЗ в 2017 году проходит по следующей схеме:

снять ЭКЛЗ с учета в ФНС,
обновить кассовое оборудование и программное обеспечение,
оформить договор с ОФД,
подать заявку на регистрацию новой ККТ в налоговую службу,
указать номера ККТ и ФН, данные о торговом предприятии и договоре с ОФД, ИНН,
получить карточку регистрации.

Зарегистрировать онлайн-кассу можно по интернету, на сайте ФНС.

Несвоевременная замена ЭКЛЗ: штрафы и как их избежать

За несоблюдение нового закона о замене ЭКЛЗ и использование кассового оборудования без ФН физическое лицо могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей, юридическое - на сумму от 30 тысяч рублей. Единственная возможность избежать штрафов - вовремя обновить оборудование. Использование ЭКЛЗ после 1 июля 2017 года будет приравниваться к отсутствию у предпринимателя кассового аппарата.

В рамках закона в качестве онлайн-касс можно использовать так называемую - интернет-приложение, доступное с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Например, i-Retail, как и другие более дорогие, но менее функциональные кассы с ФН, они шифруют, хранят и передают данные о продажах, позволяют принимать все виды оплаты, распечатывать и отправлять кассовый чек. А кроме того, позволяют видеть подробную статистику продаж, отчеты об остатках продукции на складе, наиболее и наименее ходовых товарах, содержат в себе базу из нескольких миллионов товарных штрих-кодов, умеют работать с весами, запоминают контактную информацию ваших клиентов, позволяют моментально создавать дополнительные рабочие места и торговые точки и многое другое.

Облачные кассы соответствуют требованиям закона №ФЗ-54, но обходятся дешевле, чем модернизация и сервис старых касс или покупка новых, при этом обладают функционалом, который ранее был доступен только крупным торговым сетям. Если замена ЭКЛЗ для ИП или предприятия требуется сразу на несколько торговых точек, такие кассы позволяют хранить всю товарную базу на одном сервере, не копируя ее для каждого отдельного магазина.

Попробовать работать с облачной кассой i-Retail можно бесплатно. Оставьте заявку на сайте приложения и оцените, насколько удобна онлайн-касса для вас.

Процесс освобождения предпринимателей от старых кассовых аппаратов добровольно-принудительно начался в феврале этого года. Обратившись в налоговую с просьбой зарегистрировать ККТ с ЭКЛЗ старого образца, получите отказ. Тем не менее, постановка на учёт новой так называемой «онлайн-кассы» не так уж и сложна.

Федеральная налоговая инспекция в письме напомнила, что зарегистрировать старые кассы с с 1 февраля не получится. Нарушителям грозит штраф. Нововведение – этап общероссийского перехода на онлайн-кассы. Напомним, в июне 2016 ФЗ «О ККТ» изменён: переход на кассы нового типа закончится в 2018.

Напомним, онлайн-кассы – модели ККТ, информирующие контрольные органы о всех пробитых чеках в реальном времени.

Регистрировать кассу нового вида с февраля обязаны:

фирмы, впервые устанавливающие эту технику,
компании, обратившиеся за перерегистрацией старой ККТ с ЭКЛЗ по любой из причин: смена адреса фирмы или нахождения кассы, оператора ФД и прочие,
все предприниматели, предоставляющие услуги и продающие товары (в т. ч. через интернет) и обязанные выдавать чеки.

Все остальные организации будут по желанию продолжать применять старую ККТ до 1 июля 2017 . После этой даты, фирме, по закону должной применять ККТ, нужно успеть перерегистрироваться на кассу нового образца.

