Правильное оформление приказа о приеме. Особенности оформления сотрудника на работу. Сроки действия документа

Появление нового работника – факт хозяйственной жизни, который оформляется первичными учетными документами и приказом руководителя. Он служит основанием для выплаты зарплаты. И хотя образец, рекомендованный Госкомстатом, не является строго обязательным - лучше использовать Т-1, чтобы избежать претензий во время проверки.

Обязательные кадровые документы при оформлении нового сотрудника- личное заявление и приказ о приеме на работу. Их стандартные формы для организаций были утверждены Постановлением Госкомстата. С 2013 года формально допускается использование собственных бланков, но при этом они должны учитывать все особенности, установленные Трудовым кодексом и Законом о бухгалтерском учете . Иначе не исключены претензии проверяющих органов по поводу того, что документы организации не соответствуют законодательным требованиям.

С развитием средств автоматизации появилось много программ по кадровому делопроизводству, включающих различные бланки, в том числе - приказа о приеме на работу. Пользоваться ими можно, но нужно проверять их на соответствие унифицированным формам:

• Т-1 (для оформления одного человека),
• Т-1а (для группового найма).

Все требуемые сведения должны присутствовать в документе.

Рисунок 1.

Данные, внесенные в распорядительные документы, должны точно соответствовать условиям заключаемого трудового договора.Особенно важно все предусмотреть в случае приема по совместительству , так как эта форма трудоустройства предусматривает особый порядок увольнения. На основании распоряжения (приказа) заполняется трудовая книжка, личная карточка сотрудника (Т-2), а также в бухгалтерии открывается лицевой счет (Т-54, Т-54а).

Приведем образец заполнения унифицированной формы приказа о приеме на работу Т-1.

Рисунок 2.

В трехдневный срок после фактического начала работы, сотрудник должен быть ознакомлен с документом под роспись. По требованию ему выдается копия, заверенная подписью кадровика, руководителя и печатью предприятия. С 2015 года существенно усложнилась форма трудового договора для иностранных работников , и эти изменения необходимо учитывать при издании распоряжения.

Есть ли особенности для ИП?

Порядок оформления для индивидуальных предпринимателей не предусматривает никаких отклонений от того, который установлен ст.68 ТК РФ.Фактически от ИП не требуется только соблюдения внешней формы документов, но практичнее использовать типовой приказ о приеме на работу, чем изобретать собственный (скачать образец Т-1) .Он также обязан вести делопроизводство по личному составу, как и другие наниматели. Это подтверждается Письмом № 4414-6 Федеральной службы по труду и занятости. Особое внимание нужно обращать при найме персонала для общепита , поскольку для таких предприятий установлены особые санитарные и медицинские ограничения. Если производится массовый набор, то целесообразнее оформить приказ о приеме на работу, пример которого приведен ниже (Т-1а).

Объединение в приказе данных о группе лиц не меняет его основного содержания. В этой форме отсутствуют только указания на особые условия принятия на работу, например, на период декретного отпуска постоянного работника. Если они имеются, то для такого человека будет лучше составить индивидуальный распорядительный документ.

Внимание! Никогда не используйте унифицированные формы при заключении договора подряда и не включайте в текст даже отдельные положения из них: трудовые функции, место работы, дату начала работы или режим труда. Это влечет за собой его "переквалификацию" в трудовой без фактического оформления. Причем, с 2014 года - не только по суду, но и по результатам проверки трудовой инспекции. Административное наказание для ИП: штраф от 5 до 10 тыс. рублей, для юр. лиц - от 50 до 100 тыс. рублей.

Нужно помнить, что основание трудовых отношений -договор, его составление предшествует изданию приказа, и расхождений в них быть не должно. Не стоит рассчитывать на то, что в распоряжение всегда можно ввести изменения. Об этом, например, свидетельствует решение Алтайского краевого суда. Сотрудница принималась на работу по срочному договору с указанием периода. Уволена - по причине того, что не выдержала испытательный срок. Она обратилась в суд и была восстановлена с выплатой за вынужденный прогул. Причина: в приказе условие приема с испытанием указывалось, но отсутствовало в договоре.

