Сломался фискальный регистратор. Что делать в случае сбоя касс: подробная инструкция для владельцев магазинов. В основном, кассовое оборудование ломается из-за того, что

Без контрольно-кассовой техники ни одна торговая точка не сможет действовать. При поломке кассового аппарата руководитель компании должен обратиться непосредственно в центр технического обслуживания, а затем в налоговую службу, если аппарат не удалось починить. Разберемся, как же определить причину поломки и как отремонтировать самостоятельно технику.

Основные причины поломки ККМ – кто виноват?

Вопрос нахождения виновных в порче кассового аппарата оставим на потом. Рассмотрим, как определить, что техника сломалась.

Обратите внимание на следующие признаки:

1. Не печатаются чеки.
2. Квитанции печатаются не полностью.
3. Не прописываются реквизиты компании.
4. Вносимые данные не сохраняются.
5. Сохраненную информацию невозможно извлечь, прочесть, распечатать.
6. Не включается кассовое оборудование.
7. Не работает клавиатура.

Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.

Причин сломанной техники предостаточно:

• Износились внутренние детали и части.
• Внешне повредили технику.
• Случилась поломка фискальной памяти.
• Аппарат, в частности принтер, перегрелся.
• Неисправный аккумулятор техники не заменили вовремя.
• Неправильные действия кассира-операциониста.
• Не провели профилактический ремонт оборудования.
• Произошла ошибка программного обеспечения.

Заметьте, что умышленная порча контрольно-кассовой техники может привести к долгим разбирательствам с налоговыми органами . Специалист центра техобслуживания обязан сообщить о том, что техника была сломана, взломана по вине операциониста.

Обычно ломают ККМ для того, чтобы избежать налоговых выплат – память стирается с аппарата, данные никак не восстановить. Конечно же, виновников привлекут к административной ответственности и обяжут выплатить штраф .

Что делать, если сломался кассовый аппарат – первая помощь ККМ

Во многом современном оборудовании, например - , встроена система проверки неисправностей . Кассир-операционист или тот, кто отвечает за технику, должен знать, как запустить самопроверку.

Запомните, лучше это делать перед открытием магазина (далее ведь будете обслуживать клиентов, пользоваться кассой). Так вы будете знать, какие недочеты есть в ККМ и сможете их исправить.

Системы проверяют:

• Подключена ли правильно клавиатура.
• Работают ли индикаторы.
• Достоверен ли блок контрольной информации.
• Правильно ли введены данные программ.
• Исправна ли система.

Если же системы самопроверки нет - не расстраивайтесь, вы сможете самостоятельно оказать первую помощь ККМ.

1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не смейте выключать аппарат . Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
2. Если ККМ выключилось, попробуйте подключить заново .
3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции , а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
4. Техника может быть заблокирована в том случае , если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика ЦТО. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
6. Когда ломается принтер , лучше обратиться в службу ремонта.
7. Если аппарат не включается , также позвоните в ЦТО.
8. Когда техника загрязняется , то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
9. Проверьте подключение к сети аппарата.
10. Если не работают какие-либо детали оборудования , которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.

Не стоит разбирать технику, если вы не знаете ее. Лучше заплатить специалисту ЦТО, чтобы он осмотрел оборудование.

Алгоритм действий кассира, если сломался кассовый аппарат

1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
2. Следующие действия – обращения в налоговую службу , в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
3. Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт . Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
4. Заключение специалиста ЦТО. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта.
5. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания , в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист ЦТО может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
6. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам . Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист ЦТО сам договаривается с поставщиком оборудования.
7. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.

Рассмотрим второй случай – когда ремонт обошелся без снятия пломб . Вы можете не обращаться в налоговую. Но обязательно сохраните документ о том, что касса была в ремонте и магазин не работал в течение этого срока.

У многих предпринимателей возникает вопрос - как же все-таки работать при сдаче в ремонт ККМ? Ответ один: следует иметь запасное кассовое оборудование , иначе работа магазина может быть приостановлена. Конечно же, это дополнительные проблемы с обслуживанием и регистрацией, но если вы хотите, чтобы торговая точка действовала постоянно, то лучше подстраховаться.

Не обязательно приобретать новое оборудование –предлагает б/у оборудование в хорошем состоянии. Оно подходит на замену вашему, новому.

