У ип есть штатное расписание. Какая информация приводится в штатном расписании. Создание формы документа

Все ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны вести штатное расписание, ИП без сотрудников — не должны.

Что за расписание такое

На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.

Например, сейчас для нормальной работы в кофейне вам нужны: 1 управляющий, 2 бариста, 2 кассира и 1 уборщица. Это вы и показываете в штатном расписании + у кого какой оклад с надбавками.

Вот пример:

А на деле у вас могут трудиться только 1 бариста Вася и 1 кассирша Маша — остальных вы ищете.

Самого ИП в штатном расписании не показываете.

И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом . Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.

Как штатное расписание делает сотрудников равными

По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста.

Какую форму штатного расписания выбрать

Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3 . В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.

Как изменить штатное расписание

Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом . С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Где найти штатное расписание в Эльбе

В Эльбе можно скачать только бланк штатного расписания по форме Т-3 в разделе Сотрудники справа.

В Эльбе можно вести учёт сотрудников и кадровые документы

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

ИП на УСН составляет штатное расписание, е сли у него есть наемные работники. Пример заполнения, образец и советы по оформлению штатки есть в статье.

Штатное расписание ИП применяют для оформления организационной структуры, состава и численности работников (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Штатное расписание для ИП: обязательно или нет

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатка должна быть у всех работодателей. Однако нет и документов, отменяющих практику составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

позволяет определиться с количеством сотрудников, денежными суммами на их содержание и организационной структурой;
может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ позволил упростить кадровый документооборот ИП и отказаться от локальных актов, нормы которых есть в типовых трудовых договорах. Значит, от правил трудового распорядка, положения об оплате труда и о премировании, графиков сменности и т. п. Однако индивидуальному предпринимателю оформлять придется. Правда, только в том случае, если он привлекает для работы наемный персонал. ИП без работников штатное расписание не нужно.

Есть вопрос
Когда ИП вправе отказаться от локальных актов?

Чтобы отказаться от локальных кадровых документов, ИП придется подписать со всеми сотрудниками трудовые договоры по типовой форме (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ, постановление Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858).

Перейти на типовые договоры и отменить локальные акты вправе предприниматели, у которых:

в 2016 году не было работников;
в 2016 году среднесписочная численность не превышала 15 человек, а доход — 120 млн руб.

Кроме того, такое право есть у предпринимателей, которые применяют патентную систему или зарегистрировались в 2017 году (ст. 4 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ).

Как составить штатное расписание для ИП

Разберемся, как штатное расписание для ИП на 2017 год оформить по всем правилам.

Штатное расписание для ИП на упрощенке бывает унифицированным или свободной формы, разработанной предпринимателем. Унифицированная форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В собственном бланке должны быть обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Унифицированную форму надо заполнять полностью. Например, графы «Разряд» и «Надбавка», если в отношении той или иной должности предусмотрен разряд, а также выплата премий или надбавок. В графе 3 отразите разряд по должности (при наличии). В графе 5 - зарплату в соответствии с системой оплаты труда. В графах 6-8 «Надбавки» укажите стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению ИП (например, связанные с режимом или условиями труда). При этом показатели в графах 5-8 могут быть выражены не только в денежном эквиваленте - в рублях, но и в других единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т. п.).

Штатка - документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами ИП уже после утверждения расписания.

Почасовая оплата труда . Когда сотрудникам установлена почасовая оплата труда, зарплата определяется в соответствии с квалификацией и количеством отработанных часов. Если ИП применяет унифицированную форму, в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» - «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует .

Совместители. По общему правилу в штатном расписании следует указать все единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

Смотрите, каким должно получиться штатное расписания для ИП на УСН (пример оформления, образец).

Пример:

Штат индивидуального предпринимателя составляет 10 человек. Месячный фонд зарплаты - 200 000 руб. В штат, в частности, входят:

главный бухгалтер (оклад 25 000 руб.);
менеджер по продажам (оклад 20 000 руб.);
водитель (оклад 15 000 руб.) и т. д.
ответственный за ведение кадрового учета - главный бухгалтер А.С. Глебова.

Образец штатного расписания для ИП — ниже.

Штатное расписание ИП (образец заполнения)

Как ИП на упрощенке утверждает и меняет штатное расписание

Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). После этого штатное расписание должен утвердить предприниматель.

Изменения в документ можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Штатное расписание ИП — локальный нормативный акт, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников со штаткой не обязательно.

Проконсультируйте, пожалуйста, еще по таким вопросам по штатному расписанию:1. ИП было зарегистрировано несколько лет назад. Но, в течение первых трех лет, ИП работал сам продавцом в своей розничной торговой точке. Сотрудников у него не было. Должен ли он был уже тогда составить штатное расписание? Или можно составить штатное расписание только тогда, когда ИП запланировал принять на работу сотрудников?2. Могут ли в штатном расписании быть одинаковые оклады у менеджера и старшего менеджера?3. Будет ли нарушением тот факт, что, к примеру, торговых розничных точек (магазинов) у ИП больше, чем сотрудников? Например, 3 магазина и 2 сотрудника?Заранее благодарю, Ольга

Ответ

Ответ на вопрос:

1.Штатное расписание обязаны иметь работодатели. В том случае, если предприниматель осуществляет предпринимательскую деятельность самостоятельно, он не имеет статуса работодателя. Соответственно, не него не распространяются правила, установленные трудовым законодательством, и штатное расписание ему не требуется.

Отметим, что унифицированная форма № Т-3 распространяется на организации. Индивидуальные предприниматели организациями не являются.

Между тем, предприниматели, в качестве работодателей обязаны соблюдать требования трудового законодательства. Так, например, в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция работника (работа в соответствии со штатным расписанием). В этой связи, по нашему мнению, индивидуальным предпринимателям также следует иметь штатное расписание. Штатное расписание можно вести как по форме № Т-3, так и по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

И перед приемом на работу сотрудников (сотрудника) предпринимателю следует утвердить штатное расписание.

2. Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты (ч.1 ст.129 ТК РФ). В этой связи при установлении заработной платы следует учитывать квалификацию работника и объем выполняемой работы.

До момента госрегистрации предприниматель является физическим лицом, поэтому он может нанимать сотрудников только как работодатель - физическое лицо ().

Нина Ковязина,

Ситуация 2. Можно ли платить сотрудникам организации, занимающим одинаковые должности, разные суммы за счет надбавок

Да, можно.

Платить сотрудникам разные суммы можно, не меняя сумму оклада. То есть оклад остается одинаковым для всех сотрудников, которые занимают одну и ту же должность ( , ТК РФ). Но в целом зарплата сотрудников на одной должности может быть разной, поскольку она зависит в том числе от надбавок и премий ().

Это могут быть надбавки за опыт работы, образование (в т. ч. знание языка), объем проделанной работы и т. д. В данном случае работодателя ничто не ограничивает. Критерии, по которым сотрудникам полагаются надбавки, должны быть подробно прописаны в или другом локальном документе.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.