Образец заполнения карточки т 2. Сведения о неоконченном образовании. Раздел X «Дополнительные сведения»

Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.

Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.

Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.

Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.

Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

приказ о приеме на работу
трудовой договор
трудовая книжка
СНИЛС
документы об образовании, повышении квалификации
документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Заполняем личную карточку правильно по разделам

На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.

Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).

Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.

Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.

Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.

Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.

Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника

Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.

В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.

Раздел 1 Общие сведения

Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.

ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.

В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.

«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.

Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.

Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.

В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.

Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.

Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.

Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.

Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».

Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.

Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.

Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.

Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.

Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.

Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.

Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.

Раздел 2 Сведения о воинском учете

При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.

Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.

На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.

Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу

Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.

Раздел 4 «Аттестация»

Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.

Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»

Здесь возможно два варианта:

сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.

Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.

Раздел 7 «Награды»

Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.

Раздел 8 «Отпуск»

Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.

На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.

Раздел 9 «Социальные льготы»

Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.

Раздел 10 «Дополнительные сведения»

Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:

инвалидности
обучении работника
загранпаспорте
если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.

Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

Частые вопросы

Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.

Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.

Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством

Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.

Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве.

Личная карточка необходима для ведения учета труда персонала в организации.

Личная карточка оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя.

В личной карточке собирается вся информация о работнике, которая необходима работодателю.

Форма личной карточки

При оформлении на работу работника, используется унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника".

При этом коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки, которую должен утвердить руководитель организации.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

приказа (распоряжения) о приеме на работу;

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

дата составления личной карточки;

табельный номер, который присваивается работнику;

ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

в графе "Алфавит" проставляется первая буква фамилии работника;

в графе "Характер работы" указывается "постоянно", если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или "временно", если по срочному;

в графе "Вид работы" - "основная" или "по совместительству";

в графе "Пол" - "М" (мужской) или "Ж" (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

знание иностранного языка;

образование и сведения о документе об образовании;

профессия (основная и другая);

стаж работы;

сведения о наличии брака и составе семьи;

паспортные данные;

адрес места жительства (регистрации и фактический);

Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.

В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" записи вносятся на основании соответствующих приказов - о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.

Раздел IV "Аттестация" заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.

Разделы V "Повышение квалификации в организации" и VI "Профессиональная переподготовка" заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В разделе VIII "Отпуск" делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.

Запись в раздел IX "Социальные льготы" вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.

В раздел X "Дополнительные сведения" могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.

Личная карточка: электронная или бумажная

В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.

Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I - III карточки своей подписью.

Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.

Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.

В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Личная карточка работника: подробности для бухгалтера

Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера
Форма N Т-2 "Личная карточка работника (Постановление Госкомстата России от 05 ... которую заносятся его личные данные. Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов... порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей. Шаг...
За что и как уволить работника: пошаговая инструкция
Договора в трудовую книжку и личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2 ... договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника. Увольнение за однократное грубое нарушение... . Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и...
Если водителя лишили прав
О переводе в разд. III личной карточки работника и ознакомить его с данной...
Все о стажировке
Приказ, заводится трудовая книжка и личная карточка работника (по форме Т-2). Обратите...
Работнику противопоказана его работа: действия работодателя
Вносится в трудовую книжку и личную карточку работника. При переводе работника на другую... записи в трудовую книжку и личную карточку. Работнику, который признан полностью неспособным к...