Итак, мы рассказали вам о самых важных причинах, из-за которых возникают неисправности в ККМ, а также подсказали, как действовать при поломках. Если вы не уверены в своих силах, то лучше обращаться к специалистам . Они отремонтируют технику без нарушения правил, и вам не придется выплачивать штраф за неправильную эксплуатацию оборудования.

При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД. Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС. В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.

При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса. Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.

В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.

• Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.

Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).

Примечание : не допускается выдача покупателям вместо , бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.

• Извлечение данных из фискального накопителя.

При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.

Обратите внимание ! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.

• Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.

После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.

• Составление объяснительной.

В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.

Что делать, если после поломки кассы или отключения света торговля не прекратилась

Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.

Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.

Тема технических сбоев кассовых аппаратов в последнее время чрезвычайно актуальна. Они могут быть как глобальными, который имел место 20 декабря, так и локальными. Связаны они могут быть как с техническими неполадками, так и с неправильными действиями кассиров. Многие пользователи ККТ задают вопрос: Что делать в такой ситуации?

Общий подход к наложению штрафов

Если касса выходит из строя, большинство продавцов опасаются проводить операции. Ведь за неприменение ККТ может быть выставлен штраф. А учитывая, что санкции налагаются на каждый эпизод расчета «мимо кассы», сумма его может быть весьма внушительной.

ФНС неоднократно разъясняла, что намерена штрафовать только субъекты бизнеса, которые умышленно не применяют ККТ. Если вины пользователя онлайн-кассы в ее неприменении нет, то и штрафа не последует. Но лишь в том случае, если он предпримет все необходимые действия.

Внимание! Главное, что должен сделать пользователь онлайн-кассы в случае ее неприменения - принять все меры для исправления ситуации, добровольно и своевременно сообщить в налоговый орган о сложившихся обстоятельствах и подготовить документы, которые будут свидетельствовать о его невиновности.

Сценарии выхода из строя ККТ

Практически сразу. Справедливости ради отметим, что о действиях в критической ситуации налоговики рассказывали и раньше. Например, еще в августе 2017 года это разъяснял Андрей Бударин, глава Управления оперативного контроля ФНС.

Андрей Бударин часто разъясняет бизнесу порядок работы с онлайн-кассами

Итак, сценарии поломок могут быть таковы:

1. Касса перестала работать полностью . Невозможно понять, зафиксировала ли она фискальные данные и в каком объеме. Использовать ее для пробивания чеков также невозможно.
2. Касса работает, но данные в память фискального накопителя не вносятся . Продажа фиксируется в учетной системе магазина.

Кроме того, существуют незначительные сбои в работе ККТ, связанные, как правило, с отсутствием связи. Они не требуют вмешательства и самоустраняются после восстановления работы интернета.

Если касса не работает

Магазин не может продавать продукцию без выбивания чеков в момент расчета. Поэтому если касса перестал работать, то продажи все-таки придется остановить . Иначе может быть наложен штраф. А учитывая, что санкции следуют за каждый эпизод неприменения ККТ, в итоге их сумма может быть весьма внушительной.

Комментируя ситуацию, сложившуюся 20 декабря, ФНС пояснила, что если вины пользователя кассы в ее неприменении нет, то штрафовать не будут. Из этого можно сделать вывод, что продавать в такой ситуации можно и без ККТ. Однако на момент, когда произошел сбой, трудно определить, что стало его причиной. Как и установить, есть ли в этом вина пользователя или нет. Поэтому надежнее все же прекратить продажи.

Исключение составляют случаи, когда это может повлечь негативные последствия. Например, если на улице жара, а магазин, в котором сломалась касса, является единственным в районе, и в нем выстроилась очередь из жителей окрестных домов, которые требуют продать им воду. Если в такой ситуации продавец примет решение остановить продажи, последствия могут быть непредсказуемыми. Если же он решит продать воду жаждущим горожанам, то пострадать может уже он. В его интересах принять все меры, которые помогут подтвердить:

• вины продавца в неприменении кассы нет;
• он действовал в интересах жителей.

Как действовать в этом случае продавцу? Андрей Бударин рекомендует следующее:

• данные, которые не переданы в ФНС (они должны остаться в учетной системе магазина), записать на отдельный носитель и передать в налоговый орган;
• приложить к нему соответствующие пояснения.

