Аудит кадрового делопроизводства на предприятии. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Гарантии. Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

• начальник отдела кадров;
• юрист;
• главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
• кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
   К основному пакету документации относят:
   • должностные инструкции;
   • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
   • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
   • данные об оплате труда;
   • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
   • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
   • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

1. Решение организационных вопросов, включающих:
   • формирование задач и целей кадрового аудита ;
   • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
   • установление сроков проверки.
2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита .
3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

• трудовые контракты;
• трудовые книжки и журнал учета их движения;
• штатное расписание;
• график отпусков;

• персональные карточки и личные дела работников;
• табели нормирования и учета рабочего времени;
• приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
• правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит . Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

• невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
• установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
• невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
• поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
• жалоба работника на нарушение трудовых прав;
• запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
• приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

• прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
• вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
• работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

1. Проверка кадровых документов.
2. Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

• учредительные документы;
• коллективный договор;
• все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
• табели расчета зарплаты;
• больничные листы;
• график отпусков;
• личные карточки;
• приказы о назначении на должность;
• трудовые книжки;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

• требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
• меры безопасности при проведении работ;
• обеспечении работников средствами защиты;
• организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

29 381 просмотр

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ . При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка . Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка . Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

• правильность ведения делопроизводства;
• расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания . Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( ). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

• кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
• юриста;
• бухгалтера;
• представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :

• подбор методических и правовых документов;
• проверка наличия обязательных документов и дел;
• оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу) . В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

• Трудового кодекса;
• Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
• Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
• Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные . Титульная страница ведомости должна содержать:

• название («Ведомость проверки кадровых документов»);
• основание (реквизиты приказа);
• состав комиссии;
• период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

• «порядковый номер»;
• «Документ отсутствует»;
• «Документ есть, но требует изменений»;
• «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника , например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

• трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• штатное расписание;
• книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учёта рабочего времени;
• личные карточки;
• приказы о приёме на работу;
• приказы о переводах, увольнении;
• приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
• приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
• личные дела;
• заявления работников (могут подшиваться к приказам);
• правила внутреннего распорядка;
• положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
• инструкции по охране труда;
• журналы ознакомления с ЛНА;
• колдоговор (при наличии);
• должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
• перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
• графики сменности;
• договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :

• бланков трудовых книжек и вкладышей;
• учёта проверок;
• трудовых договоров;
• приказов по личному составу и по основной деятельности;
• заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

• включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
• подписаны ли все личные документы и приказы;
• правильно ли заполнены трудовые книжки;
• прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
• соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта . Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

• название и дата документа;
• сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
• данные об обнаруженных недостатках (кратко);
• рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел , что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы.

Из материала вы узнаете:

• Какие четыре этапа необходимо предусмотреть, планируя проведение кадрового аудита;
• В чем преимущества и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;
• Как создать отчет и проанализировать результаты кадрового аудита организации.

Этап 1. Подготовительные действия для проведения кадрового аудита

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации – внутренний или внешний.

Справка

Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.

Шаг 2. Определение круга специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов в компании.

Решаются вопросы, касающиеся того, как будет проводиться аудит: при помощи консультантов со стороны (внешний аудит) или используют собственных сотрудников (внутренний аудит). В качестве внешних консультантов приглашают работников компании предоставляющей специализированные услуги либо фрилансеров.

В процедуре проведения кадрового аудита любого типа принимают участие:

• глава фирмы;
• представители отдела кадров или сотрудники службы по персоналу;
• представители юридического отдела компании;
• работники отдела планово-экономических операций компании;
• работники службы по охране труда.

В том случае, если проводится внутренний аудит кадровых документов, из числа указанных сотрудников формируется рабочая группа, которая отвечает за результаты. В процедуре проведения внешнего аудита ответственные работники обязаны передавать консультантам всю необходимую информацию и оказывать им всестороннюю поддержку.

Преимущества и недостатки двух видов кадрового аудита – внутреннего и внешнего – мы собрали для наглядности в сводную таблицу.

Таблица. Внешний и внутренний аудит кадровых документов: преимущества и недостатки

Процедура проведения общего (сплошного) аудита кадровой документации

Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства , которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.

Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.

Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Этап 2. Проведение кадрового аудита

Шаг 1. Устанавливаем регламент кадрового аудита

В том случае, если кадровый аудит проводится с использованием собственных сил организации, следует:

1. Издать соответствующие приказы и распоряжения;
2. Определить цели и задачи кадрового аудита;
3. Сформировать состав ответственной комиссии;
4. Установить сроки проверки.

Если на роль аудиторов привлекаются специалисты сторонней организации, необходимо:

1. Выбрать провайдера, после того как будет проведен тщательный анализ рынка;
2. Заключить договор, в котором определить сроки, цели, задачи, полномочия и обязанности сторон;
3. Издать приказ, где указать цели и задачи проведения процедуры аудита, а также задачи рабочей группы, которая призвана оказывать внешним консультантам содействие.