Постановка на учёт новой кассы

Процесс постановки на учёт новой техники максимально упрощён и удобен предпринимателю. Для оформления такой кассы надо:

Подписать договор с оператором фискальных данных – посредником между фирмой и налоговой. Именно ОФД в 20-дневный (не позже) срок должна переадресовывать в ФНС сведения о любой продаже своего клиента.
Приобрести технику не с лентой, как ранее, а с фискальным накопителем. Если предыдущая модель не устарела, то её можно обновить. Однако стоимость перепрошивки практически равна расценке на новую.
в инспекции устаревшую ККТ с ЭКЛЗ, лично подав .
Подключить технику к интернету одним из требуемых способов и провести работы по налаживанию сетей.
Зарегистрировать новую интернет-кассу в ФНС. Самый простой способ – направить заявление электронно через собственный кабинет на портале налоговой; либо с аккаунта клиента на сайте ОФД. Вариант с личным приходом в инспекцию для учёта также остаётся – он предназначен для местностей без постоянной сети.

В 2017 г. все торговые предприятия России должны обеспечить передачу кассовых чеков в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн. О том, как подготовиться к новым правилам работы, с какими сложностями могут столкнуться ритейлеры и какова стоимость модернизации оборудования и программного обеспечения в интервью CNews рассказал Алексей Макаров, президент компании «Атол» .

CNews: 4 июля 2016 года президент Владимир Путин подписал 54-ФЗ, согласно которому розничные предприятия должны будут переходить от обычных кассовых аппаратов к онлайн-кассам. Готовы ли к таким изменениям ритейлеры?

Алексей Макаров: Несмотря на то, что все крупные производители контрольно-кассовой техники заблаговременно начали подготовку к переходу на новое оборудование, пока закон не был подписан, ритейлеры не проявляли к нему особого интереса. На сегодня, когда закон принят и стало ясно, что обозначенные в нем сроки не изменятся, работа активизировалась.

С 1 сентября 2016 года ритейлеры могут начать модернизировать имеющуюся у них кассовую технику или закупать новую. Например, на сегодняшний день в реестр контрольно-кассовой техники внесено 2 модели, еще 20 находятся на рассмотрении. Надеюсь, скоро в нем появится еще целый ряд касс, соответствующих новым требованиям.

CNews: Были ли пилотные проекты по внедрению онлайн-касс?

Алексей Макаров: 1 августа 2014 года Федеральная налоговая служба запустила пилотные проекты в четырех субъектах федерации – Москве, Московской области, Татарстане и Калужской области. В пилотах, которые продолжались полгода, участвовали около 4000 кассовых аппаратов, установленных у самых разных ритейлеров. По результатам проектов в идеологию системы были внесены необходимые коррективы.

Вообще, процесс обсуждения реформы был максимально открытым. Новый федеральный закон на всех этапах активно обсуждался и с профессиональным сообществом разработчиков контрольно-кассовой техники, и с ритейлерами. На его подготовку ФНС России потребовалось более 2 лет.

CNews: Как будет строиться взаимодействие торгового предприятия и ФНС после 1 января 2017 г.?

Алексей Макаров: Законом предусмотрено несколько ключевых изменений, касающихся использования контрольно-кассовой техники. Основное из них – данные с кассового аппарата должны в режиме онлайн направляться в Федеральную налоговую службу. Но направляться не напрямую, а через операторов фискальных данных. Операторы фискальных данных будут работать по тем же принципам, что и операторы электронного документооборота, через которых большинство юридических лиц сдает налоговую отчетность в ФНС, – они обеспечивают технологическую возможность электронного взаимодействия ведомства и пользователей.

Все пользователи контрольно-кассовой техники должны подключиться к операторам фискальных данных и передавать им кассовые чеки. Затем операторы фискальных данных отправят их в Федеральную налоговую службу. Таким образом, налоговая служба получит первичные данные о продажах каждого торгового предприятия в режиме онлайн.

Вторым важным изменением является то, что если раньше ритейлеры были обязаны заключать договор на техническое обслуживание с центрами технического обслуживания (ЦТО) и платить им за это абонентскую плату, то теперь они могут сами решать, каким образом обслуживать кассы – силами собственной ИТ-службы, оплачивая услуги специалистов в случае поломки оборудования и пр. Таким образом, расходы ритейлера, связанные с обязательным заключением договора с оператором фискальных данных, могут быть скомпенсированы снижением затрат на обслуживание ККТ.