В таком случае с большой долей вероятности налоговые органы продавца не оштрафуют.

Если касса не передает данные в ФНС

Допустим, касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ. Андрей Бударин рекомендует обратиться к производите лю фискального накопителя . Он сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая - нет.

Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе - нет, продавцу следует составить чек коррекции . Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.

О чеках коррекции

Чек коррекции можно сформировать в любое время между открытием и закрытием смены. Лучше по возможности с этим не затягивать. При этом можно применять лишь признаки расчета «приход» и «расход» :

1. Приход - когда выручка принималась, но не отражалась через ККТ.
2. Расход - когда корректируется в большую сторону сумма, выданная из кассы покупателю.

Обратите внимание! Некоторые продавцы до сих пор считают, что чек коррекции применяется . Однако это не так! В этом случае выбивается обычный чек с признаком «возврат прихода», а чек коррекции выбивать не следует.

К выбитому чеку коррекции следует составить служебную записку, в которой указать:

• дату и время осуществления операции без ККТ;
• причину нарушения или ошибки.

Документ подлежит хранению в бухгалтерии - он может пригодиться, если последует проверка.

Андрей Бударин рекомендует сообщать в ФНС обо всех фактах неприменения ККТ и проведения корректировки . В идеале нужно сообщить о нарушении еще до того, как будет выбит чек коррекции. Особенно если касса не работает долгое время.

Добровольное и своевременное сообщение в ФНС о неприменении ККТ позволит избежать штрафа

Подведем итоги

Таким образом, если касса полностью перестала работать , то за редким исключением торговлю следует прекратить. Фискальный накопитель нужно вынуть из кассы (в соответствии с инструкцией) и передать производителю. Он снимет данные и установит, какие из них не были переданы в ФНС. Их нужно записать на отдельный носитель и направить в налоговую службу вместе с пояснениями.

Если же касса работает, но не была отражена выручк а (ошибка кассира, ПО), то при первой же возможности нужно выбить чеки коррекции, а также подготовить оправдательные документы на случай проверки. О допущенных нарушениях и произведенной корректировке следует проинформировать ИФНС

Множество полезной информации о работе с онлайн-ККТ можно получить из видео:

В соответствии с 54-ФЗ о применении ККР, с 1 июля 2018 года большинство субъектов предпринимательской деятельности перешли на осуществление расчётов по онлайн кассам. На данный момент не допускается продавать товар или оказывать услугу без пробития бумажного или отправки электронного чека на автономных кассовых устройствах. За несоблюдение данного условия российским законодательством установлены существенные санкции в виде денежных штрафов или лишения права заниматься бизнесом в срок до девяноста дней. Контрольно-кассовые аппараты, которые приобрели и установили предприниматели, являются новыми, на них выписаны гарантийные талоны. Однако во время торговли может произойти всякое. Существует вариант поломки онлайн кассы. Поэтому необходимо определить алгоритм действий, что делать, если сломалась онлайн касса.

Порядок действий при проблемах в работе онлайн кассы

Поломка кассового аппарата может произойти когда угодно. Чаще всего, вина продавца в этом случае отсутствует. Учитывая, что в конце 2017 года в России происходило массовое отключение кассовых аппаратов, федеральная налоговая служба выписала разъяснение того, что делать в таких случаях. Следует указать, что причины выхода из строя кассовых устройств могут быть разные.

Исчезло интернет-соединение

Сбой работы онлайн кассы может произойти не по вине предпринимателя и не по его халатности. Никто не застрахован от отключения интернета в случае проблем у провайдера. При таком варианте кассиру не нужно её закрывать. Данные при продаже продолжают записываться в память фискального накопителя, квитанции о покупках также выдаются клиентам. После того как интернет снова заработает, сведения направляются в ФНС.

Важно! Если интернет-связь отсутствует в течение длительного времени, рекомендуется подключить продающее оборудование к всемирной паутине для передачи операций в налоговую инспекцию во избежание применения к предпринимателю штрафных санкций.

