Кассовый аппарат онлайн обучение. Как работать на кассе

Онлайн касса представляет собой, имеющий фискальный накопитель с помощью которого происходит передача по сети Интернет данных о произведенной по кассе операции оператору фискальных данных, который впоследствии перенаправляет полученные сведения в налоговый орган.

В соответствии с изменениями, внесенными в закон № 54-ФЗ от 22.05.2003, большая часть предпринимателей обязана перейти к применению новой ККТ с июля 2017 года.

Онлайн касса представляет собой контрольно-кассовый аппарат, имеющий встроенный в корпус фискальный накопитель, с помощью которого происходит передача по сети Интернет данных о произведенных по кассе операциях оператору фискальных данных (далее ОФД).

Проведем сравнительный анализ основных отличий онлайн ККТ от аппарата старого образца

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Аудитория курса

Аудитория курса - кассиры-продавцы, а вот покупатели курса - ИТ-специалисты, обучающие этих продавцов и/или руководство розничного предприятия, оплачивающее обучение.

Особенности курса

В розничной торговле продавцы-кассиры долго не задерживаются на одном месте. Что бы быстро обучать новеньких нужны эффективные простые и понятные учебные материалы. Именно такой курс молодого продавца по 1С:Рознице я предлагаю вашему вниманию.

Материал рассчитан на персонал без каких-либо начальных знаний и навыков работы в 1С и выполнен в виде операционных инструкций. Каждая инструкция соответствует какой-либо операции, например, "Вход в систему", "Выдача денег в кассу ККМ", "Открытие кассовой смены" и т.п. Инструкции продублированы видеороликами для тех, кому лучше один раз увидеть, чем ниразу не прочитать.

Изначально курс создавался для магазинов одежды и прошел испытания именно на них (в скриншотах присутствует соответствующая тематика). Новые продавцы, до этого ни разу не работавшие в 1С, начинали работать в первый же день практически без косяков.

Документация соответствует релизу 2.2.6.

Основной способ применения:

Провести обучение персонала по видео-урокам;
- раздать инструкции кассирам-продавцам;
- штрафовать за нарушения.

Ведущий курса - Дмитрий Кулешов

Занимается автоматизацией розничной торговли с 1998 года. Автор-разработчик ранних отраслевых решений для розничной торговли (1999 - 2003). Работал в фирме «1С» с 2008 по 2016 гг руководителем отраслевого направления «Торговля, логистика и сфера услуг». С 2016 развивает собственный бизнес в сфере информационных технологий. Основные направления - системная интеграция и разработка программного обеспечения для торговли и логистики.

Объем курса

48 страниц А4 и примерно 45 минут видео.

Сертификат

Не выдается

Как проходит курс

Курсы поставляются в виде инструкций, которые в свою очередь можно приобрести в нередактируемом формате PDF - для тех, кому нужно просто обучить или редактируемом DOCX - для тех, кому их нужно брендировать под себя. И в виде видео-инструкций, где показано и озвучено всё то, о чем написано в инструкциях - для тех, кто инструкций не читает.

Системные требования для прохождения курса

Adobe PDF Reader для инструкций.

Любой видео-плеер с поддержкой HD MP4 видео.

Для ведения предпринимательской деятельности в сфере торговли по законодательству РФ необходимо иметь кассовый аппарат, который выдает чеки и сохраняет информацию о произведенных действиях. Эти данные должны передаваться в налоговую инспекцию. С февраля 2017 года Федеральная налоговая служба обязала большую часть предпринимателей России установить онлайн-кассы. С июля 2018 года на работу с такой техникой должны перейти абсолютно все. Столкнувшись с нововведениями, многие задались вопросами, как работает онлайн-касса, что это такое и чем она отличается от обычной кассовой техники. Те, кто перешли на новую систему год назад, возможно разобрались уже с данными вопросами. Но льготникам, для которых была предусмотрена отсрочка перехода на работу с онлайн ККТ (предприниматели на ЕНВД и патентной системе налогообложения), только предстоит вникнуть в суть нововведений.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

1. На корпусе должно быть обозначение заводского номера.
2. Внутри должно быть установлено чекопечатающее устройство.
3. Прибор должен иметь часы, способные отображать реальное время.
4. Аппарат должен поддерживать работу фискального накопителя и передачу на него введенной информации.
5. Аппарат должен поддерживать функцию формирования фискальных документов в электронном виде.
6. Касса должна поддерживать печать бумажных чеков (исключение для интернет-магазинов, так как они чеки высылают в электронном формате).