Еще одно важное изменение – это возможность постановки контрольно-кассовой техники на учет в электронном виде. Раньше после покупки кассы пользователь заключал договор с центром технического обслуживания, а затем нес ее на регистрацию в налоговую инспекцию. Сегодня можно через с помощью электронной цифровой подписи удаленно подать электронное заявление и зарегистрировать кассу. Понятно, что это значительно быстрее и дешевле.

И последнее изменение. Поскольку кассы должны работать в режиме онлайн, все торговые точки обязаны подключиться к интернету. Если связь вдруг прервется, чеки будут собираться в фискальном накопителе, и при первой возможности касса отправит их оператору фискальных данных и получит от него подтверждение доставки. В фискальном накопителе чеки могут храниться до 30 дней, поэтому даже значительные технические проблемы не должны существенно повлиять на работу ритейлера – он будет продолжать обслуживать покупателей.

CNews: Какая модернизация потребуется торговым предприятиям? Обязательно ли им покупать новую ККТ или можно модернизировать уже имеющуюся?

Алексей Макаров: Все зависит от того, какую технику продавец использует сегодня. Большая часть оборудования, купленного в последние годы, подлежит модернизации.

Ритейлерам необходимообратиться к производителям контрольно-кассовой техники и выяснить, возможна ли модернизация оборудования, которое они используют. Если модернизация невозможна, то надо приобрести и зарегистрировать новую кассовую технику. Сделать это можно до 1 июля 2017 года. Замену кассы лучше всего приурочить к моменту окончания срока службы ЭКЛЗ. Вместо покупки нового ЭКЛЗ за те же самые деньги необходимо установить фискальный накопитель.

Также хочу отметить, что Атол принял решение предоставить пользователям оборудования FPrint возможность бесплатной модернизации кассы в соответствии с новыми требованиями 54-ФЗ, если эта ККТ была произведена с 15-го июля текущего года.

CNews: Какова минимальная стоимость кассового аппарата, который должны будут приобрести небольшие торговые предприятия?

Алексей Макаров: Пока еще производители не объявили цены на новое оборудование. Но я думаю, что простейшая касса будет стоить не дороже 15000 рублей. Кроме того, стоимость эксплуатации онлайн-кассы будет ниже, чем используемой сейчас.

CNews: Как новый закон изменит порядок работы интернет-магазинов?

Алексей Макаров: Если вы рассчитываетесь за покупку в электронном виде (например, приобретаете музыку или книги), то теперь интернет-магазин должен предоставить вам электронный чек, который, согласно новой редакции закона, может быть отправлен на ваш e-mail или мобильный телефон.

Если вы заказываете в интернет-магазине товар с доставкой на дом, курьер должен будет распечатать при расчете.

CNews: Как изменится работа кассира на онлайн-кассе?

Алексей Макаров: Кассовый аппарат будет самостоятельно передавать данные в Федеральную налоговую службу, поэтому на работе кассира это отразится только в случае, если покупатель захочет получить электронный чек. Он должен будет сообщить кассиру свой email или номер мобильного телефона, на который его необходимо прислать.

CNews: Какие требования к каналам передачи данных предъявляет система?

Алексей Макаров: Для работы онлайн-кассы достаточно интернета любого качества, даже EDGE. Объемы передаваемой информации небольшие – каждый чек занимает несколько килобайт.

CNews: Недавно ритейлерам уже пришлось произвести замену оборудования в связи с внедрением ЕГАИС. Получат ли они какие-то преимущества перед остальными предприятиями?

Алексей Макаров: Обычно ритейлеры, работающие с ЕГАИС, используют более современные модели контрольно-кассовых аппаратов. То есть для них вероятность того, что кассы можно модернизировать, выше.

Кроме того, в магазинах, работающих с ЕГАИС, явно нет проблем с интернетом, а значит, они смогут избежать дополнительных расходов.

