Активизация в управленческом процессе предполагает. Управленческие процессы: функции и цели, система и анализ. Управление финансами. Планирование выручки

Процесс управления представляет собой совокупность логически связанных между собой управленческих действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации и направленных на достижение цели . Процессы подразделяются на первичные и производные; одноступенчатые и многоступенчатые; скоротечные и продолжительные; полные и неполные; регулярные и нерегулярные; своевременные и запаздывающие и т.п.

Их особенности определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации или подразделения; их структура; нормы; правила и др.) так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т.п.) факторами.

В совокупности управленческие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз, подразделяемых на стадии, этапы, каждый из которых характеризуется решаемыми в его рамках задачами.

К фазам процесса управления относятся:

• 1) поступление сигнала из внешней среды или самой организации о возникшей проблеме;
• 2) отбор информации, необходимой для принятия решения исходя из его значимости и полезности для субъекта (из внешней среды) и о состоянии контролируемого параметра, степени достижения цели (из внутренней среды);
• 3) выработка и принятие решения;
• 4) доведение решения до исполнителя, организации его выполнения;
• 5) контроль, оценка полученных результатов, внесение корректив в ход дальнейшей работы;
• 6) вознаграждение или наказание исполнителей.

Система управленческой деятельности состоит из трех элементов: работник, ситуация, процесс.

Целью конкретного управленческого процесса является изменение, или наоборот, сохранение управленческой ситуации, т.е. такой совокупности обстоятельств, которая может (в будущем) положительно или отрицательно повлиять на бизнес-систему.

Ситуация характеризуется: продолжительностью; остротой; местом и причинами возникновения; содержанием; скоростью, продолжительностью (реактивно возникающие управленческие ситуации в основном краткосрочны) и направленностью протекания процессов, числом и кругом участников; важностью, сложностью, перспективами развития и т.п.

При изменении ситуации изменяются задачи и методы управления.

Объектами управления являются:

• – деятельность (планирование, постановка задач, контроль);
• – люди (обеспечение сотрудничества, кадровая политика, мотивация, обучение);
• – внешние связи;
• – организация как таковая, процессы совершенствования системы, структуры, технологии деятельности и самого управления.

Управленческую деятельность осуществляет субъект – лицо (человек, подразделение, организация), которое способно выбрать собственные цели и способы их достижения, конкретные функции, тип поведения. Он обладает суверенностью, возможностью определять свою судьбу.

К элементам процесса управления относятся: управленческий труд, его предмет и средства.

Предметом и продуктом труда в управлении является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация в результате обработки превращается в управленческое решение, служащее руководством для осуществления конкретных действий.

При этом важно обеспечить так называемый организационный порядок (совокупность сформированных норм и связей), обеспечивающий автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение необходимых действий без специальных распоряжений, что ускоряет и упрощает работу аппарата управления.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует осуществлению операций с информацией – от компьютеров, телефонов, авторучки и бумаги до органов человеческого тела.

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер обеспечивает реализацию отдельных задач.

Он относится большей частью к категории умственного труда, осуществляемого в виде нервно-психических усилий, и существует в двух формах: эвристической и административной. Такой труд требует инициативности в принятии решений (и одновременно умения подчиняться), повышенной ответственности.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем, стоящих перед управляющими, и разработке вариантов их решений – организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, координация деятельности подчиненных, контроль, оценка, мотивация; проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки, обход рабочих мест.

Труд в управлении подразделяется на следующие виды:

• – функциональный (по комплексам деятельности и операциям);
• – профессиональный;
• – квалификационный;
• – организационно-технологический (по операциям и уровням).

Важнейшим признаком административного труда является целевое управляющее воздействие, которое помогает исполнителю работать лучше.

Различаются следующие воздействия:

• – пассивное, непосредственно не влияющее на работников, а лишь регулирующее их поведение (правила);
• – активное (ограничивающее или предупреждающее негативное поведение; поощряющее позитивное).

По типу воздействие может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием, похвалой, критикой и др. По форме – непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким. По способу – официальным и неофициальным, которое дополняет официальное и сегодня считается более предпочтительным (многие ситуации разрешаются только на его основе).

Целевое управленческое воздействие можно осуществлять только при наличии определенной ценностной ориентации и при его соответствующей технологической разработке специальными лицами. В результате возникает разделение на управляющих, обладающих властью, и управляемых, обязанных им подчиняться.

