Разбираемся с вопросами по применению онлайн-кассы. Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе. Выдача наличных денег подотчетным лицам

Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

С 1 июля 2017 г. все организации на общей системе налогообложения и упрощёнке, а также компании и ИП, торгующие подакцизными товарами обязаны использовать онлайн-кассы (ИП на ПСН и ЕНВД до 1 июля 2018 г. применяют онлайн-кассы только в добровольном порядке). В статье расскажем про ошибочно пробитый чек на онлайн кассе, дадим инструкцию, как исправить документ.

Онлайн-кассы отличаются от обычных касс тем, что оснащены фискальной памятью (фискальным накопителем), который ежедневно передаёт в налоговую службу информацию о выручке организации через специальных ОФД (операторов фискальных данных). Так как данное нововведение работает всего полгода (с 1 января многие организации начали использовать онлайн-кассы), а чиновники ещё не дали официальных разъяснений-инструкций о возможных ситуациях применения онлайн-касс, то открытым остаётся вопрос о возможных ошибках.

Ошибочно пробитые чеки и ошибки

Таблица «Когда оформляется чек возврат прихода»:

Таблица «Как происходит процесс оформления возврата на онлайн-кассе?»:

Таблица «Как осуществить возврат, если покупатель расплачивался банковской картой»:

Таблица «Использование чека-коррекции»:

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «уменьшили» сумму по чеку»:

Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст. 14.5 КоАП РФ.

Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»:

Таблица «Исправление ошибки в чеке в присутствии покупателя»:

Таблица «Создание чека коррекции за прошлую смену»:

Какова ответственность (размер штрафов) за нарушение применения онлайн-касс

Таблица «Размер административной ответственность за неприменение онлайн-касс»:

Важно! Теперь к ответственности могут привлечь в течение года (ранее период привлечения к ответственности был равен двум месяцам).

Важные вопросы, не рассмотренные в теме статьи

Вопрос №1. Какие данные содержит чек коррекции?

• наименование чека «Кассовый чек коррекции»;
• тип операции;
• сумму чека коррекции;
• информацию о типе оплаты;
• совокупные сведения, которые передаются оператору (ОФД) с соответствующими реквизитами кассового чека.

• на приход или расход денег;
• на возврат прихода или расхода.

Вопрос №2. Как выглядит объяснительная кассира (служебная записка) о неправильно пробитом чеке?

Пример такой записке приведён ниже.

Штрафы, ответственность за несоблюдение порядка кассовых операций

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать. Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:

• наличные расчеты сверх установленных размеров;
• накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;
• нецелевое использование наличной выручки;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;
• несоблюдение порядка хранения денежных средств.

Штраф за нарушение кассовых операций составит согласно :

• 4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например руководителя организации, предпринимателя ();
• 40 000–50 000 руб. – для организации.

Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на него. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК). Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги необходимо тратить только на согласованные, целевые нужды.

Важно: срок исковой давности по административным правонарушениям в области кассовой дисциплины составляет два месяца с момента совершения правонарушения (ч. 1 , постановление Президиума ВАС РФ от 31 января 2006 г. № 10196/05).

В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают установленный лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и индивидуальные предприниматели должны хранить в банке (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, далее - Указание № 3210-У).

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Выход. Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант - можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Если компания не устанавливала лимит остатка наличных, как правило не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами, то в таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Опасно выдавать бесконечный подотчет

Некоторые компании, чтобы уложиться в лимит остатка в кассе и не сдавать излишки наличных в банк выдают директору или другому сотруднику деньги под отчет. Затем на следующий день эти деньги возвращаются, а потом получает сумму еще больше. И так ежедневно.

Теоретически, в такой бесконечной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Налоговики на местах могут решить, что компания выдала новый аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № ). В это случае налоговики прибавят незаконно выданную сумму к остатку в кассе на конец дня. И если окажется, что общий итог превышает лимит наличных, оштрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора - от 4000 до 5000 руб. ().

Часто судьи соглашаются с тем, что закон не предусматривает ответственности за нарушение правил выдачи подотчетных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2014 г. по делу № А67-5875/2013). Но есть и решения в пользу налоговиков. Они обращают внимание судей на то, что руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет , а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению инспекторов, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации судьи иногда признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7–1920/2013).

Действительно, существенные суммы подотчетных, которые работник не тратит, а только наращивает, инспекторы могут посчитать его доходом. И исчислить с него НДФЛ, штраф. А проверяющие из фондов с этой же суммы, вполне возможно, начислят взносы.

Малая компания имеет право издать приказ о том, что она больше не устанавливает . Тогда можно будет хранить в ней сколько угодно наличных.

Другие организации могут чаще , устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самой большой наличной выручкой или самыми крупными расходами. Тогда выдавать лишние деньги под отчет понадобится реже.