CNews: Надо ли будет получать дополнительную ЭЦП?

Алексей Макаров: ЭЦП ужеимеется у многих – она обеспечивает доступ в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России. Через личный кабинет происходит взаимодействие компании с налоговой службой, в том числе и регистрация контрольно-кассовой техники.

CNews: Как лучше организовать процесс перехода на новое кассовое оборудование?

Алексей Макаров: Главная рекомендация – начать работу в ближайшее время. Особенно это касается крупных и средних торговых сетей. Ведь если они используют хотя бы 100 кассовых аппаратов, то занимаются заменой ЭКЛЗ каждый месяц. К 1 февраля 2017 года они должны быть готовы к перерегистрации касс. А для этого надо уже сейчас с помощью производителей или ЦТО оценить свой парк оборудования, понять, что можно модернизировать, а что придется заменить, и составить план перехода в зависимости от окончания сроков действия ЭКЛЗ.

Вторая важная задача – это адаптация программного обеспечения к контрольно-кассовой технике, работающей по-новому. Хотя изменения потребуются небольшие, ритейлерам надо удостовериться в том, что вендор или разработчик внесут их вовремя.

В-третьих,мы рекомендуем запускать пилотные проекты сначала на одной кассе, потом в одном магазине, а уже затем распространять на всю сеть. На то, чтобы убедиться в том, что модернизированные модели и программное обеспечение работают, взаимодействие с операторами фискальных данных налажено, электронная регистрация контрольно-кассовой техники происходит без проблем, потребуется время.

CNews: Какова стоимость модернизации оборудования?

Алексей Макаров: Снятие старой контрольно-кассовой техники с учета в среднем по стране стоит 900 руб. Доработка техники «Атол» обойдется клиентам примерно в 5000 рублей. Кроме того, ритейлерам придется приобрести фискальный накопитель – вместе с установкой это обойдется примерно в 6 тысяч рублей. Если установить фискальный накопитель в тот момент, когда подошел срок замены ЭКЛЗ, то никаких дополнительных затрат нести не придется – их стоимость одинакова.

Затем необходимо заключить контракт с оператором фискальных данных. На сегодня такой статус получили 4 компании – «Энергетические системы и коммуникации», «Такском», «Эвотор ОФД» и «Ярус». Стоимость их услуг составляет около 3000 руб в год за одну кассу.

Как я уже говорил, некоторым магазинам придется потратиться на подключение интернета. Если необходимо приобрести новую кассу, то самый простой вариант обойдется примерно в 15 000 рублей. Новый фискальный регистратор стоит около 25000-30000 рублей.

CNews: С какими сложностями могут столкнуться ритейлеры в процессе перехода на новую ККТ?

Алексей Макаров: Самые большие сложности могут возникнуть, если ритейлеры будут откладывать переход на новые кассы на последний момент. Перерегистрация и установка ККТ в короткие сроки чревата множеством проблем.

Сложности могут возникнуть, если ритейлера подведет производитель программного обеспечения – не вовремя проведет модернизацию. «Атол» как производитель и контрольно-кассовой техники, и программного обеспечения уже подготовил обновленные версии ПО. Мы своих клиентов точно не подведем.

Также у магазинов, расположенных в глубинке, могут возникнуть проблемы с подключением к интернету. Субъекты федерации могут разрешить предприятиям, расположенным в определенных населенных пунктах, не передавать данные онлайн. Однако, таких будет немного – ведь 99,9% страны обеспечено доступом в интернет.

Лента, сохраняющая информацию обо всех кассовых операциях, имеет конечный ресурс. Когда он исчерпывается, а также при некоторых других условиях ЭКЛЗ нужно заменять. Процесс этот предприниматель не может осуществить собственными силами и средствами, он регламентируется определенными правилами и проходит по общепринятой процедуре.