В целом управленческий труд является сложным, что обусловлено несколькими причинами.

Во-первых, масштабами, количеством и структурой решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.

Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, порой в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.

В-третьих, потребностью оперативно, самостоятельно действовать, брать на себя риск и нести ответственность за последствия.

Управленческий труд как процесс взаимодействия субъектов при выполнении управленческой задачи состоит из отдельных работ, объектом которых являются один или группа носителей информации (чаще всего документы). Работы от момента поступления сведений до передачи их в преобразованном виде другим лицам в форме устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и др.) для исполнения или хранения.

Каждая работа представляет самостоятельный комплекс управленческих операций (часть процесса, в рамках которой информация, являющаяся его предметом, подвергается однократному изменению или перемещению). Число таких операций может достигать 1000, а каждая из них содержать до 20–30 элементов.

К разновидностям управленческих операций относятся:

• – сбор, изучение, обработка и анализ информации;
• – формулировка выводов;
• – оформление результатов.

Управленческие операции подразделяются на творческие, логические и технические.

Творческие операции (наиболее сложные) предполагают такие действия, как абстрагирование, анализ, сравнение, синтез, прогнозирование, принятие решений.

Логические операции выполняются но заданному алгоритму (например, составление бухгалтерского баланса) и, в отличие от первых, регламентируются специальными документами. Они проще, но также требуют для выполнения специальной подготовки.

Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение информации), как и некоторые логические, могут быть полностью или частично механизированы.

По оценкам, удельный вес творческих операций у руководителей составляет 60%, у специалистов – 40%, у технических исполнителей доля логических операций – 20%.

Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, называется управленческой процедурой.

Эта процедура должна отражать цель работы, производственные и информационные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохождения, содержание и быть минимально сложной и трудоемкой.

Управленческие процедуры обеспечивают:

• – организационный порядок и рациональную последовательность выполнения управленческих работ;
• – равномерную загрузку, согласованность и единство действий персонала;
• – принятие решений на оптимальных уровнях управления;
• – экономию времени;
• – ограничение субъективного влияния на принятие решения вышестоящих руководителей.

Чаще всего процедуры выполняются по правилам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает его от личной зависимости. Но одновременно с ограничением произвола ограничивается свобода действий и увеличиваются бюрократические препоны.

В процессе функционирования и развития организации некоторые ее элементы приобретают дисфункциональные свойства, которые необходимо нейтрализовать.

Эта задача решается путем регулирования – разновидности управленческой деятельности по созданию необходимых условий для осуществления элементами, частями организации своих текущих функций и для развития в соответствии с заданными параметрами и конкретными задачами при изменении ситуации.

Регулирование осуществляется путем:

• – устранения причин, вызывающих отклонения;
• – компенсации возмущений;
• – приведения всех процессов и элементов в режим, который отвечает нормативным требованиям.

В результате устраняются рассогласования в процессе выполнения функций организацией в целом и ее элементами и поддерживается необходимый режим функционирования.

Ключевым понятием теории менеджмента является понятие управленческого процесса как одного из основных элементов управленческой деятельности. Что подразумевает его система, разберем в статье.

Вы узнаете:

• Что включает в себя система управленческих процессов.
• Из каких этапов состоит управленческий процесс.
• Какие бывают методы управленческого процесса.
• Как проводить анализ управленческих процессов.

Что такое управленческий процесс

Управление как деятельность представляет собой совокупность управленческих процессов , то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации и направленных на достижение цели.

Управленческие процессы в организации развиваются и совершенствуются вместе с организацией. Они могут быть:

• первичными и производными;
• одноступенчатыми и многоступенчатыми;
• скоротечными и продолжительными;
• полными и неполными;
• регулярными и нерегулярными;
• своевременными и запаздывающими и т. п.

Особенности управленческих процессов зависят как от объективных, так и от субъективных факторов. К первым относятся характер и сфера деятельности организации или подразделения, их структура и другое. Ко второй группе факторов относятся интересы руководства и персонала, а также неформальные связи.

Процесс организации управленческой деятельности

Специфика управленческой деятельности как одного из типов профессиональной деятельности определяется ее основной и общей задачей – необходимостью соорганизации деятельности сотрудников в направлении достижения общих целей компании на основе принципов иерархии .

Управленческая деятельность основана на работе управленческих работников. Численность менеджеров в компании зависит от размера организации, направления ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, финансовых показателей и стадии развития предприятия.