Чем отличаются онлайн ККМ от касс старого образца

Главное отличие кассовых аппаратов нового поколения в том, что они поддерживают функцию подключения к интернету и передачи данных из фискального накопителя в налоговую службу. Но есть еще несколько существенных отличий, обеспечивающих им преимущества по сравнению со старыми ККМ. Сравнение отличий приводится в таблице ниже.

Таким образом, аппараты нового поколения способны передавать информацию по финансовым расчетам в налоговую службу по сети интернет. Больше нет необходимости в техническом обслуживании от ЦТО. Это обеспечивает сокращение выездных налоговых проверок предпринимателей. Также чек, выдаваемый онлайн-кассами, содержит максимум информации, которая обеспечивает защиту прав и интересов потребителей.

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС. Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
2. Нужная сумма вводится на кассе.
3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

Видео об онлайн-кассах

Должностная инструкция кассира

Деятельность индивидуальных предпринимателей и организаций контролируется органами налоговой службы в режиме онлайн, поэтому допускать ошибки в работе с кассой крайне нежелательно. Это может вызвать ряд вопросов со стороны контроллеров и обусловить выездную проверку.

За финансово-расчетные операции материальную ответственность несет кассир или продавец. При приеме на работу в ИП или другое учреждение, их обучают работе с кассой, а при оформлении – выдают должностную инструкцию для ознакомления. В соответствии с правилами многих работодателей, в обязанности кассира входит следующее:

1. Правильный расчет покупателей.
2. Обязательная выдача сдачи в полном объеме.
3. Внимательная работа с денежными средствами.
4. Урегулирование с покупателями спорных вопросов (возврат товара и денежных средств).
5. Сбор и сдача инкассации.
6. Контроль за рабочим местом (нельзя допускать присутствия посторонних лиц у кассового ящика, оставлять рабочее место, работать без чековой ленты и т.п.).
7. Открытие смены.
8. Закрытие смены и передача выручки соответствующим лицам.

Ответственность за денежные средства, их излишки или недостачу несет продавец-кассир. При допущении ошибок, руководство вправе налагать штрафы в соответствии с внутренним регламентом организации.

Работать с онлайн-кассой легко и просто. Для продавца и обычных потребителей незаметен процесс обмена информацией с контролирующими органами, поэтому на деле все выглядит, как обычно.

С введением в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость в обучении сотрудников работе с новой кассовой техникой. Применимы ли старые правила работы к онлайн-кассам, как научиться работать на онлайн-кассе, а также пример работы с онлайн-кассой разберем далее в статье.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

Существуют определенные критерии, которым должен соответствовать сотрудник, работающий с онлайн-кассой. К работе на онлайн-ККТ допускаются сотрудники, которые:

1. Ознакомились и подробно изучили типовые правила эксплуатации кассового оборудования.

Несмотря на то, что правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством.

Так же изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием;

1. Подписали подготовленный работодателем договор полной материальной ответственности

Договор полной материальной ответственности должен подписаться до момента вступления в должность. В противном случае у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать.

Как вариант работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре.

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, в случае, если работник нанёс ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении. Подробную информацию об этом можно найти в ст. 243 ТК РФ;

1. Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию.

Так как онлайн-кассы - это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир попросту может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой работодателю стоит подумать о разработке внутренних правил эксплуатации кассового оборудования. Такие правила могут содержать пункты:

1. Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ;
2. Запрет на допуск третьих (не установленных) лиц к ремонту кассового оборудования;
3. Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами;
4. Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и т.д.