Почему ЭКЛЗ нужно менять

ЭКЛЗ – это блок флэш-памяти объемом около 16 мегабайт, в который входит система генерации криптографического кода. Все операции, производимые на контрольно-кассовом механизме, заносятся в эту память, их невозможно корректировать или стереть. Очевидно, что рано или поздно ресурс памяти будет исчерпан. Производители ЭКЛЗ лимитируют запас информации, подлежащей хранению, 100 тыс. чеков.

У ЭКЛЗ есть также временной ресурс, который не зависит от объема заполнения памяти.

Любая ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение года плюс один дополнительный месяц.

По истечении этого времени после активации система автоматически блокируется.

Обязательное условие для законного использования ЭКЛЗ – своевременная замена этого блока. Порядок и условия замены регламентированы п.10 «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации».

Условия замены ЭКЛЗ

Предпринимателю важно знать, что менять блок ЭКЛЗ нужно не тогда, когда он уже перестал функционировать, а заблаговременно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы это время не оказалось упущенным, устройство ЭКЛЗ заранее выдает на чеках предупреждающую надпись о том, что память близка к заполнению. После первого появления такого уведомления обычно у предпринимателя есть около 3 месяцев для того, чтобы осуществить необходимую процедуру.

Кроме заполнения ресурса, есть и другие факторы, влекущие за собой обязательную замену ЭКЛЗ. Рассмотрим все обстоятельства, требующие немедленной замены ЭКЛЗ.

Заполнение блока памяти на 9/10 или выше. При такой информации, выданной кассовым аппаратом, нужно незамедлительно предпринять шаги по замене, чтобы блокировка не произошла в самый неожиданный момент.
Истечение эксплуатационного срока записывающего устройства. Даже если память не заполнена, после года службы устройство надо заменять, для этого предпринимателю и дается еще один дополнительный месяц, гарантирующий работу ЭКЛЗ.
Проблемы с работой ЭКЛЗ. Если обнаружены неисправности или отказ оборудования, после первого же сбоя в работе предписывается обратиться в центр технического обслуживания. Работать на кассовом аппарате с недействующим или некорректно работающим устройством ЭКЛЗ запрещается.
Перерегистрация кассового аппарата. Если ККМ сменил владельца, ЭКЛЗ должна быть заменена вне плана: новый предприниматель – новая история движения средств.

Заменяем по плану и по гарантии

Все операции с ЭКЛЗ уполномочены производить только специалисты, имеющие сертификат на подобные действия. Самостоятельно что-либо предпринимать по отношению к ЭКЛЗ предприниматель или кассир не имеет права.

Просто пришло время

О том, что настало время побеспокоиться о замене ЭКЛЗ, система проинформирует вас самостоятельно:

когда истечет 11 месяцев с начала эксплуатации;
кода блок памяти окажется близким к заполнению.

Определенный временной ресурс после появления предупреждений у хозяина ККМ имеется, но лучше не затягивать и своевременно начать процедуру, ведь она не так уж проста.

В случае плановой замены все расходы ложатся на плечи предпринимателя, которому придется оплатить:

стоимость нового устройства ЭКЛЗ;
услуги специалиста;
дополнительно – по желанию заказчика, можно заказать выезд специалиста к месту установки кассового аппарата (тогда не придется везти ККМ в центр технического обслуживания), а также услуги по согласованию перерегистрации в налоговой инспекции.

ВАЖНО! Специалист приступит к работе только после погашения всех необходимых платежей. Имеющаяся задолженность или несвоевременный платеж могут сорвать плановую замену ЭКЛЗ, что обернется дополнительными неприятностями в налоговой и в итоге выльется в гораздо большие расходы в виде штрафа.

Процедура плановой замены

Итак, аппарат после распечатки Z-отчета выдал фразу о том, что память устройства скоро будет заполнена. Какие шаги нужно последовательно предпринять?