При этом всех управленческих работников организации можно отнести к одной из трех категорий:

• Руководители – занимают наиболее высокую ступень в корпоративной иерархии, руководители компании принимают решения по основным вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.
• Специалисты – выполняют функции, связанные с подготовкой и реализацией управленческих решений, деятельность таких работников сочетает в себе функции управления и исполнения.
• Вспомогательный персонал – осуществляют информационное обслуживание аппарата управления, к таким сотрудникам относятся секретари, ассистенты, кассиры и т. д.

Ментальные ловушки, которые превращают успешного управленца в параноика

Вы можете сказать, что радуетесь проблемам в бизнесе и с нетерпением ждете их? Вряд ли. Тогда прочитайте статью электронного журнала «Коммерческий директор» и узнаете, что для создания и поддержки успешного бизнеса неприятности, даже большие, нужны вам так же, как жизнеспособный продукт или сервис. Не бегите от проблем - научитесь с ними справляться и извлекать из них пользу.

Система управленческих процессов

К элементам системы управления организации относят управленческий труд, который реализуется в определенном результате, его предмет и средства.

Предметом и продуктом труда в управленческих процессах является информация о существующей проблеме и способах ее решения. Исходная информация не всегда может использоваться на практике. Однако в результате обработки она трансформируется в управленческое решение, которое становится основой для конкретных действий.

Управленческие решения формируют определенный организационный порядок, который может гарантировать автоматическое срабатывание многих управленческих механизмов и выполнение управленческих действий без специальных распоряжений. Такая система значительно ускоряет и упрощает работу менеджеров.

Средствами управленческого труда служит все то, что способствует проведению операций с информацией – офисная техника, системы автоматизации, специальное программное обеспечение и рабочие инструменты работников.

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых менеджер подготавливает и реализует отдельные решения. Такой труд относится к категории интеллектуального и может существовать в трех формах:

• эвристическая,
• административная,
• операторная.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по изучению проблем и разработке вариантов их решений – организационных, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера задач он выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд , как правило, относится к функциям руководителей. Он включает в себя такие виды работ, как распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, контроль и координация деятельности подчиненных, их оценка, мотивация , проведение собраний и совещаний, прием посетителей, ведение деловых переговоров, ответы на письма и телефонные звонки партнеров.

Важной особенностью административного труда является целевое управляющее воздействие. По типу такое воздействие может быть приказом, рекомендацией, советом, порицанием или похвалой. По форме воздействие бывает непосредственным или опосредованным, явным или неявным, мягким или жестким. По способу передачи информации целевые управляющие воздействия подразделяются на официальные и неофициальные.

Операторный труд направлен на обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Операторный труд включает следующие функции:

• Документационная – оформление, размножение, сортировка и хранение документов.
• Первично-счетная и учетная – сбор статистической, бухгалтерской и прочей информации о внутренних процессах в организации.
• Вычислительная и формально-логическая – обработка и анализ собранной информации.
• Коммуникативно-техническая – техническое обслуживание систем коммуникации между сотрудниками.

Этапы управленческого процесса

Любой управленческий процесс состоит из фаз. Фаза – это качественно определенная часть управленческого процесса. Переход из одной фазы в другую означает качественное изменение как самого процесса, так и системы, в которой он проводится.

Полное прохождение всех фаз процесса и возвращение к исходному состоянию образует цикл управленческого процесса. В общем случае цикл представляет собой полную совокупность последовательно осуществляемых стадий процесса.

Более узким понятием по сравнению с фазой является понятие этапа. Этапы выделяются только в тех управленческих процессах, которые ориентированы на достижение результатов. Этап управления – это конкретные действия, входящие в управленческий процесс, целью которых является получение планируемого результата. Этапы имеют специфический характер и могут развиваться самостоятельно. Вместе с тем они неразрывно связаны, образуя целостную систему.

Система этапов:

• Сбор и обработка информации, анализ и оценка ситуации.
• Фактически обоснованное прогнозирование наиболее вероятных тенденций и особенностей развития объекта управления за определенный период на основе оценки устойчивых связей и зависимостей между прошлым, настоящим и будущим проекта.
• Выработка и принятие управленческого решения.
• Разработка системы мер, направленных на достижение поставленной цели – планирование .
• Организация управленческих процессов – доведение до исполнителей поставленных задач, правильный подбор ресурсов и постановка задач исполнителям.
• Мотивация и стимулирование исполнителей.
• Учет и контроль управленческих процессов – сбор, обработка и анализ информации о ходе реализации управленческих задач.
• Регулирование – последующее обеспечение оптимального функционирования всей системы управления.