Чтобы не допускать ошибок при составлении кадровых документов, советуем прислушаться к рекомендациям экспертов Интернет бухгалтерии "Мое дело".

По унифицированной форме Т-1 заполняется приказ о приеме нового сотрудника на работу. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Вам необязательно заполнять приказ по унифицированной форме бланка Т-1, вы можете разработать ее самостоятельно и заполнить приказ по форме, которую утвердите в учетной политике своей компании. Однако имейте ввиду, что разработанные вами формы должны содержать все необходимые реквизиты (название организации, составившей документ, дату составления и т.д.) Полный перечень требований вы найдете в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ

Если вы все-таки решите использовать формы, которые разработал Госкомстат России, то приказ о приеме на работу вы должны будете составить по форме № Т-1.

Оформлять сотрудника на работу нужно в следующем порядке:

• Дать новому сотруднику ознакомиться с локальными нормативными актами, которые связаны с его трудовой функцией, под подпись. В качестве данных документов могут выступать должностная инструкция, инструкция по охране труда и т.д.;
• Оформить и подписать с работником трудовой договор;
• Издать приказ о приеме нового сотрудника на работу (форма Т 1);
• Сделать запись в трудовой книжке работника о его новом месте работы;
• Заполнить личную карточку работника.

Информация, изложенная в приказе о приеме на работу, должна полностью соответствовать условиям, изложенным в договоре, который вы заключили с сотрудником (в том числе должна совпадать дата начала работы). Однако имейте ввиду, приказ о приеме на работу не критично не издать именно в тот день, когда подписан трудовой договор: его можно оформить позже. Трудовое законодательство также не требует, чтобы совпадали дата, когда приказ был издан и дата, когда сотрудник фактически приступил к работе, но рекомендуется подготовить приказ до того, как новый сотрудник начнет выполнять свою работу.

С оформленным приказом работника нужно ознакомить в течение трех дней с того дня, как он фактически приступил к выполнению работы. Если гражданин оформляется к вам на работу не по трудовому, а, например, по гражданско-правовому договору, то приказ о приеме на работу не нужен. В данном случае исполнитель не зачисляется в штат организации и не является работником, поэтому данная норма трудового законодательства на него не распространяется

Образец заполнения унифицированной формы Т-1

В шапке бланка вам необходимо заполнить название компании, форму по ОКУД, ОКПО, порядковый номер приказа и дату его составления. Основная часть приказа состоит из следующих пунктов:

• Дата приема на работу;
• ФИО работника и табельный номер ;
• Структурное подразделение, должность работника;
• Характер работы;
• Тарифная ставка (оклад) и положенная надбавка;
• Испытательный срок;
• Номер и дата, когда трудовой договор, который является основанием для составления приказа, был заключен;
• Подпись руководителя компании;
• Дата и подпись работника, которая говорит о том, что работник ознакомлен с приказом.

Обратите внимание, согласно законодательству вы должны хранить кадровые документы в архиве. Приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении нужно хранить в течение 75 лет.

В организациях достаточно часто принимают сотрудников на временную работу. Такие трудовые отношения требуют правильного оформления. Одним из основных документов в данном случае является приказ о приеме на работу временно, образец которого можно найти в конце статьи. Как правильно составить данный документ и в каких случаях его необходимо применять? Об этом далее.

Когда надо издавать приказ о приеме на временную работу

В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель должен оформить прием сотрудника на работу приказом, изданным на основании трудового договора . Приказ необходимо утверждать и в том случае, если заключается срочный договор.

Основаниями для заключения срочного договора и издания распоряжения о временном трудоустройстве являются положения, приведенные в перечне статьи 59 ТК РФ. К ним относятся:

• трудоустройство на сезонную работу;
• выполнение временных работ в организации (сроком до двух месяцев);
• замещение временно отсутствующего сотрудника;
• выполнение работ, которые не относятся к основной деятельности организации;
• выполнение работ, объем которых строго определен.
• трудоустройство по направлению с биржи труда на конкретный срок;
• стажировка или профессиональное обучение и др.