Новая форма "Личная карточка работника" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Подробнее о применении формы "Личная карточка работника":

Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника?
Которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие... которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие...
За что и как уволить работника: пошаговая инструкция
Карточку работника (унифицированная форма N Т-2). 5. Выплаты работникам в связи... личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового... личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными...
Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера
Работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника (Постановление... личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные...
Спорные вопросы налогообложения при передаче арендатором арендодателю неотделимых улучшений
М.: «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2007. Т. 2; Брагинский М.И., Витрянский В...
Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска
Соответствующий раздел личной карточки (форма Т-2, Т-2 ГС (МС)). Лучше сделать это...
Организация воинского учета в иностранной компании
Создать: картотеку личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... знать, что личные карточки формы Т-2 на граждан из числа призывников... законодательством. Важно: все карточки формы Т-2 в данной картотеке должны быть... . журнал учета личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... в картотеке личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников...
Переход на 3 редакцию «1С:ЗУП 8»
Для заполнения их личных карточек (Т-2); данные для расчета среднего заработка... попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить...
Учет родительской платы
Отражается записью: Д-т 2.205.31 560, К-т 2.401.10.130 ... записями в безналичном порядке: Д-т 2.201.11.510, Кт 2 ... 130 В кассу учреждения: Д-т 2.201.34.510, Кт 2 ...
Руководителю медицинской организации об административном отпуске
В личную карточку работника (ф. Т-2) в разд. VIII с указанием...

Личная карточка работника - это документ, который содержит основные сведения о сотруднике, его образовании, трудовой деятельности, наградах и т. д. Ее заполняют при приеме на работу, но поскольку это достаточно объемный документ, у кадровых специалистов часто возникают вопросы по его подготовке. Рассмотрим, как выглядит форма карточки Т-2 и где взять бланк этого документа, а также покажем пример заполнения карточки Т-2.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем рассказывать про образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника, если можно так выразиться. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

о дате и месте рождения;
гражданстве;
образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
знании иностранных языков;
стаже работы;
составе семьи;
адресе регистрации и проживания;
отношении к военной службе;
результатах аттестаций;
награждениях;
отпусках;
льготах;
иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести личные карточки сотрудников

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в Постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то их может вообще не быть в организации. Однако не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Однако в пункте 12 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. При этом работник должен подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.

Общие правила заполнения формы Т-2

Небольшая ремарка до того, как рассказать и показать, как заполнить карточку Т-2 и образец заполнения каждого пункта. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает, но удалять из нее ничего нельзя. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, нужно также учитывать особенности законодательства в этой области. Пример заполнения личной карточки работника Т-2, который будет представлен в этой статье, дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который нужно знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Это делается при приеме на работу в течение недели. Документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Если вам удобно дублировать сведения из него в электронном формате, вы можете это сделать. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно, карточки Т-2 нужно обязательно вести на бумаге и вписывать в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении была допущена неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Образец заполнения карточки Т-2

Рассмотрим конкретный образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2 2019 г.). Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2019 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании будут записываться данные в форму):

удостоверение личности;
трудовая книжка (при наличии);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документы о полученном образовании и квалификации;
иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, можно приступать к оформлению бланка. Образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 будет представлен поэтапно, но при желании вы сможете скачать полностью заполненный документ в конце статьи.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
дату составления карточки;
табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
характер работы — постоянный или временный;
вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I называется «Общие сведения». Здесь указываются:

номер трудового договора и дата его заключения;
Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков могут возникнуть сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке	Какой код по ОКИН указывать
Строка «Гражданство»
Гражданин РФ
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
Лицо без гражданства
Иностранные языки
Английский
Испанский
Итальянский
Китайский
Немецкий
Французский
Японский
Другие языки (если их нет в классификаторе)
Степень знания языка
Свободно владею
Читаю и могу объясняться
Читаю и перевожу со словарем
Образование
Начальное (общее)
Основное общее
Среднее общее
Среднее профессиональное
Высшее — бакалавриат
Высшее — специалитет, магистратура
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации
Профессиональное обучение
Дополнительное профессиональное

Сведения об образовании надо дополнить также подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию нужно будет добавить.

При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части можно писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, можно написать «им.» вместо «имени».

В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.

В поле «Стаж работы» нужно заполнять все строки, если это возможно. Если нет, то заполняйте только первую строку — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.

Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работы в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в Разделе II Положения, утвержденного }