У предпринимателей не будут проверять наличную выручку

ФНС РФ в письме от 09.07.2014 г. № ЕД-4-2/13338 рассказали, что именно они будут проверять у предпринимателей в связи с новым кассовым порядком, вступившим в силу с 1 июня 2014 года. Так как предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу, инспекторы не станут проводить контрольные мероприятия по выявлению неоприходованной наличной выручки. Этот вывод касается и предпринимателей на упрощенке, и на ЕНВД.

Однако инспекторы могут проверить, соблюдает ли предприниматель лимит расчетов наличными с другими компаниями и предпринимателями.

Лимит остатка денежных средств в кассе

Если превышен лимит кассы к концу дня?

Действующий порядок хранения наличных в кассе не всегда удобен, кроме предприятий малого бизнеса, где лимита кассы нет. Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.

Можно обойти ограничение по лимиту денежных средств в кассе, если выдать излишек в подотчет. Это позволит избежать штрафа в 50 000 руб. за нарушение порядка работы с наличными (). Сумма, которая может быть выдана, законом не ограничена. Не забудьте оформить заявление подотчетника о выдаче наличных денег.

В кассе малой компании можно хранить любое количество налички

Малые предприятия могут хранить в кассе наличность без ограничений по сумме. Нужно лишь отменить приказ о лимите наличных.

То есть если малая компания не установила лимит, то руководитель может сам решить, сколько наличных будет храниться в кассе до следующего дня.

В приказе руководителя стоит четко прописать, что с такой-то даты компания как субъект малого предпринимательства не устанавливает лимит наличных. Это обезопасит ее на случай кассовой проверки. Если же компания не отменит лимит кассы, то его нужно будет соблюдать. Иначе инспекторы могут взыскать штраф в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ).

На малом предприятии установлен лимит остатка денежных средств в кассе на 2014 год в размере 6600 руб. В июне купили ККМ. Можно ли поменять лимит кассы сейчас?

Да, можно. Руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок.

В настоящее время на малом предприятии установлен кассовый лимит. Каким документом с 1 июня отменить приказ об установленном лимите на 2014 год.

Другим приказом руководителя.

Как рассчитать лимит кассы для вновь созданного предприятия?

Если организация создана недавно, то лимит определяйте по формуле исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег.

Формула расчета лимита остатка в кассе по указанию № 3210-У по сравнению с № 373-п не изменилась. Нужно ли составлять новый расчет и утверждать новый лимит с 1 июня 2014 года?

Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. , пунктом 4 и пунктом 5 с Налогового кодекса РФ.

Малое предприятие воспользовалось своим правом и не устанавливает лимит остатка наличных в кассе. Действуют ли обязательные сроки сдачи наличной выручки в банк (не более семи дней)?

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Организация вправе установить самостоятельно, периодичность сдачи сверхлимитной выручки. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдается выручка раз в пять дней, то эта цифра (5 ) используется в . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Малое предприятие не обязано устанавливать и соблюдать лимит кассы, а значит, обязанности по сдаче выручки в банк у нее также нет.

Филиалам и представительствам надо вести кассовую книгу

Организация и все ее обособленные подразделения обязаны учитывать поступающие наличные средства в кассовой книге. Об этом ФНС предупредила в письме от 17.05.13 № АС-4-2/8827. Филиалу или представительству необходимо вывести остаток наличных в конце рабочего дня и передать лист кассовой книги за этот день в головной офис. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня.

Такое требование подтверждают и судьи (постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.13 № А56-59643/2012). Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в том числе и в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей, а для ИП от 4 000 до 5 000 руб. (ч. 1 - Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Организация совмещает УСН и ЕНВД. У нее два магазина. Нужно ли вести две отдельных кассовых книги?

Да, нужно. В рассматриваемой ситуации у организации есть обособленные подразделения. А по ним нужно вести отдельные кассовые книги.

Лимит наличных расчетов и Расходование наличной выручки

Мы часто выдаем в подотчет значительные суммы (от 200 000 до 300 000 руб.). Есть ли ограничения по сумме, выдаваемой подотчетникам, для оплаты товаров и услуг наличными? Действует ли 100 тысячное ограничение в этой ситуации?

Ограничений по суммам, которые организация вправе выдать в подотчет, нет. Подотчетные лица вправе получать в кассе организации деньги в любых размерах. При выдаче подотчетных лимит в 100 000 руб. не действует (абз. 4 п. 6 Указания № ). Потому что, когда речь идет о расчетах между компанией и подотчетником, последний является не участником расчетов, а обычным физическим лицом. Ведь участники наличных расчетов - это организации и предприниматели (п. 2 Указания № 3073-У). Так что даже если работник возьмет или вернет в кассу больше 100 000 руб. подотчетных, это не нарушение.

Другое дело, что подотчетник не вправе внести в кассу другой организации (например поставщика или арендодателя) сумму превышающую 100 000 руб. по одному договору. В этом случае нарушение на лицо, потому что подотчетник является уже представителем юридического лица.

Распространяется ли ограничение максимального размера наличных расчетов по договору, если он долгосрочный и сумма в нем не указана?

Да, распространяется на любые типы договоров не зависимо от срока действия договора.

Может ли учредитель выдать беспроцентный заем наличными деньгами?

Да, может. Однако лимит наличных расчетов будет действовать на такую операцию. То есть если учредитель – гражданин, то сумма займа значения не имеет. А если учредитель – организация, то заем не должен превышать 100 000 руб.

Управляющая компания принимает наличные за коммунальные услуги от населения. С поставщиками газа, электроэнергии и воды рассчитываются наличными. Сумма оплаты примерно 120 000 руб. в месяц. Как быть сейчас, неужели на каждый платеж необходимо заключать новый договор?

Да, нужно. Причем прежнее указание также устанавливало предел расчета наличными в размере 100 000 руб. по одному договору.

Может ли предприниматель платить деньги за аренду недвижимости у гражданина из наличной выручки?

К сожалению, нет. С 1 июня 2014 года организации и должны снимать деньги с банковских счетов, если хотят рассчитываться наличной по договорам аренды недвижимого имущества. Оплата аренды из кассы с физическим лицом или организацией.

Может ли подотчетное лицо оплатить аренду недвижимости наличными денежными средствами, а потом отчитаться по авансовому отчету?

Нет, так сделать нельзя. Для оплаты аренды наличными необходимо снять деньги с расчетного счета.

Можно ли выплатить дивиденды из наличной выручки?

Нет, нельзя. Перечень целей, на которые можно потратить средства из кассы, ограничен, и дивиденды в нем не предусмотрены.

Можно ли выдавать подотчетные суммы из наличной выручки?

Можно ли выплачивать из наличной выручки возврат гражданам за невыполненные услуги, которые ранее были оплачены наличными?

Да, можно. Главное, чтобы выручка в кассе была от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (кассира) - от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 и подп. 6 ч. 1 ).

Указание № 3210 -У никак не ограничивает период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока руководитель не подпишет новый .

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

Какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

За несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по . То есть ответственность административная. Согласно , срок исковой давности - два месяца, а при длящихся нарушениях - с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в п. 1 ст.4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Например, ККМ используется не в самом офисе организации, а, например, на складе, откуда производится отпуск товаров за наличный расчет (допустим, склад находится в другом районе города). В данном случае ККМ должна находится именно на складе, а не в офисе, так как именно здесь осуществляется наличный расчет с покупателем (чек должен выдаваться покупателю в момент оплаты). Соответственное, никакого нарушения здесь нет.

Возможна иная ситуация: ККМ находится в обособленном подразделении (именно здесь ведется с покупателями наличный расчет), которое не находится на отдельном балансе. ККМ зарегистрирована по месту учета организации в качестве налогоплательщика. Соответственно, здесь также нельзя говорить о нарушениях.

Микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2014 - 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У, организации - субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?

Кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.

Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.

Если приходный ордер был выписан на одну сумму (бОльшую), а кассовый чек на другую (меньшую), обнаружено это только через год, после закрытия баланса, что можно предпринять?

В данной ситуации предпринимать ничего не нужно. Если кассовый чек пробит на сумму меньше, чем стоимость покупки, инспекция может привлечь к ответственности только в течение двух месяцев со дня, когда это произошло (п. 8 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16). Если срок давности 2 месяца прошел, значит "поезд ушел".

На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Наводим порядок в кассе и наличных расчетах

К прошлогодним изменениям в правилах работы с наличными и в оформлении кассовых операци йУказания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание № 3073-У), от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) все уже адаптировались - в самых острых вопросах разобрались. Остаются более мелкие, но от того не менее важные проблемы.

Чтобы работать без лимита кассы, записываться в реестр малых предприятий не обязательно

Я. Перепеленко, главбух

Как только в прошлом году у малых предприятий появилось право хранить в кассе любую сумму наличных без ограничени й, мы сразу же составили приказ об отмене кассового лимита.
Сейчас к нам пришли проверять кассу из налоговой. Инспекторы утверждают, что мы не имеем права работать без лимита, потому что нашего ООО нет в реестре субъектов малого предпринимательства г. Москвы. Грозят штрафом по ч. 1 ст. 15.1 КоАП, так как неустановленный лимит равен нулю, поэтому все деньги у нас в кассе - сверхлимитные. Это правомерно?