Функции управленческого процесса

Основными целью управленческого процесса является изменение или, наоборот, сохранение управленческой ситуации, то есть совокупности обстоятельств, которые оказывают или могут оказать в будущем положительное или отрицательное влияние на развитие компании . Ситуацию можно оценить с помощью различных показателей:

• длительность,
• острота,
• место и причины возникновения,
• содержание,
• круг участников,
• важность,
• сложность,
• перспективы развития.

Методы управленческого процесса

Наиболее распространенной на сегодняшний день классификацией методов управленческого процесса является их классификация по содержанию. В этой связи выделяют:

• организационные,
• административные,
• экономические,
• социально-психологические методы управления.

Организационные методы призваны создавать необходимые условия работы организации. С их помощью деятельность компании нормируется, регламентируется и обеспечивается необходимыми инструкциями для персонала. К организационным методам управления можно отнести: подбор и работа с кадрами, организационное регламентирование, организационное планирование, организационный инструктаж, организационный контроль, организационный анализ.

Административные методы представляют собой способы воздействия на управляемый объект с помощью приказов, распоряжений, оперативных указаний, контроля над их выполнением, системы административных средств поддержания трудовой дисциплины и других инструментов. При этом основными задачами административных методов является обеспечение организационной четкости, дисциплинированности и эффективности работы руководства компании, поддержание необходимого распорядка в работе предприятия, управление персоналом и реализация принятых решений.

Недостаток административных методов управления заключается в том, что они поощряют исполнительность, но не инициативу. Способствовать проявлению инициативы и ответственности работников должны экономические методы управленческого процесса. В таком случае своевременное и качественное выполнение поставленных задач вознаграждается различными денежными выплатами или при помощи иных методов поощрения.

Социально-психологические методы управления представляют собой специфические способы воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы внутри компании. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду и воздействуют на личность с помощью психологических приемов. Такие методы управления, с одной стороны, должны сформировать благоприятный психологический климат в коллективе, а с другой стороны – раскрыть личные способности каждого работника и помочь его профессиональной самореализации.

Анализ управленческих процессов

Анализ управленческих процессов проводится с целью устранения слабых мест в системе управления организации или для ее реорганизации и радикального обновления. Поводом для проведения анализа может быть недовольство клиентов, неудовлетворительные результаты отчетности, обновление структуры компании в связи с ее расширением либо сокращение этой структуры.

Анализ управленческих процессов включает в себя систематический учет, документирование и оценку процессов по следующим критериям: затраты, фактор времени и качество. Инструментами документирования, которые чаще всего используются на практике, могут быть диаграммы, отражающие ход определенных действий, описания процессов, циклов, мероприятий или графическая сетка процессов.

Одним из самых распространенных методов анализа является метод калькуляции затрат процессов. Расходы , связанные с отдельными элементами управленческих процессов, определяются в рамках комплексной калькуляции затрат по месту их возникновения. Расходы основных процессов вычисляются путем суммирования расходов частных процессов.

При калькуляции частных расходов носителями затрат признаются только определенные расходы, которые возникли в организации. Если качественные расходы невозможно закрепить непосредственно по носителям затрат, тогда они переходят в производственный продукт.

Модели управленческих бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которые помогают в реализации работ или услуг для клиента. В деловой литературе бизнес-процесс часто представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, реализующих в совокупности определенную цель производственной деятельности, которая осуществляется в рамках заранее определенной организационной структуры.

Характерными для компаний бизнес-процессами являются выполнение заказа, разработка продукта, управление компанией, доставка продукции. На практике в каждой компании существуют типичные для ее сферы и взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, цель которых заключается в создании и реализации продуктов и услуг.

Бизнес-процессы в компаниях могут различаться по разным параметрам. К таким параметрам относят:

• Вид деятельности : производственный процесс или оказание услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт, оказания услуг – нематериальный.
• Вид выполнения : оперативные, то есть выполняемые процессы, или диспозитивные процессы, такие как планирование, управление.
• Создание стоимости : прямые, изменяющие объект (монтировка), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (транспортировка).
• Комплексность : макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).

Введение

II. Основные этапы процесса управления

III.Типология процесса управления

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность изучения данной темы, на наш взгляд, непосредственно связана с тем обстоятельством, что процесс управления, хотя и играет в организации вполне определенную роль, тем не менее, как бы пронизывает всю организацию, касаясь и затрагивая практически все сферы ее деятельности .

Однако, необходимо отметить, что при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации, можно с достаточной степенью четкости установить границы деятельности, которая составляет содержание процесса управления.

Определенную специфику имеет процесс управления и внутри самой организации. О. С. Виханский и А. И. Наумов в своих рассуждениях подчеркивают, что позиции управления внутри самой организации в основном определяются тем предназначением и той ролью, которую призвана реализовать та или иная организация. Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, которое формирует и приводит в движение ресурсы организации для достижения определенных целей .

Управление как процесс формирует и изменяет, когда это необходимо внутреннюю среду организации, представляющее собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

Предмет исследования представляет собой управленческий процесс.

Объект исследования – содержание управленческого процесса.

Исходя из всего вышесказанного, целью данной работы является необходимость охарактеризовать содержательную составляющую процесса управления.

Достижение данной цели, на наш взгляд, предполагает решение следующих задач:

1. Осветить содержание процесса управления.

2. Выделить и охарактеризовать основные этапы процесса управления.

3. Классифицировать процесс управления.

В процессе написания данной работы нами были использованы следующие методы:

1. Анализ источников и используемой литературы.

2. Сравнительный метод.

Данная работа была написана с использованием нормативных источников и учебной литературы.

I . Содержание процесса управления

Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей.

В. Р. Веснин подчеркивает, что управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации .

Он подчеркивает то обстоятельство, что данные управленческие процессы совершенствуются вместе с развитием самой организации.

Он также заостряет внимание и на том, что управленческие процессы содержат как жесткие, формальные элементы, такие как правила, процедуры, официальные полномочия, и достаточно мягкие, как стиль руководства и организационные ценности. Целью конкретного управленческого процесса, как подчеркивает автор, является изменение или наоборот сохранение существующей управленческой ситуации, то есть совокупности тех обстоятельств, которые оказывают, или в будущем могут оказать влияние на развитие самой организации.

О. С. Виханский и А. И. Наумов в своих рассуждениях подчеркивают, что управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий.

Они указывают на ту особенность процесса управления, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности (см. рис.1).

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, по мнению О. С. Виханского и А. И. Наумова, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов .

Однако, несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 году А. Файоль, для процесса управления внутри организации характерно наличие, в общем – то однородных видов деятельности.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что, по мнению О. С. Виханского и А. И. Наумова, что для процесса управления характерно функциональное содержание. То есть авторы считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основные функции управления:

1) планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению;

2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками, а также установление взаимодействия между ними;

3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;

4) контроль, который заключается в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы .

На существование функциональной составляющей как содержательной стороны процесса управления заостряет внимание и Л. Е. Басовский. Он определяет процесс управления как непрерывную последовательность взаимосвязанных действий по реализации функций планирования, организации, мотивации и контроля .

Существуют и иные определения содержательной составляющей процесса управления.

По мнению А. И. Орлова и В. Н. Федосеева, термин «процесс управления» обозначает совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей .

В. Зигерт дает такое определение: «Управление – это такое руководство людьми и такое использование средств, которое позволяет выполнять поставленные задачи гуманным, экономичным и рациональным путем» . К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.

Более того, целеполагание – одна из основных обязанностей менеджеров, особенно первых руководителей.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что среди авторов – теоретиков в области менеджмента не сложилось единой точки зрения по вопросу трактовки содержательной стороны процесса управления.

Тем не менее, анализ приведенных трактовок показывает функциональную направленность в рассмотрении содержания процесса управления.

II . Основные этапы процесса управления

Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.

По нашему мнению процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволит выявить как закономерности процесса управления, так и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.

Исходя из всего вышесказанного, можно определить этап процесса управления как совокупность управленческих оп6ераций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью и отражает необходимость их существования .

Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.

Схематично данный процесс представлен на рис.2

Иной взгляд на рассматриваемую проблему содержится у О. С. Виханского и А. И. Наумова .

По мнению данных авторов, логическая схема процесса управления имеет следующий вид. Исходным началом развития процесса управления является появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.

Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи – реакции, которая должна привести к развитию процесса управления.