Шаг 2. Определяемся с пакетом необходимых документов

Следует составить подробный список документов, которыми должны располагать работники кадровой служба организации. В Трудовом кодексе РФ есть указание на некоторые обязательные документы. В указанный список должны входить:

• трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);
• трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ)
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положения о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ).

В Трудовом кодексе также имеются косвенные упоминания, затрагивающие многие локальные нормативные акты, которые стоит также включить в список обязательных кадровых документов компании. Взять, к примеру, упоминаемое в ст. 15, 57 ТК РФ штатное расписание.

Есть ряд других нормативных актов, которые закрепляют требования использовать в компании многие другие кадровые документы. К примеру, в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003г. за № 225 «О трудовых книжках», упоминается о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно: какие документы при проверке у вас не имеют право требовать с 1 июля 2016 года

С 1 июля 2016 года вступает в силу Распоряжение Правительства от 19 апреля 2016 г. . С этого момента проверяющие не могут требовать от работодателей предоставить ряд документов, в том числе:

• выписки из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП
• информацию о среднесписочной численности
• сведения о наличии или отсутствии задолженности по страховым взносам, пеням, штрафам, налогам и сборам, и другие.

Полный перечень документов, которые вы не обязаны предоставлять, можно посмотреть в Распоряжении Правительства от 19 апреля 2016 г. . Эти бумаги ревизоры должны теперь самостоятельно запрашивать в госорганах. Например, выписку из ЕГРЮЛ – у ФНС, сведения из бухотчетности – у Росстата, и так далее.

Шаг 3. Процедура сверки документов при кадровом аудите

В строгом соответствии с составленным списком следует проверка наличия документов. После чего, во избежание нарушения законодательства, надлежит тщательно изучить их содержание. Полученные в ходе сверки результаты заносятся в специальную таблицу. Затем необходимо определить, каким локальным нормативным актам требуется доработка, а какие должны быть вновь созданы.

Шаг 4. Проведение анализа содержания кадровых документов

На этом этапе проводится тщательное изучение тех документов, в которые необходимо доработать или дополнить. Затем следует проверка содержания этих документов аудиторами в части их соответствия нормам законодательства и внутриорганизационным правилам.

Нередко организации нарушают основное правило (ст. 8 ТК РФ), согласно которому не подлежат применению нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства .

В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице. Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу.

Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации

В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет:

Правильность ведения распорядительных документов;

• Хранение приказов по основной деятельности организации и приказов по личному составу;
• Оформления приказов о назначениях на новые должности руководителей (генерального директора, руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и так далее.);
• Порядок заполнения трудовых книжек.

Несколько слов об аудите трудовых книжек

В первую очередь, стоит проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При проведении кадрового аудита в компании следует обязательно убедиться, что все трудовые книжки имеются в наличии и прошли соответствующую регистрацию в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также необходимо проверить, что все сделанные в трудовых книжках записи подкреплены соответствующими приказами.

Записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении должны быть продублированы в личных карточках работников и скреплены их подписями, удостоверяющими в том, что они ознакомлены с таковыми. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться в несгораемом сейфе. Все работы по хранению, ведению и заполнению трудовых книжек должны вестись в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Этап 3. Действия по формированию отчета о проведении кадрового аудита

Шаг 1. Выбор формы отчета о проведении кадрового аудита в компании

Форма отчета должна иметь вид документа, в котором содержатся описательные части и таблица с перечнем выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Рекомендации можно оформить в виде приложения к отчету. Отчет состоит из следующих частей:

1. Анализа наличия документов в соответствии с требованиями трудового законодательства;
2. Анализа соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
3. Оценки содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
4. Результата проверки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства;
5. Анализа соответствия документов требованиям архивного законодательства;
6. Ссылок на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании имеются нарушения;
7. Оценки рисков (с указаниями нарушений, которые могут привести к возникновению трудовых споров или возможного применения штрафных санкций со стороны проверяющих органов);
8. Рекомендаций по устранению ошибок, допущенных в кадровом делопроизводстве;
9. Расстановки приоритетов в ходе дальнейшей работы с кадровой документацией.

Шаг 2. Представление отчета лицу заказавшему проверку

Представление отчета заказчику аудиторской проверки (обычно, это первое лицо фирмы) для согласования и утверждения дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределения этих действий между определенными сотрудниками). Отчет, как правило, предоставляется аудитором лично, так как именно аудитор, имеет возможность сразу разъяснить все тонкости проведенной работы.

Этап 4. Действия по результатам кадрового аудита

После окончания процедуры кадрового аудита на основе полученных результатов составляется план действий кадровой службы, направленный на устранение выявленных в ведении делопроизводства недостатков. В документе указываются конкретные сроки устранения недостатков и называются ответственные за это должностные лица. Следует также определиться со временем проведения повторного аудита, необходимого для проверки исправления предыдущих нарушений.

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях: