Текстовые и языковые нормы делового стиля. Языковые нормы в официально–деловом стиле речи Лексические нормы. Текстовые нормы официально-делового стиля

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Вспомним то, что говорилось в предыдущем параграфе: официально-деловой стиль обслуживает нашу деятельность в сфере официальных (официально-деловых) отношений. Так вот, начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы уже трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане — мыслительное — лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Что же такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа — заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др. Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение документа.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них — заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику отдела доставки
почтового отделения 127018
Мельниковой А. Н.
Петрова Бориса Ивановича,
проживающего по адресу:
1-й Стрелецкий переулок,
дом 3, кв. 119, телефон......

10.06.96 Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, — доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией — подписью должностного лица и печатью организации. Схема расположения реквизитов доверенности:

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Куликова Пелагея Михайловна, проживающая по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 12, доверяю Шашковой Александре Ивановне, проживающей по адресу: ул. Чернышевского, дом 3, квартира 19, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причитающуюся мне за ноябрь 1995 года пенсию.

15.10.95 Куликова

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют — наряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее — нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра играет роль пускового механизма, включающего действие конкретных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает некий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно различать по степени жесткости / гибкости организации: в зависимости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по меньшей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-матрицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Известно, что пародия является тонким инструментом передачи сущности любого пародируемого явления. В связи со сказанным приведем такую пародию на документ (доверенность) в «Записных книжках» И. Ильфа:

«Дано сие тому-сему (такому-сякому) в том, что ему разрешается то да сё, что подписью и приложением печати удостоверяется.

За такого-то.

За сякого-то.

Учреждение «Аз есмь».

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текстов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.

Такая жесткость организации текста (и соответственно перевес постоянных элементов текста над переменными) может приводить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам. См., например, сказку В. Шукшина «До третьих петухов», где черт пытается выяснить у Ивана, какая же справка тому нужна:

— А какую справку, Ваня? Они разные бывают... Есть о наличии, есть об отсутствии, есть «в том, что», есть «так как», есть «в виду того, что» — разные, понимаешь? Какую именно тебе сказали принести?

— Что я умный...

— Не понимаю. Диплом, что ли?

— Справку.

— Но их сотни, справок! Есть «в связи с тем, что», есть «несмотря на то, что» есть...

2. Второй тип текста представляет собой образец-модель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу — при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последовательности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. приведенную выше схему заявления, с единственным по существу «творческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойственным деловой речи материалом. Приведем пример из романа В. Тублина «Доказательства»:

В Совет старейшин острова Итаки
от Одиссея, царя,
проживающего на
Козьем холме, 15

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне долгосрочный отпуск без сохранения содержания на предмет участия в Троянской войне с 1 июня с. г.

Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем (подробно они рассматриваются в). Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа.

Ужесточение образца-модели может приводить к превращению текста документа в образец-матрицу. Ср., например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только одним параметром (а) фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста. Ср. довольно обычное для детективно-милицейского жанра литературы изображение того, как пишется объяснительная записка:

«— А вас, Зоя Геннадьевна, я попрошу все, о чем мы говорили, изложить письменно.

— Хорошо. Я сделаю, только как?

— Возьмите бумагу, ручку... Так... Прекрасно... В правом углу пишите: „Начальнику ОББ, подполковнику Данилову И. А.“ Написали?.. Прекрасно... Далее — от кого... Так... Теперь посредине листа: „Объяснение“... Отлично... „По существу заданных мне вопросов могу сообщить следующее. С гражданкой Валиевой 3. В., проживающей...“ Так... Далее — все как было» (Эд. Хруцкий. Четвертый эшелон).

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяется характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости организации текста — фиксация переменной информации как заполнение пробела; на другом — предел степени свободы организации текста — обязательность лишь «шапки» документа.

Культура русской речи / Под ред. Л.К. Граудиной и Е.Н. Ширяева — М., 1999

Введение

Общая характеристика официально-делового стиля

Текстовые нормы делового стиля

Заключение

Введение

Русский литературный язык - это нормированная и кодифицированная форма существования русского языка.

Норма - это оценка носителями языка тех или иных фактов в качестве правильных или неправильных, допустимых или недопустимых, уместных или неуместных.

Система норм литературного языка является общеобязательной, кодифицированной (закрепленной). В эту систему входят частные нормы: произношения; словоупотребления; написания; формообразования; правильные; образцовые. При этом литературные нормы осознаются как обязательные.

Для понятия делового стиля и конструирования заданного текста необходимо иметь представление о функциональных стилях (типах) русского языка, так как он выполняет определенную функцию в речи, которая обусловлена как лингвистическими факторами, т.е. совокупностью стилистически значимых языковых средств, так и экстралингвистическими (не языковыми) факторами общения.

Языковой стиль характеризуется «совокупностью признаков, часть из которых своеобразно, по-своему, повторяется в других стилях, но определённое сочетание которых отличает один языковой стиль от другого». Так, разговорный стиль используется в обыденной речи, в беседе, в непринужденной обстановке. В книжной речи используются: научный стиль; публицистический стиль; деловой стиль; художественный стиль.

Необходимо отметить, что существует тесная спаянность использования того или иного стиля и ситуации общения, типа мышления (логико-понятийный, познавательно-оценивающий, информационный, эмоциональный), содержания речи и цели (сообщение информации, воздействие и т.д.), не допускающая возможности свободного выбора стиля. А несоответствие стиля ситуации, типу мышления, содержания речи и ее цели используется поэтому в пародиях.

Все сказанное свидетельствует об актуальности изучения современного русского литературного языка и его норм.

Цель данной работы: кратко охарактеризовать текстовые нормы официально-делового стиля.

литературный деловой дипломатический язык

1. Общая характеристика официально-делового стиля

Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Основная форма реализации делового стиля - письменная.

Важнейшие функции этого стиля - сообщение и воздействие - реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, деловая переписка, заявления, расписка и др. Этот стиль называют еще административным, так как он обслуживает сферу официальных, деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название - деловая речь - свидетельствует о том, что этот стиль - самый древний из книжных стилей, его истоки - в деловой речи эпохи Киевского государства, в котором юридические документы (договоры, «Русская правда», различные грамоты) создавались уже в Х веке.

Это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Соотношение «официально-деловая ситуация - соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу - ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

Среди стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания. Но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер. Типичной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов - клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Не случайно в деловой практике используются готовые бланки, которые нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников.

Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов (близких к однозначным) специальных средств языка; таковы, например: постановление, резолюция - в канцелярском подстиле, истец, ответчик - в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение - в дипломатическом. По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте - при наличии в нем более одного существительного того же рода - может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

В целом же, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль характеризуется рядом общих черт:

) сжатость, компактность изложения, «экономное» использование языковых средств;

) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише;

) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особой лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, в частности аббревиатур;

) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счёт, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и т.п.);

) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

) слабая индивидуализация стиля.

Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации.

В следующей главе рассмотрим текстовые нормы официально-делового стиля.

2. Текстовые нормы делового стиля

Официально-деловой стиль, в сфере административно-правовой и административно-хозяйственной деятельности, в судопроизводстве, где имеет место отчётность, документация, письменная речь отмечается двойственной природой: ей свойственны конкретность содержания и абстрактность средств выражения.

Окраской официально-делового стиля обладают лексические и фразеологические единицы языка. Для лексики официальной речи характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, бухгалтерских, спортивных и т.д.). Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока;

) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

В официально-деловом стиле из ряда синонимов выбираются такие, которые выражают волю законодателя: разрешить, запретить, воспрещается, обязать, постановить, указать, назначить и т.д. Это определяет «долженствующе - предписующий» характер речи, выдержанный в официально-деловом стиле. Многие из слов выступают в антонимических парах: права - обязанности, действие - бездействие, оправдательный - обвинительный, правовой - противоправный и др.

Деловые тексты отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях (вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость и т.п.). К ним (вносятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, акт гражданского (состояния), акт неповиновения, подписка о невыезде и др.). Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, «Жигули» и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Вот некоторые слова и словосочетания устойчивого состава (канцеляризмы): уведомить - уведомление, препроводить - препровождаться, настоящий - в значении «этот», истец, протокол, жилищный найм. кассационная жалоба, прокурорский надзор, единовременное пособие и т.д. Среди этих слов и словосочетаний немало принадлежащих профессиональной (юридической и дипломатической) терминологии: акт, полномочия, взимание, юридическое лицо, отозвать, отзыв, пользоваться иммунитетом, подлежать юрисдикции, аккредитующее государство и т. д.

Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов, учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (Совбез, ВДВ, МЧС, ВВС, НИИ, ДЭЗ, ЛДПР, ЯЗ, ЧП, СНГ, ГВМУ МО РФ, Минфин, Минздрав), а также к сокращениям (неликвид, нал (черный), федерал и т.п.). Как видно из примеров, в числе их немало новых слов, эта часть лексики постоянно обновляется, пополняется.

Морфологические черты официально-деловой речи определяются в значительной мере ее именным характером: в ней наблюдается абсолютное преобладание имен при незначительном использовании глаголов. Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, прилагательных в сравнительной и превосходной степени. К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов), использование которых объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования:

) существительные - названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова; бухгалтер, директор, лаборант, почтальон, контролер и др.);

) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф);

) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

В официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент инфинитива, чтобы как можно точнее выразить волю законодателя: Должностные лица обязаны в установленные сроки рассматривать предложения и заявления граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

При назывании лица в официально-деловом стиле употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, чтобы точно обозначить «роли» участников ситуации: ответчик, квартиросъёмщик, наниматель, читатель, опекун, усыновитель, истец, свидетель и т. д. Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в форме мужского рода и в том случае, когда они относятся к лицам женского пола: работник милиции Смирнова, ответчик Прошина и др.

Из словообразовательных моделей существительных широко представлены отглагольные образования, в том числе на -ние, иногда с префиксом не- -.несоблюдение. непризнание, решение, исполнение.

Показателен отбор местоимений в деловой речи: здесь не употребляются личные местоимения я, ты, он, она, они (в силу полного отсутствия индивидуализации речи, конкретности, точности высказывания). Вместо указательных местоимений (этот, тот, такой и т.п.) используются слова данный, настоящий, соответствующий, известный, указанный, вышеуказанный, нижеследующий и др. Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо и т.п.).

Отметим, что для характеристики глаголов в официальной речи также важен именной ее строй: это определяет высокую частотность глаголов-связок (является, становится, осуществляется), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного глагола с существительным, называющим действие (оказывать помощь, проводить контроль, осуществлять заботу и т.д.). В сравнении с другими книжными стилями деловой имеет самую низкую частотность глаголов: она на каждую тысячу слов равна 60, в то время как в научном стиле она составляет 90, а в художественной речи - 151. Предписующий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего, описательного типов речи над повествованием, рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными существительными.

Среди семантических групп глаголов, представленных в этом стиле, главная роль отводится словам со значением долженствования: следует, надлежит, вменяется, обязуется и отвлеченным глаголам, указывающим на бытие, наличие: является, имеется. Например: «Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны доставлять содержание лицам, фактически их воспитавшим, если последние являются нетрудоспособными и нуждающимися в помощи и не могут получить содержания от своих детей или супругов».

В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов - причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению, внести предложение, рекомендовать, изъять из употребления и т.д.). Формы настоящего времени глагола выполняют функцию предписания: Предприятия несут ответственность за...; Наниматель отвечает за имущество (такие глагольные формы времени называют «настоящим предписания»).

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8-10), например: … «штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве»;

) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: результаты деятельности органов налоговой полиции…;

) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер речи (Жалобы подаются прокурору; Перевозка грузов производится). В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (По конкурсу зачислено... Принято 10 больных; Зарегистрировано 120 заявлений; Срок выполнения заказа продлевается при условии...).

Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по линии сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения. Эти синтаксические клише - специфическая черта официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических построений необходимо для выражения типовых ситуаций. Они облегчают и упрощают составление типовых текстов.

В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные союзы, чем подчинительные (закон, устав предписывает, а не объясняет, доказывает). В то же время характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане.

В целях достижения лаконизма и точности в деловом стиле часто употребляют параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).

Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении. Это вызвано требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли в деловых текстах.

Из синтаксических конструкций, имеющих окраску официально-делового стиля, отметим словосочетания, включающие сложные отымённые предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также сочетания с предлогом по и предложным падежом, выражающие временное значение: по возвращении, по достижении.

Простые предложения в официально-деловом стиле часто осложняются однородными членами, количество которых может доходить до 8-10 и более, что обусловлено необходимостью исчерпать предмет сообщения, например: В пределах своих полномочий местное самоуправление обеспечивает комплексное экономическое и социальное развитие на своей территории; осуществляет контроль за соблюдением законодательства расположенными на этой территории предприятиями, учреждениями и организациями вышестоящего подчинения; координирует и контролирует их деятельность в области землепользования, охраны природы, строительства, использования трудовых ресурсов, производства товаров народного потребления...

Во многих жанрах официально-деловых текстов широко представлены инфинитивные конструкции со значением долженствования, например: Указанные решения должны быть объявлены для всеобщего сведения.

Синтаксису официально-делового стиля известно «нанизывание родительного падежа», т.е. употребление сложных словосочетаний с несколькими зависимыми компонентами в форме родительного падежа без предлога.

Требованием логичности и аргументированности изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций. Имеется в виду большая употребительность сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия), продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции), дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего). Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации. В зависимости от сферы употребления официально-деловой стиль подразделяется на подстили:

) дипломатический, связанный с международными отношениями, реализующийся в текстах коммюнике, ноты, конвенции, меморандума, международного соглашения;

) законодательный (юридический ), связанных с деятельностью государственных органов, представленный в текстах закона, конституции, указа, устава, гражданских и уголовных актов;

) административно-канцелярский , используемый в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, протоколы и т.д.).

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи. Выделяются три вида:

) документы, которые без стандартной формы теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке, о рождении, аттестат зрелости, диплом);

) документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства их использования составляемые по определенному образцу (ноты, договоры и т.п.);

) документы, не требующие при их составлении обязательной заданной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма). Впрочем, и для этих видов деловых бумаг разработаны определенные стандарты, которые облегчают делопроизводство.

При ряде различий эти подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам. Многообразие жанров в официально-деловом стиле дает основание выделить в его составе официально-документальные и обиходно-деловые жанры ; в первых представлены особенности языка дипломатии, законов, во вторых - служебной переписки, деловых бумаг.

Отметим языковые черты официальных документов, принадлежащих к разным жанрам. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, Кодекса законов о труде, Кодекса законов о браке и семье и т.д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебнойдеятельностью граждан и т.д.: законодательство, кассация, конституция, подсудность, правоспособность, приговор, прокурор, судопроизводство, судоустройство, улики, юрисдикция; возложить ответственность, в отмену постановления, в развитие постановления, впредь до особого распоряжения, вступить в силу, в целях содействия, выписка из приказа, довести до сведения, исполнять обязанности, командировочное удостоверение, органы власти.

Характерной чертой законодательного подстиля является употребление специальных сочинительных союзов: а равно, равно как, а также, как... так и. Здесь отмечается преимущественное использование косвенной речи (прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в устной судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда). Способ изложения в законодательном подстиле - директивный.

Специфической является также лексика и фразеология дипломатических документов : аккредитовать, вербальная нота, верительная грамота, вольный город, демарш, дипломатическая неприкосновенность, дипломатический корпус, коммюнике, консульская конвенция, морской атташе, поверенный в делах, прелиминарный договор, преамбула, ратификация, ультиматум и т.п. Значительная часть этой лексики носит интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании: персона грата, персона нон грата, статус-кво.

В языке дипломатических документов, в литературе, связанной с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания с более или менее свободным значением входящих в них элементов. Сюда можно отнести такие словосочетания, как: всеобщее разоружение, международный контроль, мирное сосуществование государств с различным социальным строем, неприкосновенность государственных границ, принцип невмешательства во внутренние дела других государств, укрепление мира и безопасности и т.п.

Экспрессивную окраску приобрели употребляемые в переносном значении словосочетания: холодная война, поджигатели войны, выразительны также сочетания политика с позиции силы, балансирование на грани войны и др.

Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости. Используются также выражения, связанные с этикетом и представляющие собой общепринятые формулы вежливости: Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует своё почтение посольству... и имеет честь сообщить; Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моём весьма высоком уважении и т.п.

Язык административно-канцелярского подстиля заслуживает особого внимания, поскольку такие деловые бумаги, как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас. Однако назначение административно-канцелярского подстиля шире, чем составление обиходно-деловой документации. Сфера функционирования канцелярского подстиля - это административно-ведомственные отношения, с которыми связаны различного рода канцелярии, ведающие служебной перепиской, оформлением документации. У административно-канцелярского подстиля две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка).

Административно-канцелярский подстиль включает в себя много жанров. К ним относятся так называемые подзаконные (то есть издаваемые на основании и во исполнение законов) документы, выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, циркуляры, приказы, распоряжения), и договорные документы, а также различная канцелярская документация: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка и т.п. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на «экономию» языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный банк России, Государственная налоговая инспекция. Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др.); наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг (входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваиваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа &nbso;- «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве), реквизиты (обязательные элементы служебного документа), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т.д.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой переписке. Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен.

Заключение

Таким образом, официально-деловой стиль - это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.

Для официально-делового стиля характерны отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения. В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля - это языковые штампы, или так называемые клише; чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться.

Официально-деловой стильвыделяет две разновидности: официально-документальный стиль и обиходно-деловой стиль.

В свою очередь, в первом можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов, и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями.

В обиходно-деловом стиле различаются по содержанию, жанрам и по характеру используемых языковых средств служебная переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги - с другой. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного, гражданского, уголовного права, кодексов законов о труде, законов о браке и семье и т.д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан и т.д.

Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и важными чертами:

) полнота и точность изложения, исключающая возможность инотолкований;

) четкость и конкретность формулировок, что обусловливается основной функцией - четко информировать о бесспорных положениях и фактах;

) языковой стандарт. Эти черты находят свое выражение: в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических); в оформлении деловых документов.

Среди стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты - придают ему в целом консервативный характер.

Список используемой литературы

1.Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие / Л.А.Введенская, Л.Г.Павлова, Е.Ю.Кашаева. - Ростов н/Д: Феникс, 2001. - 448 с.

.Водина Н.С. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник-практикум / Н.С.Водина, А.Ю.Иванова. - М.: Наука, 2006. - 320 с.

.Голуб И.Б.Русский язык и культура речи: Учебное пособие / И.Б.Голуб. - М.: Логос, 2002. - 432 с.

.Зверева Е.Н. Основы культуры речи: Теоретический курс / Е.Н.Зверева. - М.: Изд. Центр ЕАОИ, 2008. - 219 с.

ГЕРМАНСКИЕ ЯЗЫКИ

ТЕКСТОВЫЕ И ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Н.В. Алонцева, С.Б. Томашевич

Кафедра иностранных языков Филологический факультет Российский университет дружбы народов ул. Миклухо-Маклая, 6, Москва, Россия, 117198

В статье анализируются лексические, грамматические и стилистические особенности официально-деловых текстов; определяются основные стилистические черты данных текстов.

Ключевые слова: официально-деловые документы, лингвистические особенности, унификация, точность, логичность, лаконичность.

Официально-деловая речь обслуживает сферу сугубо официальных отношений, и тексты, функционирующие в официальном формате, отражают положение дел в правовой и административной сферах. Официально-деловой способ изложения находит применение в административно-канцелярской документации, законодательных актах, дипломатических документах.

В своей совокупности документы выступают в качестве средства управления поведением человека, коллектива, организации и регламентирования общественных, государственных актов и действий. Особая прагматика официально-деловых текстов проявляется в обязательном взаимодействии прямой и обратной связи по схеме: директива - исполнение, устав - выполнение, резолюция - последующая реализация, деловое письмо - ответ, заявление - реакция.

Тексты официально-деловых документов отличаются унификацией, стандартизацией, точностью, логичностью, лаконичностью. Как известно, унификация - это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме. «Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Смысловая точность и стандартизация официально-деловых текстов достигается посредством корректного использования слов, форм и конст-

рукций, которые наиболее адекватно выражают нужное значение и которые невозможно заменить другими лексическими единицами, грамматическими формами, конструкциями. «Точность изложения присуща практически любому формату общения» . Однако для официально-деловых документов соблюдение точности является особенно важным. Точность официально-деловой документации - это точность словоупотребления, конкретность содержания при абстрактности, типизированности, «штампованности» средств выражения.

Стандартизация проявляется в официально-логическом способе изложения, точнее, в строгой формально-языковой организации текстовой структуры документов, именуемой в стилистике «узуально-стилевым комплексом» . Вся структура официально-делового текста, или композиция - это последовательность расположения его составных частей - аспектов, различия между которыми сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц (далее - ЯЕ) в контексте документа. При этом значимость имеют и способы связей предложений и частей в тексте (лексические, морфологические, синтаксические), т.к. только во взаимодействии средства языка и способы связей составляют узуально-стилевой комплекс, или план выражения рассматриваемых текстов. Кроме того, стандартизация предполагает соблюдение дистанции между партнерами по коммуникации - отправителем и адресатом деловой информации - в императивно-волевой тональности, чем определяются социально-ролевые отношения партнеров. Иерархия этих отношений такова, что содержательная информация текстов, отмеченная у отправителя волевым началом, предписывает адресату необходимость соответствующего действия или поведения. Стандартизация и обязательность придают тексту характер официально-делового документа и переводят с его помощью человеческие отношения в деловое общение.

Исследуемая в статье официально-деловая документация соотносится с определенной сферой общественной деятельности, «ведающей внутри государства межгосударственными отношениями» , обладает своими текстовыми нормами в соответствии с видом документа данной сферы. Цель, тематика и направленность информационного содержания текста документа приобретают свое адекватное оформление в зависимости от типа. Поэтому, как отмечают лингвисты, интерпретация содержания невозможна без изучения внутренней и внешней формы текста в плане характерных для него языковых средств использования, т.е. типов языковых единиц, отражающих специфические субъектно-объектные отношения, пространственные и временные признаки. Формально-логический способ выстраивания информации, характерный для официально-деловых документов, базируется на отборе языковых средств, способных обеспечивать содержательную сторону того или иного вида документа. Экстралингвистические факторы (цель, тематика документа, его направленность и т.д.) требуют отбора таких языковых средств, которые обеспечили бы полноту содержания того или иного вида документа.

Международная документация разграничивается по функциям: 1) информативные документы: меморандумы, записки, отчеты, сообщения, заявления, доклады, обзоры, рабочие документы сессий; 2) регламентирующие документы: уставы, конституции, правила процедур, конвенции, договоры (письма-договоры, ноты-договоры), акты, пакты, соглашения, кодексы; 3) итоговые документы: резолюции, декларации; 4) резюмирующие документы: протоколы заседаний, резюме прений .

Нереально полагать, что текст каждого документа должен иметь только свои, т.е. специфические для него языковые средства. В действительности могут прослеживаться лишь отдельные закономерности в употреблении той или иной лексики, предпочтении каких-то грамматических форм, оборотов, конструкций, в количественных пропорциях и т.д. .

С целью выявления языковых средств, используемых в официально-деловых текстах для фиксации соглашений сторон об установлении каких-либо отношений и регулирования этих отношений, нами были проанализированы 1000 текстов международных договоров (резолюций - 700, конвенций - 300). Общий объем проанализированного фактического материала составил свыше 6000 страниц.

Проведенный нами языковой анализ текстов на английском и русском языках позволяет сделать следующий вывод: в официально-деловых текстах используется общеупотребительная, специальная (под специальной лексикой в данной статье понимается лексика, имеющая закрепленный вариант в официально-деловых текстах на английском и русском языках), а также собственно терминологическая лексика. Общеупотребительная лексика (to take into account - принять во внимание, with a view to - с целью, in accordance with - в соответствии с, a great deal of - много) преобладает над специальной (undersigned plenipotentiaries - полномочные представители, equally authentic - равно аутентичный, denounce - денонсировать) и собственно терминологической (offer - оферта, financial contribution - финансовый вклад, immovable and movable property - недвижимое и движимое имущество, trust territory - территория, находящаяся под опекой). Эмоционально окрашенная книжная лексика используется для придания тексту характера директивности и официальной патетичности и торжественности. Например: Aware that the task of the United Nations to save future generations from the scourge of war requires transformations towards a culture of peace... Сознавая, что задача Организации Объединенных Наций избавить грядущие поколения от бедствий войны требует перехода к культуре мира... «Разговорная же лексика в целом для данных текстов неприемлема» . Эмоционально окрашенная лексика в целом не характерна для международных договоров, хотя этот лексический слой (придающий документам торжественность и значимость) используется в некоторых типах документов. Например, в преамбулах уставов (устав ООН, др.): We, the peoples of the United Nations, determined to save succeeding generations from the scourge of war, which twice in our lifetime has brought untold sorrow to mankind, and to reaffirm faith in fundamental human rights, in the dignity and worth of the human person, in the equal rights of men and women and of nations large

and small... Мы, народы Объединенных Наций, преисполнены решимости избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и вновь утвердить веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и женщин и в равенство прав больших и малых наций...

Специальная лексика придает международным документам официальность, строгость, однозначность и стереотипность. В документах специальная лексика может быть представлена следующими тематическими группами: полное и точное название документа (resolution - резолюция, declaration - декларация); название органов, принимающих международный договор (General Assembly - Генеральная Ассамблея, Security Council - Совет Безопасности); лексика, связанная с заключением договора, его подписанием, ратификацией, парафированием, вступлением в силу (equally authentic - равно аутентичные, enter into force - вступать в силу, instrument of ratification or accession - ратификационная грамота или документ о присоединении); начальные слова, вводящие логический контекст (acknowledging - отмечая, bearing in mind - принимая во внимание, convinced - будучи убежден(а), deeply regretting - выражая глубокое сожаление, calls upon - призывает, reiterates - вновь подтверждает, stresses - подчеркивает). Следует отметить, что специальная лексика оформляет фон международных документов и всегда употребляется в номинативном значении.

Терминологическая лексика в различных типах документов представлена неодинаково. Более широкое применение она получает в информативных текстах (доклад, отчет) и в регламентирующих текстах (конвенции). Наименьшее применение - в уставах, правилах процедуры, резолюциях и декларациях. Следует отметить, что частотность потребления терминологической лексики в самих регламентирующих документах также зависит от типа документа: в конвенциях терминология представлена наибольшим числом, а в уставах ее использование ограничено.

Одна из главных особенностей употребления терминологической лексики в регламентирующих документах - разнообразие научно-технических терминов в договорных текстах. Причина этого явления кроется в увеличении количества международных договоров по вопросам, касающимся ядерной физики, квантовой механики, онкологии, кибернетики; охраны окружающей среды. Например: legal proceedings, судебное разбирательство; trust territory, подопечная территория; financial resources, денежные ресурсы и т.д.

Широко используются в текстах международных документов латинские (contra pacem, inter alia, ipso jure, par passu, pro rata) и французские (compromis d"arbitrage, charge d"affaires, voir dire) заимствования. Сохранение и употребление их в текстах связано с традициями, сложившимися в ходе развития истории заключения международных договоров. Латинский язык широко использовался в средние века, французский язык - с конца XV в. Употребление латинских и французских выражений в большей степени зависит от тематики рассматриваемого вопроса, чем от типа документа. В юридических и торгово-экономических документах по-

добные заимствования употребляются чаще, чем в документах, посвященных научно-техническим либо политическим вопросам. Например: The model legislation could contain provisions to provide for jurisdiction, inter alia... Типовое законодательство могло бы содержать положения, предусматривающие наличие юрисдикции, позволяющей, inter alia... Использование заимствований придает документам особую официальность. Они употребляются в документах «как клише, как единое целое, иногда инородное по природе» . При сравнении аутентичных текстов на английском и русском языках обнаруживаются разные способы передачи данных заимствований: 1) полное сохранение в русском языке: ad hoc committee - ad hoc комитет, ex-gratia payment - выплата ex-gratia; 2) транслитерация: ad valorem duties - адвалерные пошлины; 3) перевод: - right in persona - относительное право, right in rem - абсолютное право.

Следует отметить, что в текстах международных договоров широко используются сокращения, которые упрощают репрезентацию материала и помогают читателю лучше воспринимать и осмысливать главную мысль в документе. В случае заимствования из иностранного языка русское сокращение представляет собой транслитерацию иностранной аббревиатуры. Например: ФАО (Продовольственная и сельскохозяйственная организация) - FAO (Food and Agricultural Organization). Сокращение также может быть образовано от русского эквивалентного названия, например: ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) - WIPO (World Intellectual Property Organization), MOT (Международная организация труда) - ILO (International Labour Organization).

Качественное изменение общественной жизни и процесса управления ведет к увеличению объема и количества официально-деловой документации. Вследствие этого использование в документах лексико-грамматических единиц с «учетом особенностей официально-деловой речи ведет к уменьшению количества неясностей и разночтений в текстах этих документов» .

ЛИТЕРАТУРА

Алонцева Н.В. Лексико-грамматические особенности дипломатических текстов официально-делового стиля // Вестн. Мин. гос. лингвист. ун-та. Сер. 1. Филология. - 2003. - № 11. - С. 7-15.

Алонцева Н.В. Формирование у студентов-юристов учебно-профессиональной компетенции на английском языке // Вестник РУДН. Серия «Вопросы образования: Язык и специальность». - 2008. - № 2. - С. 76-82.

Винокур Т.Г. Употребление языка как основной предмет стилистики // Стилистика русского языка: Жанрово-коммуникативный. аспект стилистики текста / В.Н. Виноградова, Т.Г. Винокур, Л.И. Еремина и др.; Отв. ред. А.Н. Кожин. - М.: Наука, 1987. - С. 18-27.

Ермошин Ю.А. Обучение специалистов в области международных отношений профессиональному дискурсу (жанр официальных публичных выступлений): дисс. ... канд. пед. наук. - М., 2010.

Калюжная В.В. Стиль англоязычных документов международных организаций. - Киев: Наук. думка, 1982.