: Налоговики неправы, и если инспекция все-таки рискнет вас оштрафовать, то вы легко оспорите штраф в суде, потому что он явно незаконен. По Указанию № 3210-У, для того чтобы работать без лимита, достаточно просто быть малым предприятием - никаких дополнительных условий нет. А статус малого предприятия организация получает автоматически, если соответствует определенным критерия мст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ (далее - Закон № 209-ФЗ) . Никакая регистрация - ни в названном реестре, ни где-либо еще - для этого не требуетс яст. 8 Закона № 209-ФЗ .

Реестры субъектов малого предпринимательства ведут федеральные, региональные и местные власти. Назначение таких реестров - учет малых предприятий и ИП, получающих от этих властей финансовую, имущественную, информационную, консультационную поддержку, а также поддержку в области подготовки, переподготовки и повышения квалификации работнико вч. 1- 3 ст. 8 , ч. 1 ст. 16 Закона № 209-ФЗ .

Также вы можете сослаться на Письмо самой ФНС, где прямо сказано, что организации, отвечающие установленным в Законе критериям малого предприятия, могут лимит не устанавливат ьПисьмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338 (п. 1) .

ВНИМАНИЕ

Летом изменились критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства. Проверьте, не стала ли ваша фирма малым предприятием. Если да, то вы теперь вправе работать без лимита кассы.

Соответствие вашей организации критериям малого предприятия подтверждают следующие документы:

• форма № 2 «Отчет о финансовых результатах» - показывает, что выручка без НДС за предшествующий год не превышает 800 млн руб. Обратите внимание, что до этой величины предельный размер выручки был повышен совсем недавно - 25.07.2015, а ранее он составлял 400 млн руб.Постановления Правительства от 13.07.2015 № 702 , от 09.02.2013 № 101 ;
• выписка из ЕГРЮЛ - показывает, что суммарная доля участия в вашем уставном капитале РФ и субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов не превышает 25%, а суммарная доля участия других организаций, не являющихся малыми и средними предприятиями, и суммарная доля участия иностранных компаний не превышают каждая 49%подп. 1 п. 1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ ; подп. «а» п. 2 ст. 5 Закона от 29.06.2015 № 156-ФЗ . Обратите внимание, что предельно допустимый размер суммарных долей был увеличен до названных величин 30.06.2015п. 1 ст. 8 Закона от 29.06.2015 № 156-ФЗ .

Если изменение предельного размера выручки за прошлый год или размера долей участия в уставном капитале превратило вас из обычной организации в малое предприятие, то вы уже с 25.07.2015 или с 30.06.2015 соответственно имеете право хранить в кассе любую сумму наличных без ограничения. Для этого нужен приказ директора об отмене лимита кассы.

Ставить ли теперь печать на кассовой документации?

Т. Степанова, г. Самара

Раз печати теперь стали необязательным ип. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ ; п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ , то их можно не ставить на ПКО, в кассовой книге, зарплатных ведомостях?

: Начнем с кассовой книги. Круглую печать общества в ней можно не ставить независимо от того, есть ли в вашем уставе упоминание о наличии у организации печати. Ведь даже если такая запись в уставе есть, то печать вы должны ставить только в тех документах, где этого требует федеральный закон. А оттиск печати в кассовой книге предусмотрен не законом, а подзаконным актом Госкомстат аПостановление Госкомстата от 18.08.98 № 88 .

Теперь о ПКО, расчетно-платежной и платежной ведомостях. Здесь сложнее. Круглую печать общества на них ставить необязательно по той же причине. Однако порядок ведения кассовых операций упоминает и совсем другую печать. Он требует проставлять на ПКО и в названных ведомостях оттиск «печати (штампа), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операци и»абз. 5 п. 5.1 , . Такая печать (штамп) должна быть у кассира каждой организаци ип. 4.4 Указания № 3210-У .

Что это за реквизиты, в Указании № 3210-У никак не поясняется. И во многих организациях до сих пор, не особо задумываясь, ставили на этих документах круглую печать общества и рядом простой штамп «Получено» или «Выдано». Как быть теперь?

Если у вас в уставе есть запись о круглой печати, продолжайте делать так же.

Если записи нет, снабдите кассира такими наборными штампами, на которых вы сможете:

• выставить название вашей фирмы (хотя бы сокращенное), ее ИНН и КПП;
• ежедневно устанавливать текущую дату;
• набрать слова «Получено» (для ПКО) и «Выдано» (для ведомости).

Это и будет реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции, то есть прием либо выдачу наличных из кассы.

Ставить такой штамп необходимо по следующим причинам.

Во-первых, был случай, когда в спорной ситуации отсутствие штампа на ПКО пытались использовать как доказательство того, что передача денег надлежаще не подтверждена (правда, это не удалос ьПостановление 7 ААС от 08.08.2012 № А67-908/2012 ).

Во-вторых, выданная вами квитанция к ПКО может служить получателю подтверждением его налоговых расходов. И неизвестно еще, не оспорят ли налоговики его расходы из-за отсутствия на квитанции вашего штампа. Поэтому ставьте штамп так, чтобы его оттиск полностью помещался на квитанци и.

В форме зарплатных ведомостей место для оттиска штампа не обозначено, так что подойдет любое. Кроме того, из Указания № 3210-У можно сделать вывод, что штамп нужно ставить, только если деньги получили все работники, перечисленные в ведомости. Если же кто-то за деньгами не пришел, то штамп не ставится, а напротив фамилий и инициалов неявившихся работников кассир должен написать «депонирован о»абз. 3 п. 6.5 Указания № 3210-У .

Что будет, если заплатить за аренду помещения из снятых на зарплату денег

Е. Наумова, г. Саранск

Наше ООО платит своему директору за аренду принадлежащего ему помещения. Выдаем арендную плату ежемесячно одновременно с зарплатой. Наличные для оплаты аренды недвижимости мы обязаны снимать с расчетного счет апп. 2 , 4 Указания № 3073-У . Я сняла со счета нашего ООО зарплату и арендную плату одной суммой, указав в чеке цель расходования «зарплата». Директор утверждает, что я все испортила и теперь будет штраф, так как мы обязаны были снять сумму аренды как хозрасходы.

: Спешим успокоить: штрафа за это не предусмотрено. В Указании № 3073-У нет ни слова ни о том, с какой формулировкой должны быть получены со счета деньги на оплату аренды недвижимости, ни о том, как давно они должны быть получены. Есть только одно условие - расплатиться снятыми со счета деньгами, и вы его выполнили. Но важно, чтобы вы могли подтвердить, что на оплату аренды использована именно сумма, поступившая в кассу с вашего счета в банке. То есть оплата аренды не должна превышать снятую со счета сумму за вычетом зарплаты.

Единственный, кому может не понравиться эта ситуация, - это ваш банк. Он будет недоволен в том случае, если тариф на снятие денег на зарплату у него меньше, чем тариф на снятие денег на хозрасходы. Вправе ли он запросить документы для проверки расходования снятых наличных и применить к вам какие-то санкции? Это можно узнать, заглянув в ваш с банком договор.

Снимаем наличные со счета: на кого оформить ПКО

С. Толкачева, г. Тамбов

Правильно ли, что в ПКО на поступившие из банка наличные мы никого не указываем как вносителя денег?

: Все зависит от того, кто получает наличные в банке и привозит их в кассу:

• <если> сам кассир, то можно составить обезличенный ПКО на поступление денег с расчетного счета. Строку «Принято от ___» оставьте пустой или напишите «по чеку №» и дальше - реквизиты чека. А в строке «Основание» укажите «снятие наличных с расчетного счета в таком-то банке на хозяйственные нужды, выплату зарплаты и т. п.». Дело в том, что кассир - материально-ответственное за кассу лицо, поэтому можно считать, что из банка деньги сразу оказываются в кассе. Да и нет никакого смысла в том, чтобы кассир оформлял ПКО на прием денег в кассу у себя самого;
• <если> другой работник, то именно на него и нужно составить ПКО. Кассир обязан передать работнику отрывную квитанцию к ПКОабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У . Это в интересах организации, ведь когда любая передача наличных из рук в руки внутри фирмы фиксируется, остается меньше лазеек для злоупотребления.

Оплата подарочным сертификатом в кассовой книге не отражается

И. Дементьевская, г. Москва

Наша компания выпускает и продает подарочные сертификаты в виде карт с разным номиналом. Приходит человек и расплачивается за товар не деньгами, а этой картой. Как это провести по кассе?

: Если сертификатом оплачена вся покупка, то никак проводить не нужно - нет передачи наличных дене гп. 2 Указания № 3210-У . Если покупка оплачена частично сертификатом, частично наличными, то показать в кассовой книге вы должны только ту сумму, которую получили наличными.

А вот по ККТ сумму, оплаченную сертификатом, нужно пробить (удобно выделить для этого отдельную секцию ККТ). Во-первых, на этом настаивают налоговик иПисьмо УФНС по г. Москве от 17.09.2010 № 17-15-098018 (хотя законом это и не предусмотрен оп. 1 ст. 2 , ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ ). Во-вторых, это пригодится, если данные с контрольно-кассового аппарата используются складскими программами для учета продаж.

При этом суммы оплат сертификатами не должны попадать в ПКО, составляемый на общую сумму сменного Z-отчета ККТ. Иначе в кассе у вас получится мнимая недостача. Ведь раньше, при продаже сертификата, вы уже получили сумму, равную его номиналу. И если это были наличные или оплата банковской картой, должны были провести эту сумму по ККТ и показать ее в кассовой книге за тот день в составе общей суммы по Z-отчету. Продажа сертификата - это получение аванса, а на наличные авансы тоже нужно выбивать чекПостановление Президиума ВАС от 21.03.2006 № 13854/05 ; Письмо Минфина от 25.04.2011 № 03-03-06/1/268 (п. 2) .

Строка «Получил» в РКО: на компьютере или от руки?

И. Конашевич, г. Москва

При оформлении РКО в бухгалтерской программе сумма прописью проставляется автоматически, а получатель денег только расписывается. При аудиторской проверке нам сделано замечание, что сумму прописью должен собственноручно указывать получатель. Аудиторы правы?

: Нет, они не правы. Кассовые правила еще с 01.06.2014 не требуют, чтобы получатель вписывал сумму от руки - с этой точки зрения препятствий для заполнения строки на компьютере нет. Но тут есть практическое соображение: чем больше получатель напишет в РКО своей рукой, тем проще будет доказать подлинность его подписи в случае, если он впоследствии вдруг заявит, что деньги не получал, а подпись не его.

Поэтому РКО на небольшие суммы, конечно, проще заполнять на компьютере. А вот при выдаче из кассы существенной для вашей организации суммы настаивайте, чтобы получатель собственноручно заполнил в РКО строку «Получил».

Обязательно ли внести заем на счет, прежде чем начать его тратить

С. Плотникова, г. Орел

К сроку выплаты зарплаты на счете организации не оказалось необходимой суммы. Директор внес в кассу беспроцентный заем, из него в тот же день была выдана наличными зарплата, то есть на расчетный счет сумму займа мы не сдавали. Знаем, что теперь это неправильно, но есть ли за это ответственность?

: Ничего неправильного тут нет. Вы можете принять заем наличными от физлица (не ИП) в кассу в любой сумм еп. 1 Указания № 3073-У и расходовать его по своему усмотрению. Ограничение существует только для случая, когда организация расплачивается наличными по договору займа - на это можно расходовать только те деньги, которые были сняты с расчетного счет ап. 4 Указания № 3073-У .

Как оформить внесение на счет займа, предоставляемого организации ее директором

Н. Буянова, г. Москва

Директор решил предоставить своей организации заем. Есть ли нарушение, если он сам отправился в банк и внес на счет организации из своего кармана деньги, которые предоставляет в заем?

: Нарушение есть, если до внесения на счет эти деньги не «прошли» по кассе организации. Обнаружив это, инспекция может оштрафовать за неоприходование наличны хч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Дело в том, что внести деньги на счет организации по объявлению на взнос наличными может только представитель организации, то есть тот, кто действует от ее имени. Директор, конечно, является таким представителем. Но поскольку деньги на счет он вносит от имени организации, значит, до этого они должны были быть у организации оприходованы. То есть у вас должны быть:

• ПКО на их поступление в кассу от заимодавца (в вашем случае - от директора, который при этом выступает как обычное физлицо);
• РКО на их выдачу из кассы тому, кто везет деньги в банк (в вашем случае - директору как работнику организации);
• записи об этих кассовых ордерах в кассовой книге. Эти записи и являются оприходованием заемных дене г.

За зарплатой не пришли: сдавать ли невыданную сумму на расчетный счет

Э. Михеева, г. Ульяновск

Депонированная заработная плата, не полученная работником, не была из кассы передана на расчетный счет. Является ли это нарушением?

: Да, если:

• вы обязаны устанавливать лимит кассы или установили его добровольн оабз. 10 п. 2 Указания № 3210-У ;
• остаток в кассе на конец рабочего дня, следующего за днем депонирования (то есть следующего за последним днем указанного в ведомости срока выдачи зарплаты), превышает лими табз. 8 п. 2 Указания № 3210-У . Последний день срока действия ведомости входит в срок выдачи зарплаты, а в течение этого срока зарплатные деньги могут храниться в кассе сверх лимита.

За несдачу суммы превышения в банк вас могут оштрафоват ьабз. 7 п. 2 Указания № 3210-У ; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Если же остаток вместе с депонированной суммой укладывается в лимит, вы можете оставить деньги в кассе. Упоминание о том, что депонированная сумма подлежит сдаче в банк, было в прежнем порядке ведения кассовых операци йабз. 5 п. 4.6 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П . В действующем сейчас порядке такого упоминания нетабз. 3 п. 6.5 Указания № 3210-У . Где хранить не полученную работниками зарплату (в банке или в кассе), организация решает сама.

На каждый платежный терминал отдельная кассовая книга не нужна

Поэтому записывайте принятые через все терминалы наличные в ту отдельную кассовую книгу, которую вы до сих пор вели по первому терминалу. В ней вы будете регистрировать ПКО, составленные на основании Z-отчетов ККТ каждого терминала, и РКО на сдачу полученных через терминалы денег в банк.

Если же у платежного агента есть офисы, в которых деньги принимает не терминал, а работник, то в каждом таком офисе должна быть своя отдельная «платежно-агентская» кассовая книг аабз. 7 п. 4.6 , абз. 4 п. 2 Указания № 3210-У . Ведь такой офис - это уже обособленное подразделение, значит, в нем должны быть отдельные кассовые книги и по операциям платежного агента, и по прочим операциям с наличными.

Это верно и в том случае, если работник в обособленном подразделении платежи в пользу других лиц не принимает, но на территории ОП стоит принимающий такие платежи терминал.

Выписываем отдельные ПКО на продажи юрлицам: как избежать обвинений в неоприходовании

Н. Селиверстова, Московская обл.

Продаем за наличные как в розницу, так и юрлицам, все полученное пробиваем по одной ККТ. Представителям юрлиц мы выписываем по их просьбе отдельные ПКО. Вечером кассир выписывает ПКО на всю сумму Z-отчета. Этот приходник он регистрирует в кассовой книге, а выписанные юрлицам ПКО - нет. Их кассир рассматривает как часть итогового ПКО по Z-отчету.
Обосновывает это ссылкой на п. 5.2 Указания ЦБ № 3210-У. Там сказано, что при составлении ПКО на основе Z-отчета его нужно оформить на общую сумму принятых через ККТ наличных денег. Боится, что если будет вносить в итоговый ПКО сумму Z-отчета за вычетом продаж юрлицам, то нас обвинят в неоприходовании наличных.
Правильно ли это?

: Все как раз наоборот. Неоприходование наличных - это отсутствие в кассовой книге записи хотя бы об одном оформленном за день ПКО или РКОабз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У . Поэтому не регистрировать оформленные на юрлиц ПКО в кассовой книге опасно. Инспекция может оштрафовать вас даже несмотря на то, что сумма продаж юрлицам внесена в кассовую книгу в составе общей суммы по итоговому ПКО. Узнать об этих ПКО налоговая может, проводя проверку у ваших покупателей.

Лучше выделить в ККТ свои секции для розничных продаж и для продаж юрлицам. На общую сумму Z-отчета по розничной секции вы будете составлять один вечерний ПКО. А суммы по второй секции будут попадать в кассовую книгу путем регистрации каждого ПКО, выписанного юрлицу.

ПКО, оформляемые на представителей юрлиц, должен подписывать касси рабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У , а не кассир-операционист, работающий с ККТ и выдающий покупателю кассовый чек. Приходный ордер, подписанный работником, который не имеет полномочий кассира, налоговики могут расценить как недействительный, а указанную в нем сумму - как неоприходованну юабз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У .

Куковская Юлия Александровна - советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.

Порой бывает сложно самостоятельно разобраться в тонкостях "кассового" законодательства. К примеру, нужно ли выбивать чек, если за юрлицо платит физлицо и наоборот? Когда формировать "расходный" кассовый чек? За ответами на каверзные вопросы по применению онлайн-ККТ мы обратились к специалисту ФНС.

Юлия Александровна, у наших читателей накопилась очередная порция вопросов по использованию онлайн-касс. Сначала хотелось бы поговорить о недавних поправках, предоставивших некоторым продавцам ККТ-отсрочку. К примеру, организации (ИП), которые оказывают услуги населению (кроме ИП с работниками и организаций, оказывающих услуги общественного питания), освобождены от применения ККТ до 1 июля 2019 г. при условии выдачи покупателю БСО, оформленного по старым правилам <1> . А если за свои услуги компании (ИП) будут получать от покупателей-физлиц оплату через интернет-эквайринг, то они не смогут передать покупателю бумажный БСО. Действует ли в таком случае отсрочка до 2019 г.?

Старый порядок применения ККТ предусматривает формирование БСО не только типографским способом, но и с использованием автоматизированной системы <2> . При этом автоматизированная система должна обеспечивать защиту, идентификацию, фиксацию, хранение сведений об операциях с бланком документа <3> .

Поскольку расчеты происходят через интернет-эквайринг, продавец не может выдать покупателю БСО на бумажном носителе в момент расчета (что является нарушением порядка применения ККТ). Он может сформировать БСО только с использованием автоматизированной системы. Поэтому в такой ситуации я все же рекомендую использовать автоматизированную систему для БСО, включенную в реестр ККТ, в соответствии с новым порядком применения ККТ.

Организация выставила покупателю-юрлицу счет на предоплату. Однако этот счет был оплачен физлицом со своей карты через Сбербанк Онлайн. В назначении платежа указано, что оплата осуществляется за юрлицо, но плательщик - И.И. Иванов. Должна ли в этом случае компания-продавец пробить кассовый чек?