Связаться с ЦТО и подать заявку на замену, согласовав день и время.
Счет на оплату, выставленный руководством ЦТО, должен быть полностью погашен.
С помощью информации, содержащейся в последнем Z-отчете, специалистом ЦТО формируются акты о техническом освидетельствовании ККМ, а также акт передачи аппарата на ответственное хранение (в случае замены в ЦТО).
Составленные акты передаются ответственным лицам заказчика для передачи в налоговую инспекцию для перерегистрации.
Обращение в налоговую, где необходимо получить подпись и печать на (1 часть), что и явится официальным разрешением на осуществление замены ЭКЛЗ. При визите к налоговикам необходимо иметь при себе определенный пакет документов.
Само проведение замены техническим специалистом.
Второй визит в налоговую для получения подписи на второй части акта КМ-2 (не забудьте предоставить все необходимые документы). 3 экземпляра этого акта распределяются следующим образом: один остается в ИНФС, второй остается у предпринимателя, а третий заказчик возвращает в ЦТО.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! С момента подписания ч.1 КМ-2 и до получения второй подписи (между пунктами 5 и 7) работать на кассовом аппарате со снятой ЭКЛЗ строго запрещено.

Фирма гарантирует

Изготовитель предоставляет на проданные им блоки ЭКЛЗ гарантию. Если устройство выйдет из строя до истечения 12 месяцев после активации, и в этом не будет вины использующего его предпринимателя, поставщик осуществит гарантийную замену. При этом должны соблюдаться все следующие условия:

блок, записывающий информацию, был активирован правильно;
память ЭКЛЗ заполнена не до 100%;
не производилось самостоятельных попыток манипулировать с блоком ЭКЛЗ;
заявка на замену подана в течение 12 месяцев со дня активации (дополнительный 13 месяц работы уже не подлежит гарантии);
техническая экспертиза, проведенная производителем, вынесла положительное решение о гарантийной замене.

Порядок действий при гарантийной замене

Обнаружив неисправность в работе ЭКЛЗ до истечения гарантийного срока, необходимо предпринять следующие шаги.

Немедленно известить центр технического обслуживания либо самому привезти туда вышедший из строя аппарат. С собой иметь последний Z-отчет и паспорт ЭКЛЗ, заверенный подписью и печатью организации.
Тестирование проблемного блока ЭКЛЗ (производят специалисты ЦТО). При этом вся фискальная информация из него копируется на дополнительный внешний носитель.
При подтверждении неисправности составляется акт технического освидетельствования и заполняется ч.1 формы КМ-2.
На основании этих документов составляется заявка на экспертизу, которую проводит Генеральный поставщик (на это потребуется 3-5 дней). Положительное решение дает право на гарантийную замену ЭКЛЗ.
Форма КМ-2 и техническое заключение передаются заказчику для согласования в налоговой.
Действия по получению разрешения в налоговой и произведению работ по замене аналогичны п.5-7 плановой замены ЭКЛЗ.

Пакет документов для налоговой для замены ЭКЛЗ

Отправляясь к налоговикам для оформления разрешения на замену ЭКЛЗ, предпринимателю необходимо взять с собой:

формуляр кассового аппарата (паспорт ККМ);
дополнительный лист, характеризующий версию ККМ;
паспорт ЭКЛЗ, требующей замены;
журнал кассира (форма КМ-4);
печать предприятия или ИП (если таковая имеется);
бланк заявления на замену (получить в ЦТО);
договор на техническое обслуживание кассового аппарата;
документ, полученный после первого обращения в ЦТО, который и необходимо завизировать в налоговой (ч.1 формы КМ-2).

После того, как замена произведена, это нужно зафиксировать еще одной визой налоговиков, для чего при себе необходимо будет иметь:

формуляр ККМ;
паспорт вашей версии аппарата с дополнительным листом;
паспорт ЭКЛЗ, которая теперь стоит в вашем аппарате;
журнал по вызовам технических специалистов (форма КМ-8).

ПОМНИТЕ! При любой замене ЭКЛЗ снятые ленты останутся у предпринимателя. Он должен сохранять их в неприкосновенности в течение предусмотренных законом 5 лет, для чего нужно строго соблюдать условия хранения, обозначенные в паспорте ЭКЛЗ.