Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования). Электронный (цифровой) документооборот на предприятии: что это, каковы его преимуще

Электронный документооборот

Электронный документооборот -- система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Кроме того, электронный документооборот -- высокотехнологичное решение проблемы повышения эффективности работы любых организаций, в первую очередь проектных, конструкторских, строительных, научных, ремонтных и обслуживающих.Автоматическое отслеживание перемещения потоков информации внутри предприятия, а также порядка передачи конфиденциальных сведений позволяет значительно снизить трудозатраты делопроизводителей. Сквозной контроль исполнения на всех этапах работы способствует своевременной подготовке документации и существенному повышению качества работы исполнителей.

Информационные компьютерные технологии образуют основу решений, обеспечивающих централизованный автоматизированный обмен знаниями и позволяющих извлекать из всех доступных источников лишь необходимую информацию.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) -- автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на читаемые человеком документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Электронная цифровая подпись, электронная подпись и цифровая подпись (понятия, отличия). Электронная цифровая подпись (понятие, виды, особенности и пределы использования)

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.

Документ, заверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП), считается принадлежащим соответствующей Стороне, если он подписан ЭЦП.

ЭЦП предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;

Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев;

Доказательное подтверждение авторства документа. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.;

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для участия в электронных аукционах, а также подписи документов для участия в торгах государственных закупок.

Центр сертификации формирует закрытый ключ и собственный сертификат, формирует сертификаты конечных пользователей и удостоверяет их аутентичность своей цифровой подписью. Также центр проводит отзыв истекших и компрометированных сертификатов и ведет базы выданных и отозванных сертификатов.

Электронная подпись (ЭП) -- реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭП. В России федеральным законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 г. наименование «электронная цифровая подпись» заменено словами «электронная подпись» (аббревиатура -- «ЭП»).

Виды электронных подписей:

В ст. 5 Закона об электронной подписи установлены следующие виды электронных подписей, которые регулируются Законом: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. Указанные виды идентификации участника правоотношений в сфере электронного документооборота отличаются по надежности и сложности получения.

В новом Законе установлено, что простой электронной подписью является такая подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом (п. 2 ст. 5).

Для усиленных электронных подписей в Законе предусмотрены более строгие требования. Так, неквалифицированная электронная подпись должна отвечать следующим признакам:

1) получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

Эти признаки разработчики Закона об электронной подписи взяли из Директивы ЕС N 1999/93/ЕС (п. 2 ст. 5).

1) получен квалифицированный сертификат, в котором указывается ключ проверки такой электронной подписи;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в Законе об электронной подписи.

Цифровая подпись -- это блок данных, сгенерированный с использованием некоторого секретного ключа. При этом с помощью открытого ключа можно проверить, что данные были действительно сгенерированы с помощью этого секретного ключа. Алгоритм генерации цифровой подписи должен обеспечивать, чтобы было невозможно без секретного ключа создать подпись, которая при проверке окажется правильной.

Цифровые подписи используются для того, чтобы подтвердить, что сообщение пришло действительно от данного отправителя (в предположении, что лишь отправитель обладает секретным ключом, соответствующим его открытому ключу). Также их можно использовать для удостоверения (сертификации - to certify) того, что документ принадлежит определенному лицу.

Цифровая подпись также включает в документ отметку времени; по сути это означает, что время подписания документа является частью этой подписи. Поэтому если кто-то попытается изменить документ, при проверке подписи это будет обнаружено. Некоторые почтовые программы, например Exmh или KMail, включенная в KDE, предоставляют возможность подписывать документы с помощью GnuPG прямо в интерфейсе программы. Используются два типа цифровых подписей: clearsigned (явно подписанные) документы и detached signatures (отдельно подписанные). Оба типа подписей включают одинаковую степень защиты подлинности, и не требуют от получателя расшифровывать всё сообщение.Цифровую подпись в цифровых документах ставят в тех же случаях, что и в бумажных.

Цифровые подписи помогают удостоверить следующее:

Подлинность - цифровая подпись помогает гарантировать, что поставивший подпись -- тот, кем он является в действительности.

Целостность - цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не менялось и не подделывалось после ввода цифровой подписи.

Неотрекаемость - цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. «Отказ» означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.

Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Цифровая подпись является действующей.Это значит, что сертификат данной цифровой подписи является действующим (не просроченным).Лицо или организация, поставившая цифровую подпись, именуемая издателем, является законным владельцем цифровой подписи;

Сертификат цифровой подписи выдан издателю компетентным Удостоверяющим центром.

Правовой статус документов с ЭЦП по российскому законодательству

Принятый Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи, новый Закон) существенным образом изменяет правовое регулирование отношений, связанных с подписанием электронных документов. Ранее данные отношения регулировались исключительно Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон об ЭЦП), который перестанет действовать с 01.07.2012, однако сертификаты электронных цифровых подписей (далее - ЭЦП), выданные в соответствии с этим нормативным актом, можно будет использовать и далее.