По мнению авторов, возможно появление трех типов реакции, которые наиболее рельефно выделяются из всего многообразия отличающихся отдельными нюансами реакций, встречающихся в реальной практике преобразования управления.

Первый тип – попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основные внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения, на их устранении.

Второй тип – стереотипный подход к решению возникающих задач. Это чаще всего попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным такого рода стереотипным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.

КАК ИСПОЛНЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ) СЛУЖБЫ

Управленческий процесс - это юридическая, процессуальная сторона управленческой дея­тельности.

У системы государственно-административного управления как лю­бой другой есть два состояния - статичность и динамика. Собствен­но, и понятие «власть» - политическая или административная - от­ражает всего лишь абстракцию, которая материализуется только в процессе, во властеосуществлении.

В данном разделе рассматриваются закономерности процесса ад­министративного управления, процессуального исполнения граждан­ской службы, последовательно анализируются системообразующие процедуры управленческой деятельности - нормотворческой и нормоприменительной, принятия управленческих решений и контроля за их обеспечением.

Тема 15. Административный процесс: новые подходы к пониманию

Концептуальные основы

Административный процесс как исполнение государственной службы. Виды административного процесса

Роль управленческих процедур в механизме административного управления

Административное производство: его место в административно-управлен­ческом процессе и структура

Проблемы упорядочения административно-управленческого процесса

Концептуальные"основы

Процесс (с лат. Ргocessus - продвижение, прохождение) - тер­мин, который употребляется в узком, юридическом смысле и широ­ком, общепонятном.

В юридическом значении процесс - это порядок рассмотрения дел в административных органах (административный процесс, адми­нистративное дело) или в суде (судебный процесс, судебное дело, су­допроизводство).

Как общеупотребимое слово, процесс - продвижение, последова­тельная смена состояний, тесная связь закономерно следуемых друг за другом стадий развития, представляющих непрерывное единое движе­ние.

Как понимать это слово в сочетании с государственным управле­нием, т.е. процесс государственного управления? Очевидно, только в широком, общеупотребимом смысле - как непрерывное государст­венно-управляющее воздействие, проявляющее динамику взаимосвя­зей, взаимодействий, воздействий всех (статичных) компонентов сис­темы госуправления (органов, кадров, актов, решений, принципов, методов и т. д.) в совокупности видимых (положительных и отрица­тельных) результатов их влияния на общественную систему. Можно сказать, что процесс государственного управления - это форма жиз­ни системы госуправления, ее функционирование.

Процесс государственного управления проявляется через отноше­ния и деятельность государственных органов (должностных лиц), ко­торые базируются на нормах публичного права, всех его отраслей, но при этом существуют отношения и деятельность в управлении, не урегулированные нормами права, которые реализуются в порядке ус­мотрения как субъективное право. Таким образом, процесс госуправ­ления имеет два основания: профессионально-квалификационное управляющее воздействие и правовое воздействие (юридический про­цесс) - это вся палитра, динамика управления. С процессом государ­ственного управления нельзя отождествлять управленческий процесс.

Управленческий процесс - это та часть процесса госуправления, ко­торая регламентируется нормами права и результатом имеет юридиче­ские последствия; это отношения и действия конкретных государст­венно-административных органов (и их должностных лиц), динамика которых зиждется на нормах права: материальных и процессуальных; это юридическая, процессуальная сторона управленческой деятельности. Таким образом, понятия «управленческий процесс» и «управленческая деятельность» близкие, но не совпадающие. Разберемся в этом более основательно.

Управленческий процесс, отражая динамическую, действенную, практическую сущность управления, представляет собой совокупность последовательных действий, процедур, регулирующих поведение объ­екта управления. В результате осуществления этих действий формиру­ются управленческие отношения, достигаются цели, реализуются функции, принципы и методы управления, определяется (достигается) его эффективность.

При осуществлении любой властной управленческой деятельности органы государства обязаны руководствоваться правовыми установле­ниями, практически использовать предписания нормы права для раз­решения конкретных вопросов управления. Причем одновременно не­обходимо обращаться как к материальным установлениям, так и к процессуальным, чтобы разрешить вопрос законно и оптимально, достичь необходимых социальных результатов.