Петрищева Е.Ф. Функциональная и стилистическая дифференциация речи. Стилистика рус. яз., 1987.

Вестннк Py^H, cepua numeucmuKa, 2012, № 1

TEXTUAL AND LINGUISTIC NORMS OF OFFICIAL DOCUMENTS

N.V. Alontseva, S.B. Tomashevich

Chair of Foreign Languages Faculty of Philology Peoples" Friendship University of Russia Mikluho-Maklaya str., 6, Moscow, Russia, 117198

The article focuses on the lexical, grammatical and stylistic features of the official texts. The main stylistic features of the official texts are determined.

Key words: official documents, linguistic peculiarities, unification, accuracy, consistency, laconism.

Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание.

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление - все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка»*. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

* Словарь сочетаемости слов русского языка. /Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морковкина - М., 1983.

приказ - издается

контроль - возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад - устанавливается

выговор - объявляется

порицание - выносится

архив - создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию - имеют, замещают

совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

Использование терминов. Термин (от лат terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Одно из отличительных свойств специальной лексики, или терминологии, - наличие единственного и четкого значения. Недопустима замена термина близким по смыслу словом.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложенные в документах двух различных организаций:

Страхователь - физическое или юридическое лицо, уплачивающее страховую премию.

Страхователь - юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы.

Безусловно, второй вариант более удачен. Первое определение недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких случаях выплачиваются деньги. Кроме того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».

Данный пример весьма показателен: в обоих документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.

Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи.

Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.

Плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos - «сам»);

в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца);

150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);

главная суть («суть» - это и есть главное).

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология (греч. tauto - тот же, logos - слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».

Различение паронимов (греч. para - возле, при; onyma - имя). Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом - влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:

оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Орфография

Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила, известные каждому школьнику).

Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса -ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио - река), Сьерра-Невада (сьерра - горная цепь), Йошкар-Ола (ола - гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство. Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:

Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.

Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие - со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке - сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);

2) названия месяцев (янв.);

3) телеграфные сокращения (тчк);

4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);

6) текстовые сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);

7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

8) обращение г-н (господин) и некоторые другие.

Чтобы уточнить написание общепринятых сокращений, можно воспользоваться словарем сокращений русского языка.*

* Новый словарь сокращений русского языка. - М., 1995.

Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию.

Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым.

Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян.

Мягкий знак отбрасывается: сельский - сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический - метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. - тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор., лесохоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

Сокращения - названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия - пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух - во множественном числе. В 2000 г. В 1990-1999 гг.

Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

«Рубль» сокращается до руб. (реже р.).

Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам.*

* См.: ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - П. 4.12. Сокращения.

Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма P.S. (от лат. post scriptum - после написанного) в деловой переписке не употребляется.

Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ - существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!

Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанавливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о - на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыто).

Установление рода аббревиатур происходит постепенно, по мере их внедрения в широкий оборот, через стадию колебаний в роде.

Грамматика (морфология)

К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).

Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

Ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

Вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

Благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительное в дательном падеже!).

Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах.

Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо

Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо

Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо

Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо

Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо)

Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо

Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо

Различать что-либо и что-либо - отличать что-либо от чего-либо

Уплатить за что-либо - оплатить что-либо

Склонение сложных составных слов. Развитие языка не останавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человеческого общения. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее в жизни людей лексика - словарный состав языка. Любое новое явление в области политики, науки, искусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так возникают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго.

Один из путей образования новых слов - сложение. Соединяться могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хозяйство = сельскохозяйственный), части основ (туристическая + + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский выставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложение целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потребность в составном наименовании нового объекта, соединяющего в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др.

Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как склоняется состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу-лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту?

Во-вторых, бывает непросто выбрать форму сказуемого или определения при подлежащем, выраженном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка?

Эти вопросы нельзя отнести к числу окончательно решенных. Речь идет об относительно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неизбежные разночтения.

Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последовательность действий:

1) установить, сколько частей слова склоняется;

2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм - у меня нет платья-костюма - у нее появилось новое платье-костюм);

3) если склоняется только вторая часть, грамматический род определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто).

Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос - обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены словарем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «диван», слово летчик-космонавт - в статье «летчик»; при этом информация о склонении отсутствует. Полезным может оказаться «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает затруднения, приводятся в форме как именительного, так и родительного падежа; при необходимости указывается также грамматический род: «генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать, кресла-кровати, ср.»*

* Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. М., 1984, с. 108, 239.

Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия «Практическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь рекомендует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим, т.е. концентрирует в себе основное содержание понятия: «... ведущим... является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая - более широкое понятие)... Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли уточняющей)...»*.

* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М., 1974, с. 230.

Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета» - издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Прочитать в «Роман-газете».

Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных слов К.С. Горбачевич - автор пособия «Нормы современного русского литературного языка». Он различает составные и слитные слова. Сами названия указывают на разницу между типами двойных терминов:

В составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);

Слитные сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор)*.

* Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка, изд. 3-е. - М„ 1989, с. 148.

Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.

В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов:

В составных сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати - ср. р., встреча-банкет состоялась);

В слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира).

Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон-ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в целом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Склонение числительных. В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»:

С двумястами рублями - с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным.

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами

Груз весом в тысячу пятьсот тонн

но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.

Грамматика (синтаксис)

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

Действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика - отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Расщепленное сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист.

Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...»*.

* Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. - М., 1974, с. 202.

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата.

Согласование сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа:

В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.

При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека».

Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении большого количества.

Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.

Нам требуется шестьсот тонн топлива.

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу).

Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят.

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.

Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления.

При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа.

В этом случае действует не инструкция, а постановление.

Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов.

При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа:

И тот и другой способны на это.

Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа.

Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль.

Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

Вчера получено письмо.

Вчера письмо получено.

Письмо получено вчера.

Письмо вчера получено.

Получено письмо вчера.

Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 - на факте его получения, в 3 и 5 - на времени получения.

Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Дело в том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к сией станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа». Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Запомните: деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым; осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отредактированном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал к сией станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа».

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Вы имеете право сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором». Но недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором». Второе предложение - безличное: в нем есть сказуемое - «кажется», но отсутствует подлежащее. Деепричастный оборот здесь нельзя использовать и его тоже следует заменить придаточным предложением: «Когда читаешь эту книгу, кажется...».

Исходя из этих грамматических норм, отредактируем предложения, взятые из официальной документации.

Неправильно: «Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильно: «После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха».

Неправильно: «Изучая проблемы транспорта, нами были получены следующие результаты...». Правильно: «Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты...».

Нанизывание косвенных падежей. Длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) - одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными.

В свое время против засилья отглагольных существительных и нанизывания падежей горячо выступал К.И. Чуковский. Об авторе тяжелых и невразумительных словесных конструкций он писал:

«Ему все еще неведомо элементарное правило, запрещающее такие длинные цепи родительных: «Дом племянника жены кучера брата доктора».

С творительным канцелярского стиля дело обстоит еще хуже. Казалось бы, как не вспомнить насмешки над этим творительным, которые так часто встречаются у старых писателей.

У Писемского: «Влетение и разбитие стекол вороною...»

У Герцена: «Изгрызение плана оного мышами...».*

* Чуковский К.И. Живой как жизнь // Чуковский К.И. Соч. в 2 т. - Т. 1. - М., 1990, с. 592.

Необходимо избегать подобных конструкций: они далеко не всегда смешны, но во всех без исключения случаях затемняют Смысл текста. Редактор обязан безжалостно вычеркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения.

Неправильно: «Для выполнения требования повышения качества образования...».

Правильно: «Чтобы повысить качество образования...».

Неправильно: «Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями».

Правильно: «Мы согласились с решениями, которые приняли наши коллеги».

Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Как уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.

Сравните предложения:

«В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

«В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором - сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более ясным.

Со сложными предложениями могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреблять. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля - сложное предложение, состоящее из двух частей.

Кроме того, следует помнить, что недопустимо соединение в одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и придаточных предложений.

Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».

Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».

При использовании сложноподчиненных предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. Рассмотрим пример:

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также была ли ему выдана справка».

Очевидно, что подтвердить можно лишь какой-либо факт. Любая конструкция с союзом «ли» предполагает не констатацию факта, а постановку вопроса и не может сочетаться с глаголом «подтвердить».

Правильный вариант:

«Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также указать, была ли ему выдана справка».

Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология - все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата - это и компьютерная, и языковая грамотность.

Композиция документа

Композиция (от лат. compositio) - это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Для примера проанализируем фрагмент из приказа Госкомвуза:

2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Госкомвуза России перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов-победителей конкурса грантов, сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

Не требует доказательств тот факт, что разобраться в содержании приказа непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и огромное число существительных. В то же время специфика жанра приказа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. Что же может предпринять редактор, столкнувшись с такой проблемой? Расставить абзацные отступы. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:

2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Госкомвуза России:

Перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов - победителей конкурса грантов;

Сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Госкомвуз требует представить в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика.

Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности. Но это окупается сторицей; из-под вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст; общение. которое обслуживается официальными документами, делается более плодотворным.

Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:
1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;
2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);
3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.
Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.
На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).
Рассмотрим некоторые из них.
Создание нормативной базы для организации собственников жилья.
Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.
Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».
Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.
Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества,
Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,
И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон . Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.
Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.
Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.
Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.
Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:
гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.
Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:
Представить
1) предъявить, сообщить (представить список сотрудников, представить доказательства);
2) познакомить с кем–либо (представить коллективу нового работника);
3) ходатайствовать (о повышении, о награде) (представить к очередному званию);
4) составить, обнаружить (представить значительную ценность).
Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию).
Другой вид речевой избыточности – тавтология (от гр. tautologia от tauto – то же самое + logos – слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения.
Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.

Грамматические нормы

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.
Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и:

Особо нужно сказать о форме «договор – договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.
Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:
1) названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);
2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов).
Предложные сочетания с временным значением – «после чего–нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».
Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.
Обосновать – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить – кого? чем?
Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

Синтаксические нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.
Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.
Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:
Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах...
(в пределах чего?)
Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только , но и ; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.
При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:
1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.
При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту №...
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:

Похожая информация.