Факт ознакомления с данными правилами для удобства работодателя должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассир должен:

1. Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика;
2. Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу;
3. Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты;
4. Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен оператору фискальных данных, и впоследствии в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Для того, чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

1. Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек;
2. Покупатель передает кассовому работнику оплату;
3. После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек.

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных и для их сохранности разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR -кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

1. Продажа

Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента;

1. Возврат

Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара;

1. Проведение корректировок

Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости нли без применения онлайн-ККТ (например, в организации произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции;

1. Внесение аванса

Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа;

1. Внесение предоплаты

Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата);

1. Отпуск товара в кредит/рассрочка

Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру которая позволяет легко и быстро регистрировать продажи, печатать фискальные чеки и отправлять их электронные версии покупателям. Получите возможность проводить все необходимые кассовые операции, принимать наличные, банковские карты и оплату на расчетный счет.

Признак расчета

Что такое признак расчета? По своей сути это реквизит кассового чека, указывающий нам на причину поступления (или выдачи) денежных средств в кассу (из кассы) организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

1. «Приход» - данный признак расчета будет содержать чек продажи. Например, если покупатель приобретает в магазине бытовую технику;
2. «Возврат прихода» - подобный реквизит будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель принял решение вернуть товар;
3. «Расход» - признак расчета с данным названием будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома - выдача денег при принятии металла;
4. «Возврат расхода» - данный признак будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, тот же самый пункт приятия металлолома: клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата, например, была ли она полной или же покупатель приобрел товар в кредит.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

1. Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) - указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
2. Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) - в данном случае покупатель внес предоплату за товар частично;
3. Код АВАНС (или 3) - указывает на получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
4. Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) - данный признак будет указан в чеке при продаже в привычном понимании, т.е. в случае, когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
5. Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) - к этому виду признака способа расчетов можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос. То есть частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
6. ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) - здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса. Товар в данном случае передается покупателю сразу;
7. ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) - данный признак будет указан в чеке при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита. Причем значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Как было сказано выше, чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы. По сути, ситуаций, при которых возможны подобные расчеты существует три:

1. Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой;
2. Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии;
3. Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира.

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены;

2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

- «приход» при обнаружении излишков;

- «расход» при обнаружении недостачи.

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Таким образом, можно исправить ситуацию, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассация

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Другими словами, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа. Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено. В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Что касается инкассации, выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. Приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация

Пример работы с онлайн-кассой

Рассмотрим, как работать с онлайн-кассой на примере одного рабочего дня:

Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию;

1. Первым пунктом при открытии рабочего дня будет подготовка рабочего места, для чего ему необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники, например, рулон чековой ленты;
2. Формирование отчета о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД (как и любой документ, формируемый на онлайн-кассе) будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену.

На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток - работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был);

1. Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов;
2. Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки;
3. После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф). Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.

К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Учитывая, что работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

1. Допускать к ККТ посторонних;
2. Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников;
3. Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств.

После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут;

1. Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя;
2. Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по своей сути является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты. Ранее, до ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению.

С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники. Если онлайн-касса по какой-то причине дает сбой, как в этом случае работать кассиру?

1. Отсутствует сеть интернет

По сути, как таковых проблем отсутствие интернета не принесет. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети.

Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется;

2. Произошло отключение электроэнергии

Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае.

Как же в этом случае работать с онлайн-кассой, если от продажи товара, например, зависит самочувствие человека? Предположим, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.

3. Обрыв чековой ленты

Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.

4. Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой

В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине. «Разобраться» в данном контексте значит визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки.

Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит, засучив рукава, пускаться в лианы проводов, лучше все же вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Для того, чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

1. Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассовой;
2. Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись;
3. Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно;
4. Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники;
5. Не оставляйте кассовую зону без присмотра;
6. Запрещается допускать к кассе третьих лиц;
7. Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ;
8. Отключили электроэнергию – приостановите проведение продаж;
9. Если продажа все же была проведена без онлайн-ККТ, нужен чек коррекции;
10. Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты;
11. Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ;
12. Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника;
13. В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.