В то же время управление в своей динамике (т. е. процесс управле­ния - не отождествлять с управленческим процессом!) нельзя рас­сматривать только через совокупность процедур, только как техноло­гию, которые имеют немаловажное значение для качества управления, НО не исчерпывают его содержания. Более правильной является ха­рактеристика процесса управления в контексте его социальной сущ­ности: в какой степени в нем отражены потребности и возможности общества предупреждать и разрешать возникающие противоречия, осуществлять права и свободы, интересы граждан. Без учета этого даже самая передовая технология не может исключить опасности бю­рократизации управленческого процесса, превращения системы управления в «вещь для себя». Процесс управления, таким образом, это целостная управленческая деятельность субъектов управления (ор­ганов исполнительной власти и должностных лиц), осуществляемая как действия, урегулированные нормами права (управленческий про­цесс), так и действия, не регламентированные правом. Процесс управления как управленческая деятельность необходимо сочетает ад­министрирование с политикой, предполагает способность управленцев разрабатывать управленческие решения, организовывать работу исходя из общенародных, общегосударственных интересов.

В управленческой деятельности нельзя не замечать политическую составляющую. В современной западной и российской политологии активно разрабатывается подход к определению административной по­литики как одному из видов (разновидностей) управленческой деятель­ности, связанной с выражением и защитой значимых интересов госу­дарства, социальных групп и слоев общества, индивидов, интеграцией различных слоев населения, гармонизацией их интересов и рациона­лизацией возникших противоречий и т.д. - т.е. по управлению со­циально-политическими процессами. Можно дать определение адми­нистративной политике как спланированной на основе конституцион­но-законодательных норм программы, обозначающей цель, ценности и практические шаги. Любая диспропорция в развитии общества, лю­бая трудность в решении конкретных проблем становится политиче­ской управленческой проблемой, ибо ее решение затрагивает интересы многих людей и зависит от власти и тем более, если для ее решения необходимо ломать, изменять существующие управленческие структу­ры, нормы и технологии (процедуры).

Процесс управления - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.

Управленческий процесс объединяет в себе такие моменты как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте.

Предметом и продуктом труда в управлении является информация; в первом случае она - «сырая», а поэтому не может применяться на практике; но она служит основой подготовки решения, то есть преобразования информации, которой можно руководствоваться для осуществления конкретных действий.

Преобразованная информация приобретает самостоятельное существование и может накапливаться (кто не видел груду документов на столе!), что приводит к усложнению процесса управления, усилению господства прошлых решений над текущими. Последнее, правда, в определенной степени полезно, так как порождает так называемый организационный порядок, обеспечивающий автоматическое срабатывание управленческих механизмов и выполнение соответствующих действий без специальных распоряжений. Однако он ограничен, так как не в состоянии подчинить и координировать все организационные элементы.

Средствами управленческого труда является все то, что способствует осуществлению операций с информацией - от компьютеров, телефонов до авторучки и бумаги. При этом выделяют: средства составления документов (принтеры, диктофоны и пр.); средства обработки и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы); средства группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки); средства выполнения вычислительных операций; средства оперативной связи; мебель.

Управленческий труд, как и инженерный, конструкторский, исследовательский и пр., относится к категории труда умственного, осуществляемого человеком в виде нервно-психических усилий. Он существует в трех основных формах: эвристического, административного и операторного.

Эвристический труд сводится к совокупности действий по анализу и изучению тех или иных проблем, стоящих перед организацией, и разработке на основе этого различных вариантов их решений - управленческих, экономических, технических. В зависимости от сложности и характера самих проблем этот труд выполняется руководителями и специалистами.

Административный труд является уделом в основном руководителей. Он связан с выполнением таких видов работ, как текущая координация деятельности подчиненных, их контроль, оценка, мотивация, распорядительство (доведение в устном и письменном виде принятых решений до исполнителей), инструктирование, обмен информацией (осуществляется в процессе проведения собраний и совещаний, приема посетителей, ведения деловых переговоров, ответов на письма и телефонные звонки, обхода рабочих мест).

Операторный труд направлен на техническое обеспечение производственных и управленческих процессов необходимой информацией. Он включает такие работы как документацион-ная (оформление, размножение, сортировка, и хранение различного рода документов); первично-счетная и учетная (сбор статистической, бухгалтерской и иной информации о производственных, хозяйственных, социальных и иных процессах, протекающих в рамках организации); коммуникативно-техническая, вычислительная и формально-логическая (последовательная обработка собранной информации и осуществление на ее основе и по заданному алгоритму, расчетов необходимых для принятия решений).

