Коммерческое письмо на английском. Деловая переписка на английском языке. Как приложить к письму дополнительные материалы

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:

> Congratulation letter - Письмо-поздравление

Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.

> Thank-you letter - Письмо-благодарность

Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.

> Commercial offer - Коммерческое предложение

Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.

> Acceptance letter - Письмо-подтверждение

Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность

> Application - Заявление

Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.

> Complaint letter - Письмо-жалоба

Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.

> Enquiry letter - Письмо-запрос

Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.

> Refusal letter - Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

• Правильно оформленным
• Коротким и содержательным
• Написанным грамотно
• Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.

Пример написания адреса отправителя и получателя:

134-146 Curtain Rd

Дата

Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.

• Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
• Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
• Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.

Совет: обратите внимание на пунктуацию.

В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.

Dear Mrs Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.

Dear Mrs. Smith:

Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).

Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!

Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:

Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ

Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение

With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...

Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about... - чтобы узнать о...

to apologize for... - чтобы извиниться за...

in connection with... - в связи с...

in reference to... - в отношении...

to get more details about... - чтобы уточнить детали...

to explain - чтобы объяснить

to remind – чтобы напомнить

to congratulate – чтобы поздравить

to request – чтобы сделать запрос

to inform – чтобы проинформировать

Другие варианты начала письма:

I apologize for… - Я извиняюсь за…

I confirm that… - Я подтверждаю, что...

I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...

I kindly ask you to… - Прошу вас...

Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.

В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.

Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.

Завершение письма

В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.

Сделать это можно при помощи фраз:

Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...

I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения

I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы

Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...

Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем

В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).

Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .

После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.

Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.

Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом

Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:

In view of the fact that... - Ввиду того, что...

Further to / In addition to... - В дополнение к...

Depending on the... - В зависимости от...

Otherwise - В противном случае

In consequence of… - В результате, вследствие...

In case of need - В случае необходимости

Furthermore - К тому же, кроме того

Despite of all efforts - Несмотря на все усилия

In regard to... - В отношении...

As soon as possible - Как можно скорее

Under present circumstances - При данных обстоятельствах

According to... - Согласно...

Nevertheless - Тем не менее

Seeing that... - Учитывая, что...

Unlike... - В отличие от...

Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:

Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора

Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность

I’m very obliged to you - Я вам очень обязан

In response to your request - В ответ на ваш запрос

In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями

In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения

We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...

I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...

I have been informed that... - Мне сообщили, что...

We confirm that... - Мы подтверждаем, что...

We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо

Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...

This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...

With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо

I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...

Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу

We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...

Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...

To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...

We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку

Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство

Please keep us informed - Просим держать нас в курсе

Please note - Пожалуйста, примите к сведению

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас

In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе

We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ

We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно

We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ

We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...

Thanking you in advance - Заранее благодарим вас

Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом

Письмо-поздравление

The 18th of October, 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Уважаемый г-н Браун,

19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.

С уважением,

Арнольд Льюис,

Генеральный директор

Письмо-запрос

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Уважаемые Господа,

Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Альберт Стюарт

Менеджер по продажам

Письмо-приглашение

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.

The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Уважаемый Генри Миллз,

Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.

На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.

Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением,

Андрей Петров,

Управляющий директор

Письмо-жалоба

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.

С уважением,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «почта»

Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:

Post office – почтовое отделение, почта

Main / head post office – главный почтамт

Mailbox - почтовый ящик

Letter – письмо

Postcard – почтовая открытка

Package - бандероль

Parcel – посылка

Delivery - доставка

First class mail – почтовое отправление первого класса

Express mail – срочное отправление

Air mail - авиапочта

Receipt - квитанция, чек

Notice - уведомление

Stamp / postage stamp – почтовая марка

Envelope – конверт

Address – адрес

Zip code / Postal code – почтовый индекс

Return address – обратный адрес

Postman - почтальон

Courier / delivery guy - курьер

To send - посылать

To send back - посылать обратно

To receive - получать

Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет : «Idea» .

Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да : «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Китай, Япония, арабские страны

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.

США

Африка, Южная Америка

Языковые принципы

Сокращайте

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Уберите предлоги там, где это возможно

Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .

Избегайте восклицательных знаков

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Откажитесь от страдательного залога

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Поставьте дедлайн

Структура письма

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Приветствие

Сообщение

Как открыть сообщение

Как уточнить дедлайн

Как просить и давать детали

Как сообщить о проблеме

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Как просить и предлагать помощь

Переговоры

Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
• I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Как приложить к письму дополнительные материалы

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Как разобраться в аббревиатурах

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Подпись

Шаблоны

Объявление о продвижении по службе

Subject Line: Firstname Lastname - New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to after graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия - новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента) , и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностью

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя) , поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела) . Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)

Subject line: Welcome!
Dear ,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя) , я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .

’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела) .

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .

(Имя) увлекается (название) .

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компании

Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at on .
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at .

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата) .
Я был рад работать в (название компании) , и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании) .

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер) . Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы) .
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День Рождения

Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!

Перенос или отмена встречи/звонка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи) .
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения) . Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Работа с языком

Используйте толковые словари

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Проверяйте грамматику текста

Заключение

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn"t - would not
• I’m - I am
• I’d like to - I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr - обращение к мужчине;
• Mrs - к замужней женщине;
• Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss - к незамужней женщине.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».

Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

Начало

Формат письма

• Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman . Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
• Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
• Все поля должны быть 2,5 см.

Размер бумаги

• Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
• Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.

Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

• Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
• Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
• Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.

Укажите дату

• Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или «1 April 2012» . Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
• Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

• Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number) . Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
• Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

• Используйте "To W hom It May Concern" (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
• Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению "Dear Sir/Madam" (Уважаемый/Уважаемая).
• Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, "Dear Dr. Smith" (Уважаемый доктор Смит).
• Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, "Dear Susan" (Дорогая Сьюзан).
• Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, "Dear Kris Smith" (Уважаемый/ая Крис Смит).
• Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте правильный тон

• Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами "I am writing you regarding..." (Я пишу по поводу…) и продолжить.
• Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
• Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
• Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.

Используйте личные местоимения

• Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я) , а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы) .
• Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы) . Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я) .

Будьте разговорчивы там, где это уместно

• Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как "you know" (знаешь), "I mean" (я имею в виду) или "wanna" (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
• Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
• Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. "Yours sincerely" (Искренне ваш) или "Sincerely" (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (С почтением), "Regards" (Всего хорошего) и "Yours Truly" (Преданно ваш).

Менее формальные: "All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes" (Наилучшие пожелания), "Warm regards" (С добрыми пожеланиями) и "Thank you" (Спасибо).

После заключительных слов ставится запятая.

Подпишите письмо

• Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
• Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».

Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

• Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
• Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) с оставил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

• Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: "Enclosures (2): resume, brochure" (Вложения (2): резюме, брошюра).
• Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy» , когда копии писались под копирку).

• Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
• Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

• Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
• По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же.

Источники, использованные при подготовке материала

1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма . Сайт-источник – wikiHow . Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License .
2. Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на Savvy-Business-Correspondence .

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

1. весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
2. красная строка не используется;
3. пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
4. выравнивание делается по левому краю.

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Online-school of foreign languages "LINGVISTER"

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

December 16, 2014

Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

• полное имя
• должность
• название компании
• номер дома, улица
• город, почтовый индекс
• страна

Mr Christopher Nolan

Executive Producer

Syncopy Films Inc.

4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

Burbank, CA 91522

Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

Dear Mr Vice President:

Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

Dear Christopher,

В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

Dear Sir or Madam,

Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

SAN DIEGO COMIC CON 2014

Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

• I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
• I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
• I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
• I appreciate any feedback you may have.

Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма - мужчина, но если автор - женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

Yours sincerely,

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Правило №10: Упомяните вложения в письме.

Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

Yours sincerely,

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.