В некоторых случаях срочный трудовой договор может быть заключен по соглашению сторон: при поступлении на работу к работодателю-субъекту малого бизнеса с численностью персонала до 35 человек (или 20 в сфере торговли и бытового обслуживания), с пенсионерами по возрасту, с руководителями, их замами и главными бухгалтерами , со студентами-очниками и другими лицами, перечисленными в ч. 2 ст. 59 ТК РФ.

Приказ о приеме на работу временно составляется не только с целью определения периода работы. Он необходим для подтверждения факта оправданности заключения срочного договора. Трудовое законодательство запрещает заключать договоры о временном трудоустройстве в случаях, если работа будет выполняться на постоянной основе.

Особенности составления приказа о временном трудоустройстве

Унифицированной формы документа не существует. На практике приказ составляют по форме Т-1 или по образцу и правилам делопроизводства, принятым в организации. При использовании самостоятельно разработанной формы следует проконтролировать, чтобы в ней были указаны все необходимые сведения и реквизиты. В приказ обязательно надо включить пункт о том, что работа является временной. Также необходимо указать Ф.И.О. сотрудника, занимаемую им должность и срок выполнения работ.

Прием на работу можно проводить одним приказом для нескольких сотрудников одновременно. Количество лиц не ограничено никакими нормативными документами, но если документ получается излишне громоздким – применять такой подход не рекомендуется.

Приказ издается по факту подписания срочного трудового договора. Оформленный приказ обязательно должен подписать руководитель организации и принятый сотрудник, подтвердив тем самым факт ознакомления с его содержимым. Ознакомить сотрудника с текстом приказа нужно в течение трех дней с момента начала работы.

За оформление приказа несет ответственность сотрудник отдела кадров, секретарь, делопроизводитель или другой специалист, на которого возложена такая обязанность. Срок хранения документа в организации – 75 лет.

Какие сведения должны содержаться в приказе

• Название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
• Дата составления и присвоенный номер.
• Ф.И.О. нанятого сотрудника.
• Название подразделения организации, если оно указано в договоре.
• Вид трудоустройства (временное).
• Вид выполняемой работы.
• Размер заработной платы.
• Длительность испытательного срока .
• Реквизиты заключенного трудового контракта.
• Строка для подписи генерального директора.
• Строка ознакомления работника с распоряжением.

Как составить приказ

Приказ о приеме на работу временно составляется с учетом следующих требований:

• в «шапке» приказа указывают название юридического лица (Ф.И.О. ИП) номер документа и дату его составления;
• в приказ вносится Ф.И.О. гражданина, который будет принят на работу;
• обязательно указание даты начала и окончания работы согласно трудовому договору;
• далее прописывают название структурного подразделения, должность, условия приема на работу и характер работы; должность должна полностью совпадать с той, которая указана в трудовом договоре;
• указывают сумму должностного оклада (тарифной ставки) и размер дополнительных выплат (если таковые предусмотрены);
• ниже указывают основание для издания приказа (к примеру «Трудовой договор от 20.07.2018 № 15»);
• затем надо указать должность и Ф.И.О. руководителя организации, который подпишет приказ;
• в нижней части документа содержится строка «С приказом работник ознакомлен»; здесь же ставится подпись сотрудника, его Ф.И.О. и дата ознакомления с распоряжением.

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.

Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме

Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.

Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.

На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.

Основание в приказе о приеме на работу

В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.

Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.

Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.

Сроки оформления приказа о приеме на работу

Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.

Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.

В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.

Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.

Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.

На заключительном этапе трудоустройства издается приказ (распоряжение) о приеме на работу: образец заполнения формы Т-1, список обязательных реквизитов и требования к оформлению документа вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Каждому кадровику регулярно приходится оформлять процедуру трудоустройства: запрашивать у нового сотрудника документы, знакомить его с локальными актами, заключать трудовой договор. Но прежде чем допустить новичка к работе, следует сделать еще одну важную вещь - издать приказ о принятии на работу: бланк скачать можно онлайн, а образцы заполнения стоит всегда держать под рукой, чтобы не допустить ошибок при составлении важного документа. Помните, что именно на основании приказа вносятся записи о приеме на работу в трудовую книжку и личную карточку сотрудника .