Этот труд выпадает на долю специалистов и технических исполнителей. Часть его, строго говоря, не относится к умственному, поэтому для ее обозначения иногда используют термин «нефизический труд».

Процесс управленческого труда состоит из элементарных действий, или операций, то есть однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.

Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными, например, слушание, чтение, говорение, контактирование, наблюдение за действиями различных устройств, мышления и т.п.

Самостоятельный комплекс операций по обработке информации (сбора, изучения, анализа, формулировке выводов, их оформлению), заканчивающихся определенным по форме и содержанию результатом в виде устного сообщения или документа (справки, приказа, письма и пр.), получил название работы.

Управленческие работы различаются по целевому назначению (предвидение, активизация, контроль); по конкретному содержанию (исследования, планирование); по периодам (стратегические, тактические, оперативные); по этапам (целеполагание, анализ ситуации, определение проблемы, поиск решения); по направленности (внутрь или во вне организации); по сферам (экономическая, социальная, технологическая); по объектам (производство, персонал); по формам и методам осуществления; по организационной роли (дифференцирующие и интегрирующие); по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, и творческие); по степени сложности. Остановимся подробнее на последней, поскольку для управленческого труда она является едва ли не главной характеристикой.

Сложность управленческого труда обусловливается несколькими обстоятельствами. Во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связей между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов.

Во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции.

Наконец, в-третьих, сложность управленческого труда определяется степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать. Менеджер, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.

По содержанию управленческие работы бывают: коммуникационными (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки); распорядительными и координационными (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и выдача заданий, инструктирование); контрольно-оценочными (проверка своевременности и качества выполнения заданий); аналитико-конструктивными (изучение информации и подготовка решений); информационно-техническими (с носителями информации) на которые уходит 10- 15% рабочего времени; первично-счетными и учетными.

Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, получила название управленческой процедуры. Процедура должна отражать цель работы, используемые и разрабатываемые документы, их содержание, порядок прохождения.

Способ выполнения управленческих операций и их элементов в оптимальной последовательности при рациональном распределении между исполнителями с учетом их квалификации и затрат времени называется управленческой технологией.

Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.

В основе управленческих технологий лежат производственные и информационные потоки, а также совокупность знаний о методах и приемах действий управленческих работников по выполнению управленческих операций.

Технологии управления должны быть минимально сложными и трудоемкими. Рассмотрим их более подробно.

Линейная технология. Характеризуется строгой последовательностью отдельных фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом. Такая технология используется в типовых элементарных случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели, например, при управлении движением поездов, работой оборудования и пр.

При невозможности точно оценить положение дел, выделить ключевую проблему и наметить однозначную цель, технология управления может быть разветвленной. Решения разрабатываются в этом случае параллельно по нескольким линиям, вследствие чего желаемый результат достигается их совокупностью, или одним, но имеющим многоаспектный характер. Обычно это имеет место в сфере научных исследований.

Технология управления по отклонениям, возникшим на предыдущей фазе, исходит из того, что частично последние вообще не требуют корректировки; частично их преодоление и внесение изменений в управленческий процесс возможно силами самих исполнителей; и лишь при их значительной величине необходимо вмешательство руководителя. Такой подход позволяет не отвлекать его на пустяки и дать возможность сосредоточиться на главных проблемах. Однако он требует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к формализации и бюрократизации процесса управления.

Технология управления по ситуации применяется, когда процесс управления осуществляется в условиях высокой неопределенности. Она предусматривает действия, исходящие из складывающихся обстоятельств, подстройку под них, с тем, чтобы наиболее эффективно обеспечить решение существующих проблем; обычно это имеет место в сложных экономических условиях. Фазы управленческого процесса здесь часто независимы друг от друга, и менеджер принимает оперативные решения на основе постоянного наблюдения и анализа за изменениями, которые происходят во внешней и внутренней среде организации.

Технология управления по результатам заключается в том, что при отсутствия достаточной определенности ситуации и расплывчатости конечной цели, после каждой фазы, в зависимости от степени достижения запланированных результатов на предыдущей, происходит уточнение последующих управленческих действий. Такая технология часто применяется, например, при управлении войсками в боевых условиях.

Технология управления по целям близка к предыдущей, но ориентируется на стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, сформулированных работниками совместно с непосредственными руководителями и зафиксированных в специальном документе.

Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но невозможности точно оценить ситуацию или проблему. Тогда решение разрабатывается, исходя из цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуации. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности перспектив.