Данная причина часто происходит в практической деятельности ИП и юридических лиц, поэтому ответственность к бизнесменам в таком случае не применяется. Однако форс-мажорность ситуации необходимо доказать, направив определённый пакет документов в фискальную службу. Лучшим вариантом будет закрытие магазина до устранения неполадок. В случае если после отключения электричества предпринимателю необходимо продолжать работу (продажа лекарственных препаратов, воды в летнюю жару), все торговые операции записываются в тетрадь. После включения электричества, кассир обязательно оформляет чек коррекции, в котором должны быть отражены данные о всех продажах за период, в который временно отсутствовала электроэнергия. В нём дополнительно указываются признаки расчёта, а также время и дата его составления. Чек коррекции с удостоверенной копией тетради с записями за период отключения направляются в налоговую инспекцию. К ним прилагаются докладная записка руководителя предприятия и письмо коммунальной управляющей компании о факте отключения электричества по месту нахождения магазина. Чек коррекции крайне важен для бизнесмена. Именно данная квитанция является доказательством законности деятельности магазина. При оспаривании штрафа в судебных инстанциях, наличие чека коррекции принимается главным доказательством в пользу кассира.

Важно! Рекомендуется устанавливать на рабочем месте блоки бесперебойного питания, что позволит продолжать функционирование ОК и избежать бумажной волокиты по предоставлению документов в органы ФНС. После включения электричества, данные о продажах программа отправит в налоговую инспекцию через интернет.

Поломка онлайн кассы

Если ККТ сломалась или работает с ошибками, нужно сразу отключить её и прекратить работу. По возможности, вместо сломанного устройства лучше поставить исправную технику. Продавец обязан вызвать специалиста по ремонту указанного оборудования, чтобы выявить причину неисправности. Эти сведения направляются в налоговую инспекцию и указываются в докладном письме. При продолжении торговли на поломанном устройстве, органы ФНС вправе наложить на предпринимателя финансовые санкции до взыскания половины выручки за указанный период. Такие же действия рекомендуется сделать, если онлайн касса не передает данные в ОФД.

Следует учитывать, что в данном случае, с 01.07.2018 продажа не осуществляется по бланкам строгой отчётности. Затем необходимо обратиться к производителю автономной кассы, фискального регистратора или POS-терминала, у которого приобретался указанный прибор, и снять данные с фискального накопителя, а неотправленные сведения записать на флешку. Затем, как и в предыдущих обстоятельствах, составляется докладное письмо на имя начальника органа ФНС.

Важно! Если онлайн касса не работает, о неисправности следует немедленно сообщать в органы ФНС. В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ, предприниматель освобождается от ответственности в случае уведомления о нарушении функционирования кассового оборудования.

По гарантийному чеку, поломка онлайн кассы устраняется производителем. Если привести устройство в пригодный вид технически нереально, необходимо в короткие сроки снять его с регистрационного учёта в налоговой инспекции, подав соответствующее заявление.

Важно! После включения электроэнергии или если кассовый аппарат самостоятельно, или после прихода специалиста возобновил работу, необходимо завести чеки по всем операциям, которые были проведены ранее. Сведения об этом вместе со служебной запиской направляются в ФНС.

Порядок действий при отказах функционирования онлайн-кассы имеет большое значение для деятельности предпринимателей. Часто возникающие поломки в оборудовании происходят не по их вине, или по вине кассира. Однако административное законодательство устанавливает меры ответственности за несоблюдение требований по расчёту с клиентами. Поэтому необходимо знать алгоритм действий при форс-мажорных обстоятельствах, связанных с кассовыми приборами. В таких ситуациях, главным является сохранять спокойствие и не паниковать. Следует помнить, что всегда нужно не бояться сообщать о неисправности в органы ФНС, чтобы избежать ответственности, и производителю оборудования, чтобы узнать причину поломки и починить прибор.

Также причиной поломки может являться человеческий фактор или невнимательность кассира. Торговый аппарат выходит со строя по таким банальным причинам, как наполненность фискального накопителя, повреждение кабеля или неправильно поставленная дата на приборе. Тогда замена даты и установка нового зарегистрированного фискального накопителя решают проблему. Рекомендуется проверить шнуры на оборудовании, плотно ли они примыкают к розеткам, проверить плотность сетевой карты и проводов, питание на фискальном регистраторе или POS-терминале, если в магазине их применяют. Поэтому внимательность и спокойствие гарантируют беспроблемную деятельность субъектов предпринимательства в сфере расчётов с клиентами.