Бланк «Приказ о приеме на работу» (бланк Т-1)

До 2013 года единственным разрешенным к использованию бланком приказа о трудоустройстве была унифицированная форма Т-1, утвержденная Госкомстатом. Для одновременного оформления трудоустройства нескольких сотрудников применялась форма Т-1а. В настоящее время все организации, кроме государственных, вправе разрабатывать собственные учетные формы . Но на практике подавляющее большинство работодателей продолжает использовать унифицированный бланк приказа - привычный и удобный.

Документы для скачивания:

Отвечает Иван ШКЛОВЕЦ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Приказ о приеме генерального директора на работу издайте по унифицированной форме №Т-1 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) или по самостоятельно разработанной форме. Первым приказом генерального…

Скачайте образцы:

Форма Т-1 состоит из трех разделов и уже содержит все необходимые реквизиты. Все, что нужно - просто заполнить свободные поля, правильно указав сведения о работодателе, работнике и особенностях его новой должности.

Приказ о приеме на работу: образец заполнения

Заполняя приказ, внимательно сверяйте внесенные сведения с условиями трудового договора и штатного расписания - они должны в точности совпадать. Не забудьте отразить в распорядительном документе:

• полное наименование компании;
• номер и дату составления приказа;
• дату трудоустройства;
• сведения о работнике и должности, которую он занимает;
• структурное подразделение, в котором он будет работать;
• характер работы - основная или по совместительству, постоянная или временная (если она носит разъездной характер или выполняется в пути, обязательно отметьте этот факт в приказе);
• размер тарифной ставки или должностного оклада (указывается полностью);
• условие об испытании, если сотруднику установлен испытательный срок, и продолжительность «пробного» периода ;
• реквизиты трудового договора, на основании которого издается приказ.

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Нина Ковязина
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

Эту графу нужно заполнять, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных. Например, когда сотрудника принимают по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода…

Задайте свой вопрос экспертам

Если с сотрудником заключен срочный трудовой договор , в поле «Принять на работу с … по … » ставится не только дата трудоустройства, но и предполагаемая дата увольнения, во всех остальных случаях во второй ячейке просто ставится прочерк. Но как быть, если точная дата увольнения «срочника» заранее не известна? Так часто бывает, когда временный работник принимается на замену основному, отсутствующему по причине болезни, декрета, длительной командировки и т.д. Ситуация не безвыходная: нужно просто вписать вместо точной даты условие, при котором срочный трудовой договор автоматически прекращается.

Скачайте образцы:

Приказ на принятие на работу: образец заверительных реквизитов

Любой распорядительный документ обретает юридическую силу только после заверки. В данном случае потребуется подпись руководителя (с расшифровкой) и печать компании (если есть). Заверительные реквизиты проставляются в нижней части бланка.

Скачайте образцы:

Затем с заверенным по всем правилам приказом следует ознакомить под роспись нового сотрудника. Законодатель отводит на это три дня с момента фактического допуска к работе. Попутно убедитесь, что с другими важными документами - инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами - новичок уже ознакомлен.

Приказ о принятии на работу: образец с условием о совместительстве

Принимая сотрудника в штат на условиях совместительства, не забудьте отразить этот нюанс в распорядительном документе. Специально для таких случаев унифицированный образец приказа о приеме на работу (образец бланка Т-1) содержит графу «Условия приема». Здесь прописывается:

• тип совместительства (внутреннее или внешнее);
• порядок оплаты труда.

Обычно труд совместителей оплачивается пропорционально отработанному времени. Независимо от условий расчета снизу в графе «С тарифной ставкой (окладом)» нужно указать полный размер должностного оклада согласно штатному расписанию.