Для целей применения ККТ важно, не за кого совершен платеж, а кем именно и каким способом. В рассматриваемом случае компания-продавец должна применить ККТ и выдать кассовый чек, поскольку электронные средства платежа поступают от физического лица. Правда, эта обязанность возникает с 01.07.2018, поскольку в прежней редакции Закона N 54-ФЗ <4> не было требования о применении кассы в ситуации, когда оплату производит физическое лицо со своего счета (карты) по банковским реквизитам продавца через онлайн-банкинг <5> .

Примечание

Для "кассовых" целей важно, не за кого совершен платеж, а кем и каким способом. Например, при безналичных расчетах с физлицом компания должна выдать чек, а с юрлицом - нет.

А обязан ли продавец применить онлайн-кассу, если за физлицо платит юрлицо со своего расчетного счета (в основании платежа указано "оплата за П.П. Петрова по договору N 1 от 01.02.2018")?

Если с организацией (ИП) рассчитывается другая компания (ИП) в безналичном порядке без предъявления средств платежа (то есть происходит банковское перечисление с одного расчетного счета на другой), то в этом случае применять ККТ продавцу не нужно <6> . Причем не имеет значения, что оплата произведена за физическое лицо.

Компания получила от учредителя-физлица заем. Затем по соглашению о новации обязательство по возврату займа было заменено на обязательство по поставке товара. То есть получается обычная реализация физлицу (и сумма новированного займа признается предоплатой в счет поставки товаров <7> ). Нужно ли в такой ситуации пробивать кассовый чек? Если да, то в какой момент (на дату вступления в силу соглашения о новации или при передаче товара)?

Да, в описанной ситуации следует применить ККТ и сформировать кассовый чек. При этом кассовые чеки надо пробить:

Обязательно - на дату признания суммы новированного займа предоплатой (на дату вступления в силу соглашения о новации займа);

Желательно - на дату передачи товара с отражением зачета ранее внесенной предоплаты.

Магазин работает 6 дней в неделю. Кассир перед выходным забыл закрыть смену на онлайн-кассе. Получается, что она длилась более 24 часов. Какова ответственность за это нарушение и можно ли как-то избежать наказания?

Закрытие смены позднее чем через 24 часа после ее открытия является нарушением порядка применения ККТ <8> . Ответственность за такое нарушение - предупреждение или штраф <9> :

Для организации - от 5 000 до 10 000 руб.;

Для ее руководителя/ИП - от 1 500 до 3 000 руб.

При этом ответственности можно избежать, если соблюдены в совокупности необходимые условия, одно из которых - на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал сведениями и документами об этом правонарушении <10> . Однако в случае применения ККТ, работающей в режиме передачи фискальных данных через оператора фискальных данных, налоговый орган по истечении 24 часов с момента формирования отчета об открытии смены уже узнает о совершенном правонарушении, а значит, одно из условий освобождения от ответственности не соблюдается.

У компании есть несколько магазинов и, соответственно, онлайн-ККТ. На случай поломки основной ККТ фирма хочет приобрести подменный кассовый аппарат. Как ей зарегистрировать резервную кассу, которую требуется перемещать между магазинами? Если резервная касса будет зарегистрирована, но не будет использоваться, ИФНС ее заблокирует?

Никакой отсрочки до 01.07.2018 по "расходным" чекам нет. Поскольку Закон N 54-ФЗ (в ред., действ. до вступления в силу Закона N 290-ФЗ) не исключал обязанности пробивать чеки при выдаче денег покупателям (клиентам), за исключением выдачи денег при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома. Таким образом, ранее также необходимо было пробивать кассовый чек при расчетах с выдачей денег в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (исходя из смысла ст. 2 Закона N 54-ФЗ). При этом Закон N 54-ФЗ не конкретизировал, кто именно должен оказывать услуги (продавать товары, выполнять работы).

Компания применяет УСН. В настоящий момент в кассовом чеке печатается "налог 0", хотя должно быть указано "НДС не облагается". Можно ли ей продолжать продажи и выбивать такие чеки до тех пор, пока не решится программный вопрос? Будет ли за это штраф?

Если пользователь ККТ не является плательщиком НДС или освобожден от исполнения обязанностей плательщика НДС, а также если предмет расчета не подлежит налогообложению (освобожден от налогообложения) НДС, то в кассовом чеке должно быть указано "НДС не облагается" <14> . Тогда как указание "НДС 0%" будет являться ошибочным. Ведь такая ставка налога применяется в других ситуациях.

В случае неверного указания ставки НДС в кассовом чеке пользователь может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Таким образом, рекомендуется не проводить расчеты, пока не решится программный вопрос. По уже пробитым неправильным чекам компания может избежать ответственности, если выполнит два условия