Закон об ЭЦП в принципе не позволяет выдавать сертификаты ЭЦП юридическим лицам - при том, что именно эти участники оборота чаще используют электронные документы. Закон об электронной подписи устраняет это ограничение, что должно способствовать более широкому распространению электронных подписей в России.

Расширяется и сфера действия электронных подписей, которые теперь можно использовать не только при совершении гражданско-правовых сделок (п. 2 ст. 1 Закона об ЭЦП), но и при оказании государственных и муниципальных услуг, а также "при совершении иных юридически значимых действий" (ст. 1 Закона об электронной подписи).

Закон об электронной подписи вступил в силу 08.04.2011г.,допускает применение любой информационной технологии средств шифрования и любых криптографических технических устройств, если они соответствуют определенным требованиям надежности (п. 2 ст. 4 Закона).

В настоящее время проблема, связанная с автоматизацией обмена информации в компаниях, стала одной из самых распространенных в нашей стране. Электронный документооборот представляет собой современную технологию, которая позволяет не только развиваться, но и значительно упрощать все процессы на предприятии.

Для разных компаний упорядочение информации представляется по-разному, для одних это – главный инструмент в управлении персоналом, для других – непосредственно сам продукт, который получается в процессе производства. При этом выбор конкретной системы зависит от назначения данных, представляемых в бумажном виде.

Что такое автоматизация документооборота и в чем состоят ее достоинства?

Электронный документооборот – это такая информационная система, которая способствует более рациональному и простому пользованию данными компании. В нее включены такие составляющие, как соответствующее программное обеспечение, электронная почта, дающая возможность оперативно связываться с подчиненными, интернет и много другое. Для каждой организации этот комплекс может состоять из различных компонентов.

Главными достоинствами электронного документооборота перед его аналогом – бумажным, являются:

1. Поиск нужных файлов по многочисленным критериям.
2. Осуществление регистрации производственной документации.
3. Составление отчетов организации по итогам ее деятельности.
4. Возможность применять шаблоны для составления рабочих документов.
5. Передача информации и управление персоналом посредством корпоративной почты.
6. Осуществление наблюдения и контроля над правильным выполнением обязанностей сотрудников.
7. Возможность распределить права для доступа в определенные сегменты системы в зависимости от полномочий работника.

Помимо этого, не менее важным преимуществом ведения документации в электронном виде является то, что руководство компании может сократить штат тех специалистов, которые ведут работу с бумагами. В случае возникновения необходимости в перестройке системы предприятие сможет с легкостью переделать существующие требования к данному процессу или изменить какие-либо условия.

Как подготовить организацию к переходу от бумажной к цифровой документации?

Итак, с вопросом, что такое электронный документооборот, все понятно. Теперь необходимо разобраться, чем же должная обладать организация, и какие меры ей следует предпринять для перехода на новую систему.

Чтобы внедрить документооборот в электронной форме на предприятии, необходимо создать не только условия с технической точки зрения, но и обучить новой работе всех сотрудников и перестроить производственный процесс в компании.

В том случае, если для бизнес-процесса не требуются особые изменения, информационная система начнет намного быстрее и качественней функционировать, не нарушая при этом сроки решений каких-либо организационных вопросов.

Если компания планирует внедрение СЭД, то ей нужно осуществлять все постепенно, а по истечению какого-то времени уже получится полноценная система. Предварительным этапом для внедрения такого комплекса является создание автоматизированного делопроизводства, если такого не имеется. Данная мера даст возможность не только легче перенести изменения в организации, но и обучить сотрудников работе с документацией, которая будет представлена в электронной форме.

Именно психологическая, а не техническая составляющая этого вопроса представляет наиболее значимый фактор, влияющий на всю последующую деятельность предприятия. Помимо этого, немаловажным моментом является установка программного обеспечения, приобретенного у одного производителя, так как при этом перестройка всех процессов, связанных с оформлением и ведением документов, перенесется намного проще и качественней.

Основные требования к электронному документообороту на предприятии – это:

1. Наличие компьютерной техники, для которой имеется возможность установить необходимое программное обеспечение.
2. Все работники предприятия, выполняющие обязанности в сфере документооборота, должны владеть собственными ПК.
3. Наличие средств связи между трудовым коллективом (электронная почта).
4. Создание специальных подразделений для обслуживания всей системы.
5. Готовность руководящего состава компании к применению электронно-цифровой подписи вместо привычной собственноручной.

Задачи электронного документооборота

Онлайн-документооборот призван выполнять большое количество задач.

1. В первую очередь, такая система необходима для более эффективного управления и наблюдения за деятельностью всей организации и отдельных сотрудников.
2. Она способна быстро обеспечить весь коллектив, в том числе руководящий состав предприятия, оперативной информацией при возникновении потребности в ней.
3. Кадровая гибкость – еще одна цель, на которую направлен электронный документооборот. Она означает, что деятельность каждого отдельного работника можно отследить по хранящейся в системе всей информации о выполнении его обязанностей.
4. Компания имеет возможность подводить итоги своей деятельности путем протоколирования результатов, что позволяет анализировать все процессы и находить «слабые» места.

Актуальность электронного документооборота также связана и с отсутствием бумажной волокиты. После внедрения соответствующей системы предприятию не придется хранить большие объемы информации и выделять для этого специальные помещения. Организация при этом сможет существенно сэкономить свои бюджетные средства, которые могут пойти, к примеру, на расширение производства. Нет необходимости и в найме сотрудников на определенные должности, которые должны заниматься передачей документов или их постоянным составлением.

Электронно-цифровая подпись как средство для упрощения бизнес-процессов на предприятии

В настоящее время каждая современная компания должна иметь у себя такие элементы в организации деятельности, как электронный документооборот и электронно-цифровая подпись. Данный аналог собственноручной подписи должен присутствовать в обязательном порядке, если предприятие точно решило переходить на безбумажное сопровождение производства.

Электронно-цифровая подпись представляет собой основной элемент любого документа, составленного в электронной форме. Эта составляющая обеспечивает необходимый уровень безопасности всей системе и файлам. Формирование такой подписи осуществляется за счет криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа. Этот способ дает возможность идентифицировать того человека, который владеет сертификатом ключа подписи. Помимо этого, применение такого средства позволяет провести проверку документа на наличие каких-либо ошибок и создать условия, когда подписавшееся лицо не имеет права отказаться от определенного документа.

Для чего применяется электронно-цифровая подпись в компаниях?

Основными целями, на которые направлено внедрение на предприятии, являются:

1. Подтверждение подлинности документа.
2. Идентификация подписавшегося лица.
3. Обеспечение неотказуемости от подписи.
4. Датирование документации. Для этого применяется специальный штамп, на котором расположены время и дата создания того или иного файла.

В современном мире автоматизация всех бизнес-процессов в организациях не представляет собой новое направление в предпринимательской деятельности. Главным инструментом в такой системе является электронный документооборот, внедрение которого должно стать первостепенной задачей для каждой развивающейся компании. Данный комплекс позволяет значительно упростить все производственные, организационные и управленческие вопросы. Помимо этого, система дает возможность бизнесменам существенно сэкономить средства из бюджета предприятия, поскольку для работы с электронным документооборотом не требуется обеспечивать компанию большим штатом сотрудников.

Тем не менее, для внедрения подобной системы фирма должна создать определенные условия для правильного функционирования комплекса. К ним относится не только соответствующее техническое оснащение, но и приобретение ПО, для работы с которым потребуется также и обучение трудового коллектива. Важным моментом является и защита электронного документооборота, для создания которой используется такой элемент, как электронно-цифровая подпись. Если организация учитывает все вышеперечисленные моменты, то она может быть уверена, что производственная и управленческая деятельность станет намного проще и результативней.

Что такое электронный документооборот: Видео

Технический прогресс затронул все области профессиональной деятельности человека, предложив на смену старым методам работы новые современные подходы. Одними из таких универсальных открытий стал электронный документооборот, электронно цифровая подпись, позволяющие решать разнообразные задачи движения документов с момента их создания до завершения исполнения.

Что такое эцп?

Цифровое факсимиле представляет собой электронное подобие собственноручной подписи. Оно создается с помощью специальных математических алгоритмов и систем криптографического шифрования. Эта сложная конструкция на выходе трансформируется в закодированную строку, которую потребитель видит как стандартный реквизит. Эцп для электронного документооборота носит такой же юридический статус, что и оригинал. Правомерность цифровой подписи закреплена соответствующим Федеральным законом № 1 «Об электронной цифровой подписи».

Структура цифровой подписи

Электронное факсимиле обладает довольно специфической системой построения, состоящей из функциональных и защитных элементов программирования. Так, классическая эцп для эдо обязана содержать в себе:

• сертификат, подтверждающий соответствие открытого ключа электронной печати владельцу данного сертификата;
• открытый ключ, проверяющий подпись (тот же пароль);
• закрытый ключ, активизирующий ЭП и разрешающий заверять электронные документы.

Оба ключа работают только в тандеме, при двустороннем задействовании. Также оригинальная электронная подпись поддерживается специальным удостоверяющим центром, следящим за ее неизменностью и сохранностью.

Как и где использовать?

Эцп для документооборота разработана в целях защиты документа от подделывания и позволяет с легкостью устанавливать его авторство или легальность. Способ применения факсимиле несложный и выполняется в заданной последовательности. Чаще всего цифровая подпись применяется для:

• электронной отчетности в госорганах;
• актов выполненных работ;
• накладных;
• договоров и сделок на малые денежные суммы.

Используется активно и эцп счетов-фактур, способствуя оперативности пересылки оригинальных документов контрагенту, оптимизации работы с документооборотом и снижению расходов на его организацию. Исключением, где цифровая подпись не применяется, является свидетельство о праве наследования и акты, создаваемые только в единичных экземплярах.

Преимущества ЭЦП

• Защита документа от подделки и несанкционированного просмотра.
• Обеспечение целостности информации.
• Определение аутентичности документа и его автора.
• Сокращение время оформления бумаг.
• Полноценная замена рукописной подписи.
• Легальность.

Качественная электронная подпись для документооборота, купить которую можно в профильном центре регистрации, гарантирует безопасность и эффективность всего документационного вращения.